取締役会議事録

原則として取締役会の書面開催（決議）は認められていません。
一定の条件を満たした場合、書面での決議が可能となります。会社法では緊急の場合に限定はしていませんが、通常は緊急に決議しなくてはいけない事項が発生し、取締役が集まっての開催がすぐに無理な場合に書面決議を行うことがほとんどだと思います。

決議事項がないのになぜ書面開催をする必要があるのでしょうか？
報告事項のみなのだと思いますが、それならメールなどで取締役に配信するだけでいいのでは？

会社法第３７０条
（取締役会の決議の省略）
第三百七十条 　取締役会設置会社は、取締役が取締役会の決議の目的である事項について提案をした場合において、当該提案につき取締役（当該事項について議決に加わることができるものに限る。）の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたとき（監査役設置会社にあっては、監査役が当該提案について異議を述べたときを除く。）は、当該提案を可決する旨の取締役会の決議があったものとみなす旨を定款で定めることができる。

トライトンさん，ありがとうございます。
もう少し丁寧に書くべきだったと反省しています。実際のところはメール等で取締役に配信するだけしか行っていないのですが，そのような場合において，議事録は作成する必要があるのでしょうか？というのが質問の意図でした。申し訳ございません。メールを配信したということをメモ程度に残すだけで良いのか，対応を考えあぐねていました。
追加でコメントを頂戴出来ればありがたいです。
よろしくお願い致します。

メールで情報を配信することは時々あるのだと思います。それを取締役会を書面開催したと議事録に残すのは必要ないと思います。私も過去に取締役会、監査役会にの事務局をしていた経験から、自分でしたら、事務局として配信した内容を単に後で見やすいように記録に残しておくことで十分だと思います。

Pennさん、こんにちは。

　すでに回答が寄せられていますが、私からも補足させていただきます。

　会社法では報告の省略も認められています（第372条第1項）。ただし、3ヶ月に1回以上の職務執行の状況報告はダメだとされていますが。

　従って、利益相反取引や他の一般報告事項などは、書面または電磁的記録により通知することで報告を省略することができます。現に当社では何度か実施したこともありますよ。

　なお、決議の省略については定款の規定が必要ですが、報告の省略についてはそれはありません。また、この場合でもみなし議事録の作成は必要です。

　以下に、取締役会の書面開催に関する説明が掲載されている大和総研のサイトを紹介しておきます。決議の省略が中心ですが、後半に報告事項についても触れられています。
　http://www.dir.co.jp/souken/research/report/law-research/commercial/06022102commercia.pdf

トライトンさん，トラきちさん，ご丁寧にご回答をいただきましてありがとうございました。非常に参考になりました。ご指摘いただきましたことを参考に，対応したいと思います。