取締役会への電話会議参加

こんにちは、遅ればせながら経験から回答です。

> 取締役会に取締役が電話会議で参加する場合、
> 「・・・なお、取締役○○○○は●●支店から電話会議システムにより参加した。」などと記載すればよいかと思いますが、移動中の参加は可能なのでしょうか。


社内の議事録でしょうか、それとも登記用に添付するものでしょうか？

当社の場合は、海外からのテレビ会議等の参加では、出席者の部分に（テレビ会議にて）などと書きます。
登記用の資料では煩雑になるので、書いていません。

＞移動中の参加は可能か
質問の意図が判りません。　技術的な問題ならば、システムによります。　飛行機からでも高価ですが可能ですし、新幹線でもタクシーでも可能です。（周りの迷惑や、守秘の問題は別、トンネル内や山間部は通話不可能）

会議録としては、参加の事実があれば、手段は　あまり大きな問題では無いと思います。ですから、当社では電話やテレビ会議経由という事は書かない場合もあります。

＞外資社員さん
ご回答ありがとうございます。
意図が伝わらなかったようですみません。
平成14年12月18日付法務省民商事第3045号民事局民商課長通知により、電話会議の要件は、「出席取締役が一堂に会するのと同等の相互に充分な議論を行うことができる」こととされ、これにより出席と認められる。ただし、この場合、議事録にその旨の記載が必要とされる。という運用となっていますので、電波の途切れる可能性のある移動時が「適宜的確」と認められるのかという確認でした。
今回は登記用の議事録ではないためあえて書かずに済まそうと考えます。
ありがとうございました。

houmukaさん

> 平成14年12月18日付法務省民商事第3045号民事局民商課長通知により、電話会議の要件は、「出席取締役が一堂に会するのと同等の相互に充分な議論を行うことができる」こと

なるほど、ご懸念の点が良く判りました。
また、関連通達のご教示　参考になりました。

技術面で言えば、現代の電話はデジタル化しているので、万一の瞬間的な電波の途切れがあっても、内部バッファや、他の周波数帯により補完されます。　ですから、音声の品質が落ちることがあっても、途切れることは　トンネルや山間部に移動しない限りは無いと思います。
テレビ会議の場合は、帯域が更に広いので、画像を諦めれば音声は途切れることはありません。
重要な会議では、電話回線の多重化や、スカイプ等の併用、または電話会議用のサービス（専用機が無くても、複数で同時参加が可能）でも可能です。（ネットワークを利用して、
移動時が外出先でもＰＣ画面の共有も可能です）
これらによって、確実な参加が可能と思いますので、もしご懸念があれば、そのような方法を検討されれば良いと思います。

一方で、会議に実態として出席しても、寝ていたり、他の事を考える人もいますし（笑）、トイレや緊急の電話で中座する人もいるはずです。

結論としては、会議の中で長時間の切断がおきない限り、議事参加への影響は無いと思います。短時間の切断があっても議長が補完することは可能です。
　ですから、会議の結果から見て問題が無ければ、「適宜的確」と認めて良いと思います。
当社では、その点は議長が判断しています。
電話に限らず、中断が長い場合には、途中退出や、その旨も記録しています。

外資社員さん

ご返信ありがとうございます。
他社の会議体の様子を知ることはないので、大変参考になります。
途中退出の記録もされているのですね。当社も検討します。
各人の参加状況を議長に把握させ、判断させようと考えます。
ありがとうございました。