貸与PCの交換ルールについて

こんにちは。

貴社のPCの使用頻度、使用目的、購入時点での性能、現在において過不足ない端末であるノアかどうか、等にもよるでしょうね。

> 「キーボードが一部剥がれた」「充電できない」

これは定期メンテナンスでは対応できない部類かと思います（メンテナンスを行っていたら防げると言えないと思います）。
実際に故障したときの対応になるでしょう。


> 「動作が重い」

スペックの問題であれば、買換やメモリ増設で対応できるかどうかでしょう。
余計な個人のデータやソフトウエアが原因しているのであれば、業務用PCの私物利用を禁止することで解決することもあります。
原因を確認してになりますが、そもそものスペック不足であれば買換しかないと思います。


> 例えば購入から2年経過したら問答無用で新しいPCを貸与し

PCは消耗品ともいえますから、常にバックアップを準備するのかどうかは会社の考え方によると思います。

数年経過すれば、当然に性能は変わってきますが、定期的に一定数を購入するべきであるのかどうかは、会社の資産と業務における必要性との相談になるかと思います。


> ・PCの固定資産管理はしていない

貸与しているのであれば、誰に何を貸与しているのかは資産状況としても把握管理できる体制は整えるべきと思います。



> みなさんの会社は、PCの耐用年数の管理や修理交換はどのようなルールで管理されていますか？
>
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> 弊社ではMacbookを社用PCとして従業員に貸与しています。
> 現状は、「動作が重い」「キーボードが一部剥がれた」「充電できない」など従業員から不具合の申し出が出た際に修理見積を出し、修理するか買い替えるか検討しています。
>
> ただ、PCキッティングを実施する情シス担当者が週2日出社する業務委託のため、不具合が起きた時にすぐ代替PCで対応する、などができず少し困っています。
>
>
> 例えば購入から2年経過した際、該当PCの使用者に「使い勝手悪くない？必要あれば修理するよ！」というメッセージをアナウンスして余裕を持って修理見積するようなサイクルを作りたいのですが、どのような定義にすることが妥当か困っています。
>
> ・2年経過でアナウンスすることが妥当な期間か
> ・そもそも会社から従業員に対して周知する必要があるか？
> （例えば購入から2年経過したら問答無用で新しいPCを貸与し、古いPCはインターンなど社歴が浅い従業員に貸与する、など）
>
>
> これらは決めの問題かなと思うのですが、何かアイディアなどあればご意見いただけると助かります。
>
> どうぞよろしくお願いいたします。
>
> ーーーーーーー
> 補足）
> ・現在40名ほどのベンチャー
> ・退職メンバーが使用していたPCを2~3台常備
> ・購入から2〜3年経過したPCがちらほら不具合を起こしている
> ・PCの固定資産管理はしていない
>

あくまで弊社での話です。

PCは統一しており、リース契約をしています。
予備機もあるため、いざとなれば交換で、設定は同じPCのため、初期化済みでマニュアルがあれば誰でも行うことが可能です。また、在宅勤務で遠方に住んでいる社員もいるため、翌日には修理してもらえるよう保守をつけています。
PCは利用方法やソフトにもよると思いますが、5年リースで契約しています。
購入より割高になるかもしれません。また、レンタルという方法もあります。
どのような方法が御社に最適かは、それぞれのメリットやデメリットを確認されることをお勧めします。

なお、弊社もシステム担当者は業務委託ですが、今は出勤しなくても、遠隔で操作が可能なソフトがあります。電源さえ入れておいてもらえれば、状況を確認してもらうことが可能です。そのため週2日出勤などではなく、メールしておけば、担当者の都合の良いときに見てもらうことが可能です。緊急時のみ電話で連絡します。業務委託の方法も見直しされてもよいかもしれません。最初の不具合等の連絡で一応社内の担当者、業務委託者両方に連絡がいくようにしており、社内の担当者で判断、対応できることは行うようにしています。

少しは参考になるでしょうか。

> みなさんの会社は、PCの耐用年数の管理や修理交換はどのようなルールで管理されていますか？
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> 弊社ではMacbookを社用PCとして従業員に貸与しています。
> 現状は、「動作が重い」「キーボードが一部剥がれた」「充電できない」など従業員から不具合の申し出が出た際に修理見積を出し、修理するか買い替えるか検討しています。
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> ただ、PCキッティングを実施する情シス担当者が週2日出社する業務委託のため、不具合が起きた時にすぐ代替PCで対応する、などができず少し困っています。
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> 例えば購入から2年経過した際、該当PCの使用者に「使い勝手悪くない？必要あれば修理するよ！」というメッセージをアナウンスして余裕を持って修理見積するようなサイクルを作りたいのですが、どのような定義にすることが妥当か困っています。
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> ・2年経過でアナウンスすることが妥当な期間か
> ・そもそも会社から従業員に対して周知する必要があるか？
> （例えば購入から2年経過したら問答無用で新しいPCを貸与し、古いPCはインターンなど社歴が浅い従業員に貸与する、など）
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> これらは決めの問題かなと思うのですが、何かアイディアなどあればご意見いただけると助かります。
>
> どうぞよろしくお願いいたします。
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> ーーーーーーー
> 補足）
> ・現在40名ほどのベンチャー
> ・退職メンバーが使用していたPCを2~3台常備
> ・購入から2〜3年経過したPCがちらほら不具合を起こしている
> ・PCの固定資産管理はしていない
>

雑談レベルで参考になればと思い投稿します。

自分のメイン業務は経理業務ですが、社内のPC60台ほどを管理しています。弊社はWindowsが9割ですが、一部Macbookを使わせている社員もいます。全て5年リースで、不具合等無ければOSサポート終了までは原則再リースという感じです。

なので「PCの耐用年数管理」ということでいくと「リース期間を基準に管理」ということになるでしょうか。
リース期限が来る段階でその機器類の使い勝手や不具合を調査し、入れ替えるのか再リースするのかを検討します。

「修理交換」については、会社側から「使い勝手悪くない？必要あれば修理するよ！」と言ってしまうと、弊社の場合、不具合の深刻度に関わらず、申告が多くなることが考えられるのでこちらからは言いません。申告があった場合も致命的な不具合なのか、どのくらい我慢できるのかをヒアリングした上で判断しています。

弊社ではMacbookも再リースをしているぐらいなので2～3年で不具合が多くなってくるというのは、相当な業務量なのでは？と推察します。高スペックなものを購入すれば不具合は少なくなるかもしれませんが、2～3年毎に機器の入れ替えが発生するというのは会社的になかなかの出費になるかと・・・。

レンタルPCもイベント業務などがある際は数週間～数ヶ月で短期契約して使用しているため、「リースではなくて複数年契約のレンタルにしませんか？」とご提案もいただくことがありますが、弊社ではリースにしています。

レンタル品の場合は故障等があった場合にすぐに代替品を送ってもらえ、常に良い状態のものを使用出来る、という印象があります。契約内容によってはシステム担当者を介さなくても、ある程度ルールを決めれば「使用者が故障申告してOK」という事に出来るかもしれません。購入しているのであれば固定資産管理をした方が良いと思いますが、業務量増などの理由でしていないのであれば、レンタルという手もあるのではないでしょうか。