1on1ブース、タイプ別の特徴と選び方。私のオフィスはどれを導入するべき？

近年、多くの企業で1on1ミーティングが導入されており、コミュニケーションの改善や従業員のモチベーション向上に効果があるといわれています。

本記事では、1on1ミーティングの概要や種類、そして効果的なミーティングを行うためのオフィス環境づくりについて詳しく解説します。1on1ミーティングを成功させるためのポイントをしっかり押さえていきましょう。

1on1ミーティングとは

1on1ミーティングは、上司と部下が1対1で行う定期的なミーティングです。通常15～30分程度の短時間で、週1回から月1回の頻度で継続的に実施されます。この取り組みの主な目的は、お互いの理解を深め、信頼関係を強化することにあります。

1on1ミーティングでは、大きく分けて仕事に関する事項と個人的な事項の2つについて話し合います。仕事面では、現在の業務の進捗状況や課題、目標設定とその達成度の報告などが主なトピックとなります。一方、個人的な面では、キャリアプランやスキルアップの方向性、健康状態、プライベートな悩みなどについて話し合うこともあります。

通常の面談と違うのは、指導や評価を目的にしたものではないということです。あくまでも部下の自主的な成長を促すのが目的のミーティングなので、上司が一方的に喋るのではなく、部下の話に耳を傾ける必要があります。1対1の対話を通じて、上司は部下の状況をより深く理解し、適切なサポートや指導を行うことができます。

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1on1ミーティングの種類とおすすめのオフィス環境

1on1ミーティングは、オンラインとリアルのどちらでも行うことができ、それぞれの特性に合わせたオフィス環境づくりが重要です。ここからは2つの1on1ミーティングの特徴と、最適なブースの選び方について解説します。

オンライン型

WORKPOD（コクヨ）　出典：経営ノウハウの泉

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オンライン型の1on1ミーティングは、Web会議システムを活用して行います。機密性の高い内容を扱うことが多く、周囲の雑音が入るとコミュニケーションが取りにくいケースが多いため、防音性や機密性が重要になります。そのため、クローズド型のブースを用意することがベストです。

リアル型

リアル型の1on1ミーティングは、直接対面する形式で行われます。仕事上の課題や個人的な悩み、上司からの所感など、センシティブな話題も出ますので、他の社員に聞かれる可能性がある執務スペースやカフェスペースで実施するのは避けたほうがよいでしょう。

一方、あまりにも機密性が高すぎると圧迫感を感じて落ち着いて話せないケースもあるかもしれません。ミーティングの目的やオフィスの状況に合わせて最適な家具を選びましょう。リアル型の1on1ミーティングに適した家具には、機密性優先タイプと、比較的オープンなタイプのブースがあります。

機密性優先タイプ

WORKPOD（コクヨ）　出典：経営ノウハウの泉

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機密性を優先する1on1ブースは、人事評価に関することや個人的な悩み相談など、高度な秘匿性が求められる話題に適しています。この場合、防音性の高い個室タイプのブースを選ぶことが重要です。2人用以外にも2つの個室が繋がってガラスなどで区切られているタイプもあります。機密性が高いため、他の人に話の内容を聞かれることがありません。従業員は安心して率直な意見を述べることができ、上司との信頼関係を深めることができるでしょう。

比較的オープンなタイプ

WORKPOD FLEX（コクヨ）　出典：経営ノウハウの泉

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特にセンシティブなテーマについて話すことがない場合は比較的オープンなタイプのブースを選びましょう。このタイプは、一般的な業務上の課題や進捗報告、今後の方針の話し合いなど、他の社員に対して秘匿する必要がない場合に向いています。半個室で、四方すべてが壁に囲まれておらず、適度に外部と仕切られています。社員も上司もゆったりと落ち着いて話しができ、雰囲気も和やかになるでしょう。

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1on1ミーティングができるスペースをいくつ用意するか？

オフィスレイアウトで1on1ミーティングができるスペースの数を決める際、いくつかの要因を考慮する必要があります。まずはオフィスの出社人員を予想しましょう。これは、社員数に予想される出社率を掛けて算出できます。次に、1日あたりの1on1ミーティング発生数を見積もります。部署や役職によって異なるため、業務内容やカルチャーなどを考慮して見積もる必要があるでしょう。

また、1つの1on1スペースが最大どれだけの回数利用できるのかも考慮しましょう。通常の勤務時間である8時間を30分単位で区切ると、1日16コマの利用が可能ですが、ミーティング前後の準備や片付けの時間も考慮すると、実際に利用可能なコマ数は16コマより少なくなります。さらに、1on1スペースを他の目的のミーティングと共用できるかどうかも検討しましょう。これらの要素を総合的に判断し、必要なスペースの数を決定します。

なお、1on1スペースが足りなくなった場合には、簡易に導入できる卓上パネルタイプのブースがあると便利でしょう。オンライン型であれば、いざというときにも対応可能です。

QUNON（コクヨ）　出典：経営ノウハウの泉

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まとめ

1on1ミーティングは、効果的なコミュニケーションと信頼関係構築の鍵となります。オンラインとリアル、機密性の高さなど、状況に応じて適切な環境を整えることで、より生産的で意義のある1on1ミーティングが実現できます。組織の成長と個人の発展のために、1on1ミーティングを積極的に活用していきましょう。

写真撮影：大畑陽子

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