（第８話）会議の効率化を推進せよ！

（第８話）会議の効率化を推進せよ！

atc-22959

column:column_misc:column_management

2007-06-04

★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★ 　　　　　　　　　　　シリーズ「コスト対応力とコンピテンシー！」 　　　　　　　　＜第１６９回＞［（第８話）会議の効率化を推進せよ！］ ★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★ 今話題の「会社を救うコンピテンシー」とは何かとコンピテンシーの導入の必要 性について、分かりやすく解説します。今回のシリーズでは「コスト対応力とコ ンピテンシー！」と題して様々な角度から鋭く分析した良質の記事を紹介してい きます。きっとお役に立てると思います。中小企業の経営者の方、管理者の方、 人事担当者の方に是非ともお読みいただきたいと思います。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 今回のメニュー 【１】心に刻んでおきたい言葉 【２】メルマガ本論「会議の効率化を推進せよ！」 【３】コンピテンシーを自己チェックする 【４】今日のポイント 【５】編集後記 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 　会議が仕事になっている会社や職場は多いです。まるで国会中継の様相を呈し ます。堂々巡り、今日の議題に関係のない話が飛び出し、しかも結論が出ない、 はては残業時間に延長戦というのもあって・・・。 　コンサルを依頼された会社で会議を傍聴させてもらうとその会社の企業文化と レベルがよく分かります。 【１】心に刻んでおきたい言葉 *********************************************************************** 会議が多すぎるのは、職制や組織に欠陥があることを示している。 　　　　　　　Ｐ・Ｆ・ドラッカー *********************************************************************** 【２】メルマガ本論 ［（第８話）会議の効率化を推進せよ！］ ＩＴ化が進み、社内での情報のやり取りは、多くの場合ｅメールを活用するよう になりました。ノーツやサイボウズなどのグループウエアソフトを使って情報の 共有化を進めている会社も多くなっています。単なる共有化ではなくて、意見を 書き込んだり回答をしたり、それらの情報もパスワードを与えられた人は自由に 閲覧できます。グループ会社間の会議にはテレビ会議システムを導入している会 社もあります。勿論、会議でも分厚い資料をいちいち配布せず、パソコン画面や プロジェクターの画面を見ながら効率よく進められる環境が整ってきています。 しかし、前述の様子は先進企業であって、まだまだ多くの会社では、会議やミー ティングに莫大な時間を費やしています。 １．会議の型！ 関係者が一堂に会して顔を見合わせながら進める会議は、相手の表情がわかり、 言葉では書き足りないこと、文言のニュアンスの違いによる誤解を回避できる利 点があるから有意義です。 認識しなければならないのは、会議の目的・趣旨をよく理解し、効率よく進めな ければ会議に莫大なコストが掛かるということです。例えば年収800万円の社員 が１０人集まって会議をすれば、「１時間／一人」のコストは約4,200円、１０ 人ですから１時間の会議コストは42,000円です。２時間、３時間と会議が長引け ば莫大です。 （１）伝達会議 管理者やリーダーが参加者に知識や情報を伝達することが主な目的の会議です。 質疑応答はありますが、どちらかといえば管理者やリーダーが伝達役で参加者は 聞き役です。 多くの会社では朝礼をやっています。これも一種の伝達会議です。ご丁寧に昼礼、 夕礼までやっている職場もあるくらいです。 （２）討議会議 参加者の知識、経験に基づいたさまざまな意見、考え、アイディアを積極的に交 換する会議で、いくつかの型があります。 ア．問題解決会議 参加者が与えられた課題や問題を解決するために意見、考え、アイディアを出し 合い、原因を究明し、対策案を決定し、それを実行して効果を上げていくための 会議です。 意見、考え、アイディアを出す段階では「ブレーン・ストーミング」の手法が活 用される場合もあります。ブレーン・ストーミングは直訳すれば“脳みその嵐” ということになりますが、自由闊達に意見を出し合い、集約して絞込み、アクシ ョンプランにもっていきます。リーダー、書記を決め、発表まで求められる場合 は発表者も自薦・他薦で決めます。 このような会議は、教育的効果も大きく、積極果敢なやる気社員が育ち、問題解 決力がグーンとアップしますから意義があります。 イ．探求会議 一つの課題・問題について参加者から多くの情報や意見を求め、方向性を決める 会議です。例えば、ここ半年間に受けた顧客からのクレームを分類し、原因を究 明し、商品・サービスを改良しよう、あるいは新商品・サービスに反映させよう という強い意図の下に行う会議ですから意義があります。 工場災害、繰り返される品質不良、将来有望な若手が会社を辞めていくなどの課 題・問題の原因究明にも有効ですね。 ウ．誘導会議 管理者やリーダーは、一応結論は持っているのですが、それを発表せずに参加者 から積極的な意見、考え、アイディアを求め、今ある結論と同じもの、あるいは もっとよい結論に到達させるように誘導する会議です。指導会議と言ってもいい ですね。 そのことにより実践の段階で部下やメンバーの参画意識が働き、参加者のモチベ ーションが高揚して、大きな成果に貢献できることが期待できるわけです。指示 ・命令されてその通りやるだけでは、“やらされ”仕事になってしまいモチベー ションも上がりにくいですから、このような仕掛けは有効です。 ２．会議の原点 国会中継を聞いていて、腹立たしくなるのは私だけではないでしょう。あれ式の 会議をもし会社でやっていたら、間違いなく倒産ですね。次の項目が当てはまる ようであれば、即刻是正することをお勧めします。 ◆回議・・・責任をたらい回しにする会議 ◆怪議・・・怪しい意見がまかり通る会議（人相が悪くて声のでかい人の意見） ◆改議・・・会議をあとでやり直す会議 ◆壊議・・・別にどうでもいい会議（特定の人の独演会的会議など） ◆貝議・・・貝のように口を閉ざして発言しない会議（お通夜会議） ◆悔議・・・出るんじゃなかったと後悔する会議 読者の皆様の会社では上記に類する会議は行われていないでしょうか。あるいは、 思わず噴出した人もいるのではないでしょうか。 【３】コンピテンシーを自己チェックする 「リーダーシップ力」なるコンピテンシーの現状レベルをチェックしてみること は有効です。 ＜行動基準の例＞ 私が話すことの目的・趣旨を部下やメンバーによく理解させ、共感と支持を得る ようにリードしてきた。 ＜正に当てはまる＞、＜どちらかといえば当てはまる＞、＜どちらかといえば当 てはまらない＞、＜全く当てはまらない＞　←　どれに印が付きますか。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 会議の運営に限らず、管理者やリーダーには強いリーダーシップ力が求められま す。リーダーシップ力がないと職場も会議も羅針盤のない船が太平洋を航海して いるようなもので、どこに行き着くのか分からなくなってしまいます。 あなたはどれに印が付きましたか。もし＜正に当てはまる＞に印が付いたなら、 あなたの「リーダーシップ力」なるコンピテンシーは磨かれているから、部下や メンバーの意思統一ができ、その結果大きな成果に貢献してきたに違いないので す。 ＜正に当てはまる＞以外に印が付いた人は「リーダーシップ力」なるコンピテン シーを磨く必要があるのです。 【４】今日のポイント （１）ｅメールやグループウエアなる情報共有化のツールが発達してきてはいる 　　　が、やはり対面的会議は表情が見え、誤解の回避という点からも必要。 （２）会議は結構なコストがかかっているとの認識に立ち、会議の効率化を考え 　　　る必要がある。 【５】編集後記 キヤノンでは「ワイガヤ会議」が活性化の源泉になっているといいます。わいわ いがやがや言いながら次々意見、考え、アイディアを出し合うのでお互いに切磋 琢磨されます。その結果「仕事のできる人の集団」が形成されていきます。 「立ちんぼ」会議で効率化を図っている会社があります。私もサラリーマン現役 時代に経験がありますが、意見が活発で、結論が出やすく、短時間で終了できま す。立ってやるから疲れる、早く結論を出して終わりにしたい、この心理が働く からです。是非試してみて下さい。 ＝長文を最後までお読みいただきましてありがとうございます。＝ *********************************************************************** 発行責任者：さいたま市中央区上落合８丁目１－２０－３０４ 　　　　　　 　彩愛コンサルピア代表　下山明央 この記事に関するご感想、ご意見はこちらから　3223898301@jcom.home.ne.jp 彩愛コンサルピアのＨＰは、 こちらから　http://members.jcom.home.ne.jp/3223898301/ （協）さいたま総合研究所のＨＰはこちらから　http://www.ss-net.com ***********************************************************************