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相談の広場

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総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

情報管理について

著者 すんすん さん

最終更新日:2021年08月13日 14:06

社内で作成される情報(紙、電子問わず)の管理について、
どのように進めるべきか、相談させてください。
入社3か月の新人です。

弊社では「情報取扱規程」を定め、
「機密情報」「社外秘情報」「一般情報」など規定していますが
まったく機能していません。

個人情報の方は、
各部署に台帳を作成させてライフサイクルを明確化するなど、
それなりの管理ができている状況ですが、
個人情報以外の情報については、
先に書いたとおり、規程はあるものの
台帳管理や管理者による機密区分の指定、機密区分の表示、
移送、廃棄(消去)などが規程通り運用されていません。

規程通り杓子定規に進めようとすると、
現場の反発も大きくなります。
総務としては、管理する目的を明確に伝えて、必要性を理解いただいたうえで
管理に協力していただきたいと考えております。

そこでご相談なのですが、
このような情報管理の一般的な管理方法について、
指南いただける方法をご存じでしょうか?

ウェブで検索しても、いわゆる情報の保管や検索性、セキュリティに関する情報や
製品は出てくるのですが、
管理手法に関する指南やコンサルタントの紹介は
見つけられませんでした。

管理ツールありきではなく、
管理を実施するそもそもの目的やあるべき姿を指南しているサイトや
書籍などがありましたら、お教えいただけますでしょうか?

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Re: 情報管理について

著者 ぴぃちん さん

最終更新日:2021年08月14日 12:32

こんにちは。お返事がついていないようですから,個人的な意見を。

新人という立場であれば,上長に相談してください。

> 「機密情報」「社外秘情報」「一般情報」など規定していますが
> まったく機能していません。

ルールを設定しても守ってもらえないことに対して,会社が是認しているのであれば,下の人間が何をしてもかわりません。

おそらく規定において,ルールを守らなかった場合の罰則規定もあるかと思います。それが機能すれば変わるかもしれませんが,
> 規程通り杓子定規に進めようとすると、
> 現場の反発も大きくなります。

この時点で,すでにルールが無視されていて,それに対して問題視されていないのが現状になってるのかと思います。

ルールを準用するには,ルール違反を是正する必要があります。
末端の一員として動くことは新人さんでもありますが,ルールの運用については,トップダウンで対応しないとかえることは難しい状況かな,と推測します。

必要なこととされているのであれば,上長や経営者に対応を求めることがよいのかな,と思います。

Re: 情報管理について

著者 すんすん さん

最終更新日:2021年08月17日 19:38

ぴぃちん さん、返信ありがとうございます。
実は転職組なので、新人ではないのです、失礼しました。

ぴぃちん さんのおっしゃる通りなのですが、
実は上司からは「適正化を図るように」とだけ言われて
丸投げ状態でして、
転職したてでもあるので、なんとか自力で成果を残したいと考えておりました。

もう少しかみ砕いた指示があった方が動きやすいですが、
上司も特段解決策を持っているわけではなさそうです。

皆さまの会社では、この規程をどのように運用しているかを
参考にできるノウハウがどこかにあればと思い、
ご相談した次第です。

さらにネットなど調べてみますが、
もし「ウチはこうしてる」とか
「この本にノウハウが載っている」という知見がございましたら、
いただけるとありがたい限りです。

ぴぃちん さん、ありがとうございました。

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