備品・消耗品について社内ルール作成のアドバイスをお願いします

こんにちは。

読んだ印象だと、なぁなぁになりそうですから、記載にように規定を作った上でトップダウンで開始することがよいかと思います。

業種にも夜でしょうが、個人的な意見です。

> 1.私物の作業場への持ち込み禁止（スマホを除く）

うちは私物の持込は禁止していますし、スマホが業務に必要であれば貸与しています。
必要な台数がないということですが、業務に必要な台数を準備は必要かと思います。とくに退職時とかで引継ぎが必要なケースにおいては、個人のスマホの扱いには困ることがあるかもしれません。


> 2.私物の作業場への持ち込みは前日までに書類提出（内容によっては却下）

業務に必要があるものでしょうか。
業務委託でなく、恒常的に必要なものであれば会社が準備することが望ましいとは思います。
会社が私物を借りて業務しなければならないのであれば持ち込むというより、借りることに対しての規定を作成して対応されることが望ましいでしょう。


> 3.備品・消耗品を持ち出す時は書類提出
> 4.持ち出した備品・消耗品を戻したら書類提出

消耗品がなにであるのかわかりませんが、会社の設備・備品を持ち出すのであれば持ち出した人間、持ち出し先と返却日時は管理するべきであると思います。
これまでおこなってこなくて、紛失や損傷がないのであればよかったとは思います。


> 5.総務は備品・消耗品を定期的に確認し必要に応じて補充
> 6.作業の責任者は作業に必要な備品・消耗品を事前に確認し総務へ連絡

誰がについては、総務でなくてもよいかと思いますが、消耗品が不足していて業務ができないと困るのであれば、補充は必要な対応でしょう。無駄に買いすぎないとか、定期的な巡回が大変とかであれば、カンバン方式を導入されることもよいかと思います。

業種異なれば意見も異なるかと思いますので、余計なお世話と思う部分ががあるかもしれませんが、一部でも参考になれば幸いです。



> 従業員数15名程度の会社です。（製造業）
> 現在は備品や消耗品に関する明確なルールが存在していません。
> 道具の数が足りない時に購入依頼をせずに私物を持ち込んでどれが自分の物かわからなくなる人がいたり、休暇中の社長に電話したからと他の誰にも言わずに備品を社外に持ち出す人がいたり、消耗品のストックを持って行っても報告しない人がいたりとトラブルが続いています。
> 若手の人たちはこういう理由で困るという説明をすると改善してくれるのですが、年齢層の高い人たちはそれくらいいいじゃないかとなかなか聞いてくれません。
> 社長から指導してもらってはいますが、社長は営業のためにほぼ社外に出ていて、社長がいない間はグダグダという状態です。
> そのため、きちんとしたルールを作成して、決まりだから守ってくださいと言える状態に持っていきたいと考えています。
>
> 現在のざっくりとしたルール案です。
> 1.私物の作業場への持ち込み禁止（スマホを除く）
> 2.私物の作業場への持ち込みは前日までに書類提出（内容によっては却下）
> 3.備品・消耗品を持ち出す時は書類提出（またはノート等を用意して記入）
> 4.持ち出した備品・消耗品を戻したら書類提出（またはノート等を用意して記入）
> 5.総務は備品・消耗品を定期的に確認し必要に応じて補充
> 6.作業の責任者は作業に必要な備品・消耗品を事前に確認し総務へ連絡
>
> 1については、作業場の一部で女性の就業制限のある作業を行っていて事務とは主にチャットツールや電話でやりとりをしているためスマホを除くとしています。（社用スマホの台数が限られていて社外に出る人優先のため個人のスマホを使ってもらっている）
>
> 皆様のアドバイスをいただけると助かります。
> また、こんなルールがなくて困った、こんなルールがあって困った等の情報もいただけると助かります。
> よろしくお願い致します。

アドバイスいただきありがとうございます。

> うちは私物の持込は禁止していますし、スマホが業務に必要であれば貸与しています。
> 必要な台数がないということですが、業務に必要な台数を準備は必要かと思います。とくに退職時とかで引継ぎが必要なケースにおいては、個人のスマホの扱いには困ることがあるかもしれません。

スマホを必要台数準備するのは会社の規模的に少し難しいかもしれませんが、ご指摘いただいた退職時の懸念事項を伝えてお願いしてみようと思います。


> 業務に必要があるものでしょうか。
> 業務委託でなく、恒常的に必要なものであれば会社が準備することが望ましいとは思います。
> 会社が私物を借りて業務しなければならないのであれば持ち込むというより、借りることに対しての規定を作成して対応されることが望ましいでしょう。

基本的に必要な物は会社で用意していますが、現状では作業に必要な道具の購入依頼が遅くて作業に間に合わないということが多々あるので、アドバイスいただいたように私物を借りる場合の規定を作成してみます。


> 消耗品がなにであるのかわかりませんが、会社の設備・備品を持ち出すのであれば持ち出した人間、持ち出し先と返却日時は管理するべきであると思います。
> これまでおこなってこなくて、紛失や損傷がないのであればよかったとは思います。

残念ながら、管理されていないので紛失したものが割とあるようです。
田舎ならではのことかもしれませんが、とある作業に使うちょっと特殊な形の道具がタケノコ掘りにちょうど良いらしく、先代社長がちゃんと戻すなら私用でも勝手に持って行っていいよとやった結果、紛失しても誰が持ち出したかわからず有耶無耶になっていると聞いています。
その当時のままの感覚の人は持ち出し先や戻す予定等を聞くだけでも嫌がるので、きちんと記録するようルールとして決めてやってもらおうと考えています。


> 誰がについては、総務でなくてもよいかと思いますが、消耗品が不足していて業務ができないと困るのであれば、補充は必要な対応でしょう。無駄に買いすぎないとか、定期的な巡回が大変とかであれば、カンバン方式を導入されることもよいかと思います。

誰がについては単に担当者等とした方が応用できるかもしれませんね。
カンバン方式は、私が入社する以前に試してダメだったと聞いています。
年齢層高めの方がいる間は同じ末路になりそうなので、しばらくは定期的に確認する方向でいくしかないかなと思っています。


非常に参考になるアドバイスをいただけてとても助かります。
ありがとうございます。

ちょっとだけ、追加です。

> その当時のままの感覚の人は持ち出し先や戻す予定等を聞くだけでも嫌がるので、きちんと記録するようルールとして決めてやってもらおうと考えています。

嫌がるのであれば尚更おこなうべきでしょうね。
嫌であれば勝手に持ちださなくなるでしょうし（そもそも借りてるという意識がないのではありませんかね）、紛失したり損傷したりしたのであれば弁済するべきものと思います。
借りるのであれば、勝手にでなく、責任をもって、でしょう。
それは田舎であるのかどうかには関係のないことと考えます。

> 従業員数15名程度の会社です。（製造業）
> 現在は備品や消耗品に関する明確なルールが存在していません。
> 道具の数が足りない時に購入依頼をせずに私物を持ち込んでどれが自分の物かわからなくなる人がいたり、休暇中の社長に電話したからと他の誰にも言わずに備品を社外に持ち出す人がいたり、消耗品のストックを持って行っても報告しない人がいたりとトラブルが続いています。
> 若手の人たちはこういう理由で困るという説明をすると改善してくれるのですが、年齢層の高い人たちはそれくらいいいじゃないかとなかなか聞いてくれません。
> 社長から指導してもらってはいますが、社長は営業のためにほぼ社外に出ていて、社長がいない間はグダグダという状態です。
> そのため、きちんとしたルールを作成して、決まりだから守ってくださいと言える状態に持っていきたいと考えています。
>
> 現在のざっくりとしたルール案です。
> 1.私物の作業場への持ち込み禁止（スマホを除く）
> 2.私物の作業場への持ち込みは前日までに書類提出（内容によっては却下）
> 3.備品・消耗品を持ち出す時は書類提出（またはノート等を用意して記入）
> 4.持ち出した備品・消耗品を戻したら書類提出（またはノート等を用意して記入）
> 5.総務は備品・消耗品を定期的に確認し必要に応じて補充
> 6.作業の責任者は作業に必要な備品・消耗品を事前に確認し総務へ連絡
>
> 1については、作業場の一部で女性の就業制限のある作業を行っていて事務とは主にチャットツールや電話でやりとりをしているためスマホを除くとしています。（社用スマホの台数が限られていて社外に出る人優先のため個人のスマホを使ってもらっている）
>
> 皆様のアドバイスをいただけると助かります。
> また、こんなルールがなくて困った、こんなルールがあって困った等の情報もいただけると助かります。
> よろしくお願い致します。

大した知識はありませんが、社内の備品管理で悩んだ経験のある者です。

いくらルールを作成しても守ることを徹底しなければあっという間に崩壊します。
”備品の出し入れ時には規定の管理票に記入"と決めていても、やらない人はやりません。「面倒」「時間がない」など様々な理由をつけて。そもそも備品管理の重要性をあまり理解していないこともよくあります。

私の職場の場合ですが、先ずはルールの意義を伝え、運用方法を丁寧に説明。
定期的に在庫チェックをしては管理票と合わなければ調査及び追及、原因（大体は記忘れ）がわかれば注意を促すなどを行っていましが、やはり守れない人は守れませんでした。

結局、試行錯誤した挙句に備品管理者を通さないと備品を取り出せない仕組みにしました。備品棚を総務の机のすぐ横に設置し、備品が必要な時は総務の担当者が取り出し、目の前で管理票に記入してもらうようにしました。総務の負担は重くなりますが。

私物の持ち込みは業務上必要でやむを得ない場合のみとし、書類申請なしで持ち込んでいた場合のトラブルは完全に自己責任としていました。

ご質問の趣旨に沿えていなければ失礼致しました。

ぴぃちん様

追加でアドバイスいただきありがとうございます。

> 嫌がるのであれば尚更おこなうべきでしょうね。
> 嫌であれば勝手に持ちださなくなるでしょうし（そもそも借りてるという意識がないのではありませんかね）、紛失したり損傷したりしたのであれば弁済するべきものと思います。
> 借りるのであれば、勝手にでなく、責任をもって、でしょう。
> それは田舎であるのかどうかには関係のないことと考えます。

周りとの温度差がありすぎて自分がおかしいのかと思い始めていましたが、そのようにはっきり仰っていただけるとちょっと自信が出てきました。
幸い現社長はきちんとしたいという方針なので、話し合いながら頑張ってみようと思います。
いろいろとアドバイスいただきありがとうございます。

てらてら様

アドバイスいただきありがとうございます。

> いくらルールを作成しても守ることを徹底しなければあっという間に崩壊します。
> ”備品の出し入れ時には規定の管理票に記入"と決めていても、やらない人はやりません。「面倒」「時間がない」など様々な理由をつけて。そもそも備品管理の重要性をあまり理解していないこともよくあります。
>
> 私の職場の場合ですが、先ずはルールの意義を伝え、運用方法を丁寧に説明。
> 定期的に在庫チェックをしては管理票と合わなければ調査及び追及、原因（大体は記忘れ）がわかれば注意を促すなどを行っていましが、やはり守れない人は守れませんでした。

そうなってしまう未来がありありと見えてしまいます……。
やっぱり重要性を理解してもらえないとなかなか上手くいきませんよね。


> 結局、試行錯誤した挙句に備品管理者を通さないと備品を取り出せない仕組みにしました。備品棚を総務の机のすぐ横に設置し、備品が必要な時は総務の担当者が取り出し、目の前で管理票に記入してもらうようにしました。総務の負担は重くなりますが。

取り出せない仕組みにしてしまうという手もあるのですね。
総務の負担が増えるとはいえ、在庫の管理はしやすくなりそうです。
置き場所の問題がありますが、模様替えでどうにかならないか相談してみようと思います。


> 私物の持ち込みは業務上必要でやむを得ない場合のみとし、書類申請なしで持ち込んでいた場合のトラブルは完全に自己責任としていました。

具体的な文言をありがとうございます。
書類申請なしで持ち込んでいた場合のことは記載していなかったので早速追加します。


実際に起きた問題や対策等を教えていただき大変参考になりました。
アドバイスいただきありがとうございます。