書類の回覧・配布方法について

こんばんは。
従業員３００名程の給与担当者です。

書類の配布、回収はとても大変で、部署によっては紛失してしまうことも少なくありません。

弊社でも各部署の部長さん経由で配布していますが、配布する書類によっては、休憩室の掲示板や、タイムカードのレコーダー付近に、”○○さん、給与担当者まで来てください”とメモを貼り、従業員の方から訪ねていただくようにすることもあります。


他には、各部署に内線により、”本日出勤の方は退社前に部長のところに行ってください”と連絡。

配布書類には名前を書き、部署毎にまとめて封筒にいれて部長に渡してます。そして部長にわけてもらう。

こんな感じですが。。。人数多いと大変ですよね。

> こんにちは。初めて投稿します。
> 労働契約書などの個人情報書類を回覧・配布する場合、皆様はどうされているのでしょうか？
> 弊社は製造業で工場勤務の方が多く全員がパソコンを持っていないため、配布対象者が所属する部長経由でその方にわたるようにしています。
> 書類をレターケースに入れ、表に部署・配布対象者の名を記載した紙をつけ配布していますが、対象者が９０名近くいるため、書類を入れる作業などが邪魔くさく、何か他にいい方法がないか思案しています。
> そこで皆様は個人に配布する書類の配布はどのようにされているかお知恵を貸してください。よろしくお願いします。

こんにちは。
弊社でも６０人近く工場で働くパートさんとかいます。入社日が異なりますので、それぞれの対応が難しいことから、全員を４月１日に契約開始日を統一するように調整しております。
それで２月の段階で次回の契約更新について個別に話す時間を設けその時に労働契約書を渡し提出させるようにしております。

孔雀姫さん 返信ありがとうございます。
やはり他の企業さんも苦労されてるんですね。
弊社も従業員が７００名近くいるため、書類の配布に苦労します。
孔雀姫さんが言われるようにその部署で分けてもらう方法もありますが、雇入通知書（今は労働契約通知書かな？）などは個人の賃金など記載されているため、そのことを考慮して対象の方に渡していただけるか不安になります。（心配しすぎかな？）取りに来てもらうという手もありますが、工場が広いため悪い気が・・・（でも強気で行こうかな）
またいい案がありましたら教えてください。

オレンジｃｕｂｅさん　返信ありがとうございます。
弊社でも契約開始日を統一していますが、個別に呼び出し対応するといったことはしたことがないため、なるほどと思いました。
ただ個別対応する時間をとれるかなといったところです。