HPへの従業員の写真掲載承諾書、使用規定作成について

初めまして。HPへの写真掲載について大変困っております。お知恵をお貸しください。
今までHPに従業員の許可を都度口頭で取りつつ写真を使用して参りました。トラブルなく、今日までやっては来れましたが、世の中の流れを考慮するとこのままではいけないと思っております。今回、HPリニューアルの話が出ており、それに合わせて承諾書及び使用規定を作成したいと考えております。もちろん、個人写真を使用しないという事が最善だという事は重々承知しておりますが、使用は避けられません。そこで、参考になるものがあれば教えていただけると幸いです。何卒、宜しくお願い致します。