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総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

給与明細を紙からメール添付へ変更する場合

著者 総務課担 さん

最終更新日:2022年09月02日 15:00

ペーパーレス化の一環で、給与システムを新しく契約し、紙ではなくメールで送信できるようになりました。その際、現在「災害等緊急連絡システム」用に預かっている個人メールアドレスを使用して配布したいと思っておりますが、どのような手順が必要ですか。同じような経験のある方、専門家の方、ご意見お願いします。
 預かっているメールアドレスを給与明細送付用にも使用したい旨の掲示をしたいと思います。同意しない方は、個別に申し出てもらいます。掲示のみでは不十分でしょうか?

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Re: 給与明細を紙からメール添付へ変更する場合

著者 junkoo さん

最終更新日:2022年09月02日 15:33

こんにちは
弊社では2年前からメール配布に切り替えました。

所得税法 第231条で電子配布するためには従業員個別に同意が必要となっていましたので
「明細のメール配布に同意します」という内容の同意書を従業員からもらいました。

>  預かっているメールアドレスを給与明細送付用にも使用したい旨の掲示をしたいと思います。同意しない方は、個別に申し出てもらいます。掲示のみでは不十分でしょうか?

同意しない方に申し出てもらうのではなく
同意する方に同意する旨を申し出てもらった方が良いかと思います。

Re: 給与明細を紙からメール添付へ変更する場合

著者 総務課担 さん

最終更新日:2022年09月05日 09:54

具体的な 事例をありがとうございます。
早速、同意する方に申し出てもらうような様式を用意したいと思います。
不安な気持ちが解消されました。

Re: 給与明細を紙からメール添付へ変更する場合

著者 うみのこ さん

最終更新日:2022年09月05日 10:20

すでに解決済みでしょうが、国税庁のQ&Aがありますので、ご参考に。
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/hotei/denshikofu-qa/question.htm

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