出張旅費等の清算方法について

こんにちは、gansisuさん。

　さて、ご相談の件、以下の通り回答いたします。

Ｑ．振込にすることによる問題はありますか？
Ａ．会社としては、「ない」と思います。
　ただ、検討しないといけないのが、「振込日（回数）をどうするか」ですね。

　具体的には、弊社の場合、今回挙げられた出張旅費だけではなく、その他精算や仮払金も振込処理しています。
※当然、振込手数料は会社持ち、金額の大小に関らず原則振込（場合によっては、手数料の方が多いときもある）としています。

　ちなみに、振込日（回数）は、毎月5日と20日の月2回と決まっており、余程の特殊事情でない限り、例外処理はしません（例えば、現金交付等）。
　尚、毎月5日と20日としたのは、一般的にクレジットの引き落としが10日が多いようなので「それに間に合うように」という感じ（笑）で5日、給与前の資金不足がないように（笑）20日としています。

　少し脱線しましたが、振込みは回数が多ければ多いほど社員は安心しますが、それをしていたら結局今までと一緒（現金交付）なので、相応の反発はあるでしょうが、振込処理をお考えなのであれば、多くて週1回までにするべきでしょうね。
※もちろん、回数が多ければ多いほど、手数料負担が重くなります。
　

Ｑ２．各社ではどのような方法で出張旅費を清算していますか？
Ａ．弊社は、仮払もありますが、基本は御社同様、立替払後の精算ですね。


以上

こんにちは、gansisuさん。

　先に投稿した事柄に一点漏れがありました。
　振込処理をお考えなのであれば、入社時等に、給与の振込口座を届け出させているでしょうが、それとは別に『精算用』の振込口座を届出させた方がいいでしょう。

　というのも、給与は給与、精算は精算であり、振込先を指定させずに、例えば給与口座に振り込んだ場合、「会社の善意で振込みされた金銭を使ったのは私の責任ではないから知らない（勝手に振り込んだ会社が悪いから、返済の義務はない）」となりかねません。
　
　もちろん、本人が、給与と精算を同じ口座で届出するのはＯＫで、届出や変更様式は、給与と同じ様式のタイトルを変える位でいいと思います（笑）。要は、「提出させる」ということがポイントです。


以上

たまりん様＞
いつもお世話になります。役立つ回答をありがとうございました。私も振込手数料について心配していました。やはり振込回数を少なくして対応するのが現実的でしょうね。必要であれば仮払処理を優先するよう指導する等もあると思います。決済口座の届け出は参考になりました。ほぼ給与振込口座と同じ口座を申請するでしょうが、申請させることを重要視するなど、バックアップ対応は必要ですよね。同感です。振込手数料等をしらべて検討してみます。

gansisu様、おはようございます

私の会社では、経費を使用したその日のうちに経費報告書を提出させ、上長の確認印をもらった報告書をまとめて、毎月１０日、２０日、末日締めで経費精算申請書として提出させています

支払の方法は振込みですが、振込手数料がかからないように経費精算用の銀行口座を作らせています
この時に、給与振込みも同じ口座を指定するように促しており、小さな会社ですがほぼ全員が同意してくれています
社員だって会社のお金が手数料として無駄に流れていくことを望んでいないので、きちんと話せば分かってくれます

この方法だと総務側としては手間が省けて非常に楽ですよ

当社では、精算は基本は２回ですが、高額な旅費の方については、その都度振込や手渡しも行なっております。
また、振込口座は、人によっては、日当は本人のお小遣いになっったりしてますので、奥さんに渡ると困る方もおりますので、給与口座以外もＯＫとなってます。

私が以前おりました会社では出張が非常に多く、以前は全額現金およびチケット支給(原則事前申請支給、必要があれば後日現金清算)でしたが、効率化を図るため、全員に会社契約の個人用クレジットカード(コーポレートカード)が支給されました。

このカードを使うか使わないかは各人の自由なのですが、カードを作る際に銀行口座を登録し、その口座に後日出張旅費が振り込まれます。

> たまりん様＞
> いつもお世話になります。役立つ回答をありがとうございました。私も振込手数料について心配していました。やはり振込回数を少なくして対応するのが現実的でしょうね。必要であれば仮払処理を優先するよう指導する等もあると思います。決済口座の届け出は参考になりました。ほぼ給与振込口座と同じ口座を申請するでしょうが、申請させることを重要視するなど、バックアップ対応は必要ですよね。同感です。振込手数料等をしらべて検討してみます。

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