通勤車両管理について

通勤車両の管理について何点か教えて下さい。

１．「車検証」「任意保険証」「免許証」の更新期限を各従業員に紙で配布し渡しています。
ペーパレスを検討しております。更新期限をメールで該当者への連絡が難しく困っています。メール以外で連絡方法ありましたら教えて下さい。

2.提出後の「車検証」「任意保険証」「免許証」の保管についても、現状はペーパーをファイルし管理しています。
管理方法も良い方法がありましたら教えて下さい。
現状、Accessデータベースを作成して管理しており、そちらで管理も可能と思いますが、500名以上の従業員がおり、メールで書類を提出では取込み作業に工数が掛かりそうです。

３．許可証を作成し、会社駐車場に車を止める際は、掲示を求めています。
社内規定では許可証の掲示確認を実施する旨が記載されていますが、実際は行っていません。適当な掲示確認の頻度などありましたら教えて下さい。

４．通勤車両登録以外の車で通勤する際、代車用の許可証の掲示をお願いしています。
何日以上代車等の自分の通勤登録した車両以外で通勤を行った場合、登録していただく必要がありますか？基準となる日数などありますか？

よろしくお願い致します。