長電話使用によるロス

長電話使用によるロス

atc-117955

column:column_misc:column_management

2010-11-02

★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★ ２０１０年１１月１日発行　第１・３週月曜日発行 メールマガン：経営のパートナー　ＶＯＬ４ ＜経営学で企業を再生する＞ 【E-mail】tate@agate.plala.or.jp 【HP】http://www9.plala.or.jp/keiei-techno/ ★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★ ■ＣＯＮＴＥＮＴＳ■ ＶＯＬ４．コスト・ダウン 営業段階でのコスト・ダウン ●長電話使用によるロス ●閑話休題「事務能率を上げる方法」 ★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★ 営業段階でのコスト・ダウン ●長電話使用によるロス 　電話は、コミュニケーションにとって、最も手っ取り早い手段ともいえま す。個人にとっても、企業にとっても欠かすことはできないものといえます。 　特に営業部門における電話の利用は、他部門と比較するとその回数は非常 に多いといっても過言ではありません。 　電話は、料金以外のムダも発生させますから、長電話は禁物です。たとえ ば、急用の場合でも、電話をかけている人の話が終わるまで待っていなけれ ばなりません。また、電話をかけたい人も、なかなか空かないのでイライラ しながら待つことになれます。さらに、通話中に大声で話をすることが耳ざ わりになって仕事のペースが落ちたりします。 　会社において電話をかけたりする回数などの実態を把握することは、大変 難しくデータもありませんが、ちなみに主婦が電話をかけるデータがありま す。 　それはＮＴＴの調査ですが、主婦が電話をかける週平均の回数は７・６回 です。平均通話時間は１３分３０秒、最長記録は市内通話で８時間１５分、 市外通話で３時間となっています。 　また、１世帯当り１日の電報電話料は１５３円、年間支出は５５、８２９ 円です。なお、郵便支出は４、８６７円となっています。 　各企業の実態はどうでしょうか。電話というものは、放任すれば通話回数 も増え、その上通話時間も長くなるものです。必要なときは大いに使うべき ですが、それ以外のときは料金のロスを避けるようにしなければなりません。 　たとえば、東京から大阪といった県外への３分間の電話基本料金は、高い ところで８０円、安いところで２０円となっています。これに通話時間や従 業員数などを考慮すれば、相当な金額になるはずです。 　ファクシミリー通信料は、Ａ４原稿１枚当りの目安として３０秒くらいで １０円です。２枚送信したとしても２０円です。 　では、電話を使う時間の節約法について述べることにします。ちょつとし た方法で相当な金額を節約することができます。 １．緊急を要する用件以外は、長距離電話をかけない。 ２．ファクシミリーで済む用件は、大いにこれを利用する。 ３．用件が非常に長く、しかも緊急を要しない場合は郵便を、また、簡単な 用件については電報を利用する。 ４．通話は、できる限り３分以内に済ませるようにする。長くても６分以内 にする。そのためには、砂時計を持たせるようにしてもよい。 ５．長距離電話については、通話先と通話料金を一覧表にして利用者に配布 する。 ６．市外電話を使用した場合は、定められた帳票に用件、使用者名、相手先、 使用時刻などを記入し、上司に提出する。 ７．上司は、毎月１万円以上の通話をした人の名前と通話料金をまとめ、そ の節約法について話し合うようにする。 ８．電話をかける相手の状況（外出したり、忙しかったりする時刻）を記録 しておいて、最も都合のよい時間に通話する。 ９．電話をかける場合は、通話する内容をあらかじめ準備しておくようにする。 １０．不要な話はせず、言わんとすることを簡単明瞭に伝えるようにする。 　時間は、二度とくり返すことのできない貴重なものです。通話料金の節約 法は、やり直しもできますが、時間はそれができないのです。したがって常 にどれだけ使いすぎたか、節約すべきものは何であるのかを反省して、是正 していくようにしなければなりません。 ★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★ 閑話休題「事務能率を上げる方法」 　事務とは、組織体本来の目的を達成するために行われる各種の活動に秩序 と統制を与える仕事です。つまり協同の目的を達成するために集団活動を行 う場合には必ず組織ができます。 　この組織の中で各構成員が作業とか販売とかいう業務を個々に分担するわ けですが、これを管理統制することが必要となります。そのための業務を事 務管理といいます。 　事務管理は、次の２点で経営管理に大きい貢献をもたらします。一つは経 営の利益改善のため、二つには経営の生産性向上のために、決定的な役割を 果たすものであるからです。 　ところで事務能率を上げるためには、多くの工場で取上げられている能率 増進法が、そのまま、オフィスでも適用できるのです。 　事務能率を上げ、また、部下の能率を上げさせるためには、大体５つの方 法があります。 １．各事務員の仕事が、スムースにいくように手配すること 　１つでも障害になるものがないかと、一生懸命探し出すことです。１つで も障害が出てくると、全体の能率が６０％は下がってくることが実証されて います。 ２．各事務作業別の経費を決めること 　この仕事をやるのに１人の人間で何時間かかるかを出します。そうすると、 １日あるいは１週間当りのコストが出てきます。できるだけ高くつく仕事は 排除するようにしていき、特別経費がどんな理由でかかったかを、はつきり させておくことが肝要です。 　そして、仕事の最初から、全事務を見わたせるようにしておき、販売報告 はどうか、バランスシートはどうか、計算報告はどうか、ファイリングはど うなっているかを、一目瞭然となるようにしておくことです。 ３．毎日の事務報告に必要なものは、いつも机上にあるようにしておくこと 　もし、これをしまいこんで忘れてしまったら、事務能率はそれだけで、ゼ ロになってしまいます。 ４．人間能力の基準をつくること 　1つの事務作業で行われる仕事の量を測っておき、それをいくつか集めてい って、甘くも辛くもない現実の基準をつくっておくようにします。 　それから、グループ別の仕事の能率を測っておき、絶えずこれと比較検討 す るようにします。 　基準の決め方としては、 ●ストップウオッチによる方法 ●過去の実績を例にする方法 などが挙げられます。 ５．各人の全能力を出させる方法を奨励すること 　働きやすい場所を提供していくことも1つの方法だし、新しい機械を備え るのもよいでしょう。しかし、ここで一番大切なのは、上司の人の使い方 です。 　いままで述べた方法を十分に検討して実行していくと、事務の不能率、 重複、混乱は大幅に減少するはずです。 　もちろん、この方法は何人かの人をも使う立場にたって考えられたもので すが、使われる側にたっている場合でも、十分に参考になる方法です。 ■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■ ◆生産方式・セル生産方式へ移行したい ◆在庫品を削減したい ◆製品開発業務の期間を短縮したい ◆人的セールス活動を強化したい ◆事業の再構築を図りたい ◆目標管理の導入・定着を図りたい ◆人事評価制度をつくりあげたい ◆コスト・ダウンを図りたい 「経営テクノ研究所」にご相談ください。 【HP】http://www9.plala.or.jp/keiei-techno/ 【お問合せ】tate@agate.plala.or.jp 【発行元】経営テクノ研究所 　　　　　〒１１０－０００８東京都台東区池之端１－４－２９　 　　　　　ライオンズマンション池之端３０５ 　　　　　ＴＥＬ＆ＦＡＸ：０３－５９１３－９１９７ 【発行責任者】経営テクノ研究所　所長　舘　義之 【事業内容】コンサルティング・企業内研修・講演会・執筆 ■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■