代表印の捺印プロセス承認について

ぶれっかーず　さん

こんにちは

私は長年多くの大手企業基幹業務の職責を検討し、コンサルしてきました。経験から実施までの手順をざっくりと記述致しますので参考になれば

尚、前提は事業部制にしろ、一元化決済にしろ、連結にしろ最終的にはその責は代表である社長にあることを頭に入れてきました。

１．貴社を中心にした取引先、銀行、仕入先、提携先との間での取引とやりとりを矢印線形で作図します。
この時注意していることは、書の名称です。例えば「受注書」だけではどちらが作成したか不明で後の作業に混乱させますので、（控え）とかをも記述する標準化を示してます。

以降、内部作業に於けます書の流れと係る職責の現状分析表の作成手順は次のとおりです。

１．現在の組織体系を課、係りまで下ろした表を作成しそれらを階層を伴って横軸または縦軸に設定します。

２．部課署でも作業場が複数の建物等で分かれていたり、複合の部課署は分けて記載します。

３．その隣または下段に、例えば経理規定に書に対する作業が担当で分かれていれば、更に階層を深めて記述致します。

４．１．～３．の横軸または縦軸が出来ましたら、他方軸を大きく２つに分けます。（外部会社等との流れを汲む書と内部文書です。）

５．更にそれの業務別におのおのを分けます。
　例。受注管理、発注管理、販売管理、仕入管理、・・

６．次に時系列（締日等も考慮して）で書の名前を記述します。

７．このマトリスク表に線形と関係担当には記述するだけの意味ある印、承認の印、最終承認の印を記述します。

可也大きな表になりますし、Ａ３に印刷しましても可也のページにはなります。

次に運用改善点を検討に入ります。
入りますときは、必ず、全てを否定し、何ゆえにそれが正しいのかと言う考えから始まります。そして、その妥当性を検討し、改善点を導きだします。

尚、改善点意見は最初は取り込んで検討しますが、実現性とその影響及びその対応策検討は必須としてきました。

法的にどうかと言う書は内部文書や外部文書に結構あります。

それは、文書によって異なってきますので、どのような文書で検印をどのようにしようとされているかと言う質問をあげて頂ければ、私のみならず他ご回答者も協力できると思います。

はじめまして。

貴社では「印章取扱」に伴う規程等の整備はされていらっしゃいますか？
捺印・押印効率化の是非については、いろいろな場で議論されていますが、どこまでいっても最終的には企業ごとの文化や契約当事者同士の合意で定めるべきものであり、契約上の“法的”効力だけでいえば、一部の行政手続き上指定されたもの以外、押印の有無や押印自体が内部統制上のプロセスを踏んでいたか否か等は関係なく、既にご回答あるとおりその効力は全て代表者に帰属します。（法務実務としては、契約上問題が生じたときに当該契約書の有効無効の立証に際して、押印の有無が関係してくるものと考えてください）
今回のような社内手続き上の効率化でいえば、予め規程等でその範囲（代表者の決裁無くとも押印できる範囲）を定めることから始めるのが宜しいかと存じます。このときリスクヘッジとして、契約締結の権限と押印処理の職責権限を別にする（例えば押印作業は担当役員又は主管部長等に委譲する）、代表印を複数調製し単なる職印としての代表印と法的効力を持つ実印としての代表印を使い分ける、などもあわせて検討されることをおすすめします。

ご参考まで。