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TOP > 記事一覧 > 総務・法務 > 顛末書(てんまつしょ)とは?始末書との違いや書き方を解説【社内外用テンプレート付】
謝罪 不祥事

顛末書(てんまつしょ)とは?始末書との違いや書き方を解説【社内外用テンプレート付】

仕事上でミスや不祥事を起こしたときに、顛末書を求められる場合があります。しかし、顛末書はそこまで頻繁に使われる文書ではないため、書き方がよくわからない人も多いでしょう。そこで今回は、顛末書のかんたんな解説と書き方のポイントを解説し、例文を掲載します。

顛末書とは?

顛末書は「てんまつしょ」と読みます。ミスや不祥事、トラブルなどがあったときに、会社に対して経緯や問題の詳細を報告するための文書です。

「顛末(てんまつ)」とは何でしょうか? 辞書には以下のように書いています。

《「顛(いただき)」から「末(すえ)」までの意》事の最初から最後までの事情。一部始終。「事件の—」

デジタル大辞泉/小学館

つまり、「どのような経緯で問題が発生し、どのような経過を辿り、収束したのか」という問題の一部始終と再発防止策について報告するのが顛末書と言えます。

顛末書を書く目的

顛末書を書く目的は、一連の出来事を客観的に明らかにし、関係者全員と認識の統一を行うことです。顛末書を提出された側は、それを元に一連の出来事の全体像を把握し、対応策を検討します。

同じ出来事を報告されていても、人によって異なった受け止め方をする場合があります。そこで、客観的に起こった事実だけを整理して顛末書にし、報告することで、主観的なバイアスをできるだけ排除した情報を関係者に共有することができます。

したがって、顛末書には謝罪や個人の気持ちはあまり書きません。あくまでも客観的な事実の共有が主な目的となります。

顛末書と始末書の違い

始末書は「問題を起こしたことを謝罪して再発防止に努めることを誓約する文書」、顛末書は「問題の一部始終と再発防止策を客観的に説明し、報告する文書」です。始末書はあくまで「謝罪」がメイン、顛末書は「報告」がメインとなります。

一般的な意味は上記の通りですが、法律によって定められた文書ではなく、統一されたルールも無いため、会社によって独自の書き方がある場合があります。例えば、顛末書なのに謝罪や反省の言葉が必要だったり、始末書なのに一部始終を細かく客観的に書く必要があったりします。

また、会社によっては「経緯報告書」「顛末報告書」など独自の名称を付けている場合もあります。提出を求められた場合は、その文書がどんな内容を求めているのか確認した上で書きましょう。

顛末書が必要なシーン

顛末書は主に社内向けの報告文書として用いられますが、社外の関係者への報告や説明のためにも使用されることがあります。以下、顛末書が必要となる典型的なシーンをいくつか挙げます。

・工場における操作ミスによる事故や火災
・経理のミスや証憑の紛失
・商品やサービスの瑕疵
・営業車での交通事故
・通勤災害
・サイバー攻撃による個人情報漏えい

これらは一例ですが、顛末書を必要とします。主に、会社や顧客、その他の関係者に対して故意または過失によって損害を与えた場合に顛末書が必要になる場合が多いです。

社外向けと社内向け

顛末書や始末書は基本的には社内向けの報告文書であり、顧客などの社外に向けた文書ではありません。不祥事で顧客へ迷惑をかけた際の経緯説明は「お詫び状」として謝罪の言葉と一緒に出すのが無難です。

しかし、顧客から詳細な経緯説明と再発防止策の説明を求められた場合には、顛末書がふさわしい場合もあります。ただ、顛末書は淡々と客観的事実を書く文書なので、書き方によっては反省の色が見えないように読めてしまいます。社外向けに顛末書を書く際には顧客との今後の関係も考えて、慎重に言葉を選ぶ必要があるでしょう。

【こちらの記事も】問題社員を解雇できないか?不当解雇になるケースと実現する要件とは

顛末書の書き方と書く項目

顛末書に書く項目は以下の通りです。

  • 顛末書を書いた日時
  • 宛名(提出先の部署と氏名)
  • 報告者の部署と氏名、押印
  • 件名(「顛末書」というタイトル)
  • 前文(何の問題についての顛末書なのかを簡単に書く)
  • 主文(以下を箇条書きで詳細に書く)
    • 問題が発生した日時
    • 問題が発生した場所
    • 何が起こったのか
    • 問題が起こった原因
    • 今後の再発防止策
  • 末文(軽いまとめの言葉)

顛末書は発生した問題の一部始終を報告する目的の文書なので、5W1Hがしっかりわかるように書きましょう。

顛末書を書くときのポイントと注意点

5W1H を意識する

顛末書を書く際には、5W1H(When,Where,Who, What , Why, How)を意識することが重要です。

  • “When”:いつ起こったのか
  • “Where”:どこで発生したのか”Who”:誰が関与したのか
  • “What”:何が起こったのか
  • “Why”:何故それが起こったのか
  • “How”:どのようにそれが起こったのか

これらの情報を明確にすることで、顛末書は具体的で理解しやすくなります。5W1Hを用いれば、事実を正確に伝えることが可能となり、個人個人で認識の差が生まれることを防止できるのです。

嘘を書いたり隠蔽したりしない

顛末書に嘘を書いたり、事実を隠したりしてはいけません。意図しない失敗やミスが発生するのは人間なら仕方ない面もありますが、隠蔽は意図的なので、発覚したときにはさらに悪い立場になってしまいます。顛末書は、今後の再発の防止を目的として作成される報告文であり、しっかりと嘘偽りなく報告することが名誉挽回の第一歩にもなると考えましょう。

主観的な弁解を長々と書かない

重大な不祥事を起こして反省しているときは、つい弁解や自分の気持ちを長々と書きたくなりますが、顛末書に書くのは客観的な事実です。あくまでも再発防止に役立てるための事務的な文書であるため、主観的な気持ちや個人の事情などは書かないようにしましょう。反省している姿勢を示すために、前文に謝罪の文を簡単に入れる程度なら許容範囲ではありますが、主な目的ではないので長々と書かないように注意が必要です。

提出は早めに

顛末書の提出が必要になったら、できるだけ早く書きましょう。顛末書があまりにも遅いと、反省していないのではないかと誤解されかねません。まだ問題が収束していないなら別ですが、すでに収束しているならすぐに書いた方が無難です。

時候の挨拶などは状況に応じて

ビジネス文書には時候の挨拶を入れることが多いと思います。時候の挨拶とは「時下ますますご清祥のことと〜」という一文です。これを入れるかどうかも状況によります。

顛末書は社内文書なので、基本的には時候の挨拶は入れる必要はないでしょう。しかし、顧客向けなど社外向けに出すときは入れたほうがいい場合もあります。これは顧客との普段の関係性や不祥事の状況によって判断すべきです。顧客が自社の不祥事に対してものすごく怒っているような場合は「雑な対応をしている」と誤解されないように時候の挨拶も入れたほうがいい場合もありますし、怒りよりも「原因と再発防止策を説明して欲しい」という要求が強い場合は、形だけの余計な挨拶は入れない方がいいでしょう。

パソコンを使用し、ビジネス文書のフォーマットで書く

始末書やお詫び状なら手書きで書くこともありますが、一般的には顛末書はパソコンで作るのが一般的です。ビジネス文書なので「日付」「宛名」「差出人」「記書き」などのフォーマットを整えた上で書きましょう。

【こちらの記事も】顧客のハラスメントから従業員を守る!カスタマーハラスメント対策のポイント

社内外向け例文

ここでは社内向けの顛末書、社外向けの顛末書の一例を掲載します。書いている内容は全て架空のものです。

社内向け

総務課の従業員が、会社の従業員の個人情報が入ったUSBメモリを紛失したという不祥事を想定した顛末書です。

以下、テキスト。


令和○年○月○日

代表取締役社長
○○○○ 様

総務部 総務課
○○○○ 印

顛末書

従業員の個人情報が含まれた私的デバイスを社外で紛失した件に関しまして、原因と再発防止策を下記の通りご報告いたします。

1.問題発生の原因

・社内規則で禁止されている私的デバイス(USBメモリ)へ、従業員の個人情報のコピーを行ってしまったため
・令和○年○月○日○時ごろ、○○駅東口付近のトイレで当該デバイスを紛失してしまったため

2.問題発生の経緯

・令和○年○月○日○時、本社オフィスにて従業員名簿の管理のため個人情報が含まれたExcelファイルを作成。
・令和○年○月○日○時、作業が終わらなかったため、自宅に持ち帰って作業を続けようと私物のUSBメモリにExcelファイルをコピー。
・令和○年○月○日○時、○○駅東口付近のトイレにUSBメモリが入った鞄を忘れる。
・令和○年○月○日○時、鞄がないことに気づいてトイレに戻るも鞄は無くなっており、その後も駅構内を探すが発見できず。
・令和○年○月○日○時、上司に電話で報告。
・令和○年○月○日○時、駅員に状況を伝えた上で、警察に遺失物届を提出。

3.損害の程度

・Excelファイルは暗号化とパスワードがかけられている
・現状では損害は確認できていない

4.再発防止策

・業務に関連する情報を私的端末に入れない
・業務に関連する情報を無断で社外に持ち出さない
・今一度社内規則を確認し、遵守する

このような不祥事を二度と起こさないため、上記を徹底いたします。

以上


社外向け

顧客から注文された製品の納期が遅延したという不祥事を想定した顛末書です。

以下、テキスト。


令和○年○月○日

株式会社○○ 御中

株式会社○○
代表取締役社長
○○○○

顛末書

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
令和○年○月○日に予定していた弊社製品「○○○」の納品が遅延した件について、貴社に多大なるご迷惑をおかけしたことを心よりお詫び申し上げます。遅延発生の原因と再発防止策について、下記の通りご報告いたします。

敬具

1.問題の発生日
本来の納品日 令和○年○月○日
実際の納品日 令和○年○月○日(4日遅れ)

2.問題発生の内容
新製品「○○○」が発売直後から弊社の想定を上回る売れ行きを示したため、工場の生産能力が需要に追いつかず、納期が遅延しました。

3.問題の原因
・製品の需要を正確に見積もりきれていなかったこと
・営業部門と生産部門の連携ができておらず、生産能力を超えた量の注文を受けてしまったこと

4.再発防止策
・生産能力の増強
・需要予測システムの導入
・営業部門と生産部門の連携の見直し

このような不祥事を二度と起こさないため、早急に上記を実施いたします。

以上

まとめ:顛末書をしっかり書くことが名誉挽回の第一歩

顛末書はミスや不祥事の経緯を会社や上司に報告するための文書です。主に再発防止の目的で作成されます。基本的には社内の文書ですが、社外向けに提出する場合もあります。始末書やお詫び状とは異なり、不祥事が発生した経緯と原因、再発防止策について報告する文書なので、主観的な気持ちはあまり入れずに、客観的に事実を書くのがコツです。顛末書をしっかり書くことが名誉挽回の第一歩なので、嘘偽り無く書きましょう。

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【参考】デジタル大辞泉/小学館

*mits、ABC、yukiotoko / PIXTA(ピクスタ)