結婚・出生の際の提出書類（公的な書類）について

削除されました

すみません。

ご質問の趣旨を勘違いして、全然違う内容の回答をしてしまったので、削除しました。

大変失礼致しました。

いえいえ。コメントありがとうございます。

なにか参考になるご意見がありましたら、どうぞよろしくお願いします。

こんにちは。

当社では社内様式の届書とともに住民票の提出をお願いしております。

社会保険等の加入に関しても住民票等の書類を添付しますので、逆に言うと公的書類がなければ社内の届け出を受け付けないようにしております。

簡単ですが参考までになればと思います。

こんにちは。

当事業所では、結婚は御社と同様に社内の届のみの自己申告です。ただし、結婚により住所変更又は氏名変更があった場合、「住民票記載事項証明書」を提出してもらっています。

出生は、外部の福利厚生事業の届けや育児休業給付の届けに必要な書類として、役所に提出する「出生届」の右頁の、医者が証明する「出生証明書」をコピーしてもらい提出してもらっています。※近隣の自治体の母子手帳は、本人の書き込みのため証明書として認められず、「戸籍謄本（抄本）」等の公的なものはお金がかかる為。

現在は必要以上の個人情報の収集はしてはならないとされているので、「戸籍謄本（抄本）」や「住民票」を提出させるのは原則禁止になっています。「住民票記載事項証明書」等で最低限必要な事項だけを確認するように行政指導が行なわれています。

また、税関連や社保関連の届出に必要な情報は、婚姻や出生だけでなく死亡や子の就職や結婚、養子縁組や事実婚、同居の有無や仕送り額等多岐にわたります。その事実を正確に知る為に公的な文書を求めて、すべて提出させ管理する事は現実的に無理です。

考え方としては、未申告や虚偽の申告による本人の不利益は個人の責任として処理する形になります。それだと個人負担が大きくなってしまうので、本人がよく分からない場合は、本人の許可を貰い公的文書のコピーを提出してもらっています。

やり方は、色々あると思うので、ご参考までに・・・

tktk-aさんへ

返信ありがとうございます。
住民票は、婚姻の場合も出生の場合も同じくということでしょうか？

おはようございます。

－くろ－さんのおっしゃっている通り、個人情報となりますので管理には十分注意が必要です。

当社では婚姻・出生も同様です。

要は従業員との事実関係を確認するために提出していただくので、住民票でなければ…というわけではありません。

参考になりましたでしょうか？

返信ありがとうございます。

はい、大変参考になりました。－くろ－さんのコメントも合わせ、事実関係の確認の取れるもので、必要最小限のもの、かつ従業員の負担にならないものを…ということで幾つか候補を挙げ、上司に判断してもらおうと思います。

どちらの場合も住民票ということで統一してしまうのも、分かりやすくていいかもしれませんね。

検討してみます！ありがとうございます！

－くろ－さん

おはようございます。返信ありがとうございます。
いろいろな可能性を考慮され対応されていて、大変参考になります。

ちなみに「住民票記載事項証明書」は、御社で所定の書式のものを用意しているのでしょうか？

tktk-aさん

追加で聞きたいことがありました。
住民票を取ってきてもらう際に、取り方の指定をしていますか？

・世帯全員又は世帯一部
・世帯主名、本籍、続柄（省略/省略なし）

細かいことまでお伺いしてしまってすみません。
よろしくお願いします。

こんにちは。

世帯全員のものをお願いしてます。

出生の事実は、公的書類と社内の本人申し出の書類で照合できますので。

ちなみに当社では贈与規定による「お祝い金」も住民票ベースで確認・贈与を行っております。

返信が遅くなり申し訳ございません。

＞ちなみに「住民票記載事項証明書」は、御社で所定の書式のものを用意しているのでしょうか？

「住民票」と「住民票記載事項証明書」は異なるものです。しかし、どちらも同じ窓口で発行される公的文書です。「住民票記載事項証明書」は住民票に記載している内容を抜粋して、それを証明した物になります。ちなみに「住民票」の提出をNGにしているのは、「住民票」には本籍等の記載があり、差別問題等の関係で理由なく収集してはならないからです。

「住民票記載事項証明書」の申請様式は、各自治体で異なり「住民票」の申請書とセットになっている所もあります。

当事業所が求める最低限の内容は、本人がそこに住んでいる事の証明のみなので世帯の一部（本人のみ）、他は省略です。ただし、本人が他の情報込みの物や住民票を持参してきた場合、本人の意思により提出した物なので、そのまま受領します。

贈与規定等で確認が必要な場合にその必要な部分の提出を求めることは可能です。ただし、住民票には、収集不要な本籍等の情報が含まれているので、それも「住民票記載事項証明書」が望ましいです。

tktk-aさん、－くろ－さん

返信ありがとうございます。
必要な情報のみを取るということがベースですよね。
最近、結婚されても別居という方がいて、イレギュラーなケースにも対応しようとして頭を悩ませていましたが、
まずは通常のケースでルールを決めたいと思います。

皆さんのご意見大変参考になります。
ありがとうございました。