労務帳簿のExcel管理、あとで困らない3つの原則

労務管理のクラウド化が進んでいますが、賃金台帳や勤怠記録をExcelで管理している会社も少なくありません。

私は社会保険労務士として労務に関わる一方、IT企業でエンジニアとして業務システムの開発にも携わっています。その立場から見ると、問題はExcelを使うこと自体ではありません。問題になりやすいのは、担当者の記憶に依存し、変更や確認に耐えにくい形で作られていることです。

賃金台帳、労働者名簿のほか、出勤簿やタイムカードなどの労働時間に関する記録には、法律上の保存義務があります。保存期間は本則では5年ですが、経過措置により当分の間は3年とされています。書類によって起算日が異なる点にも注意が必要です。

Excelで管理する場合、少なくとも次の3点を決めておくと、日常の確認も、将来のシステム移行も楽になります。

1. 1つの表には、1種類のデータを持たせる

避けたいのは、1枚のシートに勤怠、有給休暇の残日数、人事上のメモ、給与計算の途中結果まで詰め込む運用です。

複数の目的が混在すると、どの項目を誰が更新するのかが分かりにくくなります。また、勤怠だけを現場の管理者に確認してもらいたくても、同じ表に給与や人事情報が入っていれば、そのまま共有することはできません。

一方で、何でも別ファイルに分ければよいわけでもありません。同じ氏名や入社日を複数のファイルに手入力していると、片方だけが更新されて食い違います。

システムを設計するときは、元になるデータをできるだけ一元化し、必要な帳票からそれを参照する形を考えます。Excelでも同じで、「社員情報」「勤怠実績」「賃金の記録」のように表の役割を分けたうえで、社員番号のような共通の識別子でつなぐと、重複入力と不一致を減らせます。

もう一点。元データは「1行に1人・1日分」「1列に1項目」という単純な形にしておいてください。結合セルや複数段の見出しは、見た目には親切ですが、集計とシステム移行では扱いにくくなります。

2. 入力値、計算結果、確定値を区別する

人が入力するセルと、数式が入っているセルが同じ見た目だと、数式を上書きしても気づけません。実際、合わない数字を追いかけたら、数か月前に誰かが数式の上に直接入力していた、という場面は珍しくありません。

入力用の範囲と集計用の範囲を分け、数式のセルは保護する。入力できる値はプルダウンや入力規則で制限する。この程度の設定でも、誤入力はかなり減ります。

そしてもう一段あります。給与計算に使った後の数値は、「確定済み」として区別できる状態にしておくことです。作業中の数値が後から書き換わると、「実際にどの記録にもとづいて給与を計算したのか」を後で説明できなくなります。

ファイルの色分けだけに頼らず、入力者・確認者・確定日・対象期間を記録しておくと、担当者が交代した後も経緯を追えます。

3. 確定版の場所と保存方法を決める

賃金台帳_最新.xlsx、賃金台帳_最新_修正版.xlsx、賃金台帳_最終確定.xlsx——こうしたファイルが並ぶと、どれが会社として確定した記録なのか分からなくなります。

ファイル名で最新版を判断するのをやめて、確定版を置く場所・確定できる人・確定後に修正する場合の手順を決めてください。作業用ファイルと確定後のファイルを分け、保存期間中に誤って削除・上書きされないよう、アクセス権限とバックアップも設定します。

なお、労務関係の書類をパソコン上で保存する場合には、法定の事項を画面に表示し印字できること、労働基準監督官の臨検時などに直ちに内容を明らかにして提出できること、誤って消去されず長期間保存できること、が求められます。

つまり「決めたフォルダに置く」だけでは足りません。必要なときに開けるか、印刷できるか、バックアップから戻せるかまで確認しておく必要があります。

そして、これはクラウドへ移る予定がある会社ほど、先にやっておくべきです。

労務システムへの移行では、どのファイルを取り込むかだけでなく、どの値を正しいものとして扱うかを決める作業が発生します。

同じ社員が表ごとに違う表記になっていたり、手入力した値と計算結果が混ざっていたりすると、移行の前にその確認から始めることになります。逆に、表の役割と項目の意味、確定版の所在がはっきりしていれば、移行対象を整理しやすくなります。

Excel運用を整えることは、クラウド化までの一時しのぎではありません。将来どのシステムを選ぶとしても、その土台になるデータを整える作業です。

4. おわりに

まず確認したいのは、次の3点です。

・1つの表に、異なる目的のデータが混ざっていないか
・入力値・計算結果・確定値を区別できるか
・確定版の保存場所・権限・バックアップが決まっているか

労務の記録は、作成した担当者が異動や退職をした後も、会社として読み取り、説明できなければならない種類のものです。

いま使っているExcelを開いて、「別の担当者が見て、どこに何があり、どれが確定した記録か分かるか」という視点で確認してみてください。