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総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

文書管理の簡素化について

著者 まままん さん

最終更新日:2019年04月24日 23:53

結構古めの会社です。
60代の方から業務全般を引き継いでいる40代の者です。
控えの書類が全てコピー、コピー、コピー‥。保存先の紙ファイルも何十冊とあり、年度ごとにそのファイル数が更新。
残された者は、もう何処に何があるか分からず、探すのに半日かかるのは日常茶飯事です。
今年度の4月から今までコピー保存してたもののみデータ化(PDF化)しています。
ただ、60代のベテランさんには「コピーOKです!」といった感じでコッソリやってます。
切ないです。早く自由に色々やりたいです。若者達が後ろから来てます。後が詰まっています。早く引退して頂きたいです。
スミマセんただの愚痴でした…。

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Re: 文書管理の簡素化について

著者 総務の卵 さん

最終更新日:2019年04月25日 09:15

どこでも同じなんだなぁという。。。
ただ、ちゃんと年度毎にファイル化されてるだけうらやましいところです。

私が引き継いだ時は、
・文書の種類(内容)毎に分けられておらず、積み重なっている
・ファイル化されず、紙の束のまま
・同じ内容のコピーや作成途中の書類が大量にあちこちにある
・最終的に完了(提出)した書類がどこにもない
といった、目も当てられない状況でした。
全ては担当者の頭の中・・・しかし本人も高齢になり記憶があやふやに・・・
活用ができないならいっそ…ということで、勢いに任せて捨てました。(金額の入ったものや契約っぽいのものは一応残した)

アレコレ捨ててから5~6年、今のところ何も困っていません

Re: 文書管理の簡素化について

著者 まままん さん

最終更新日:2019年04月25日 20:38

ありがとうございます^ ^

そうなんです、困らないんですよねぇ。
なにせ考え方が固くて困ります 笑

自分と同じ悩み、いえ、それ以上の方がいてなんかホッコリしました。

またそのうち愚痴らせて下さい♪

Re: 文書管理の簡素化について

著者 ユキンコクラブ さん

最終更新日:2019年04月26日 08:42

ありましたね。。。。

同じものなのに、、、なぜ、こんなにあるの?というくらい

私のところでは、、、
私が作成した伝票の内容が知りたいから、コピーがほしいというので、上司にわたしていました。
上司は、何をするんだろう。。。と見ていたら、
私がコピーしたものを、今度は、縮小コピー・・・手元に綴るのにB5サイズじゃないと合わないとのこと。。。
そのうえ、人が書いたものは、そのまま見ても頭に入らないから。。。と自分で元帳に手書きで記入。
会計士さんには、自分が縮小コピーしたもののコピーと、手書き元帳のコピーを渡し、監査が終わると、そのコピーのコピーが戻ってきて、また別に保管。。
まして、伝票は既に、会計ソフトに入力済み。。
結果、私のところに原本と会計ソフトデータ・・・申告されている物があり
上司のところには、私がコピーした伝票と、自分の手書きの元帳と、縮小されたコピーと、そのコピーと、、4つあり、、、、しかも、鍵のかかる引き出しにしまうため、一切処分ができず。こんなことを10年以上繰り返していましたが、
とどめは、会計事務所の担当者が変わったことで、上司の縮小コピーはいりません。。と言われたこと。(以外と間違っているらしい)
そのため、会計士さんには、私のつくった伝票と会計ソフトのデータをお渡しし、
上司には、コピーは渡すけど、あとは、上司の自己満足で元帳づくりをしていました。いつでも会計士さんにわたせるように、とやはり縮小コピーとそのコピーも作っていました。。
80歳で引退されましたが。。。すごいというか、なんというか、、、
そんな歴史の書類を、私が退職する時に、バッサリと処分してきました。
なんと、創業当時分からありましたよ。。。会社も長く経営されてきたことに頭が下がりますが、さすがに貯めすぎ。

そんな、思い出も有ります。。。。


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