残高確認書のフォーマット

> はじめまして。
>
> 8月末で決算を迎える会社に勤めて、経理・総務を担当しています。
> 今の職場で決算業務に携わるのは、今度で２回目です。
>
> 得意先へ送る、「売掛金残高確認書」を
> 前年度まではWordで作っていました。
> 得意先名は、販売管理ソフトの得意先マスタをExcelデータにおとして、
> Word文書に差し込み印刷をするといった感じで作っています。
> このやり方が果たしてスムーズなのかと前年度から疑問に思っていましたが、
> ほかに会計ソフトは入れていないし、
> 当事務所の経理担当は私だけなので誰かに聞ける訳でもなく
> ･･･今年度に至ってしまいました。
> ただ、今期から決算期を変更するので、１０月末でもう一度同じ決算業務をしなければならず、
> 何とか手間を省き、煩雑な仕事を減らしたいと思います。
> 残高確認書のフォーマットまたは、作り方で、
> これは楽だよ、というものをご存知の方は是非、ご教授下さい。
> ちなみに、送る得意先の件数は１００件ほどです。
>
> 長文ですみません。よろしくお願いします。

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　売掛金をきちんと管理して、その回収率を上げることの重要性は言うまでもありません。また、売掛債権は2年間の短期時効消滅（民法第173条）にかかることにも注意しなければなりません。
　未回収の売上債権があれば、請求書を再発行する（これだけでも6ヶ月間の暫定的な時効中断の効力があります）、売掛金支払い催促の電話を入れるなど、基本的な回収方法・与信管理法はもちろん、少なくとも年1回（決算時）は売掛金残高確認書を取引先に送り、相手方の債務の承認は取り付けておくことが必要です。
これにより消滅時効を中断させる効力があります（民法第147条）。

売掛金残高確認書（債務の明細付）
http://template.k-solution.info/2006/01/01_15.html

中小企業の方々に「勘定科目ごとの管理に係るチェックリスト」として開示しています。

＜日本公認会計士協会勘定科目チエックリストと中小企業の会計に関する指針＞

http://www.tobari-kaikei.com/rule/001/form3.html

akijin様

ご返信ありがとうございます。
＞売掛金残高確認書（債務の明細付）
＞http://template.k-solution.info/2006/01/01_15.html

↑私も拝見させていただきました。
ただ、送り先の宛名を一件ごとにコピー貼り付けしなければならないので、
使いづらいなと思い、断念しました。

うまい活用方法が思い浮かばず…。
ありがとうございました。