役員規定について

はじめまして。

貴社の構成（会社規模、取締役会又は委員会設置会なのか等々）が判然としませんのであくまで一般論での回答となります。

まず第一に、「役員規程」なるものについての労働基準監督署等への届出義務はありません。（なぜなら、役員は労働者ではありませんので・・・）但し、役員（取締役、監査役）の定義や義務については会社法によって定めがありますので、仮に社長が独善的に作成したものであっても、最低限会社法に抵触する箇所に関しては無効となります。
その他のご質問については、貴社における役員就任するに当たってのプロセスや規程承認上のプロセスにもよりますので簡単には回答できません。（事項によっては、当然株主総会や取締役会での決議事項となるものもありますがこれらは会社法の定めが適用されます）

いずれにしても、よくわからない状態で作成するのであれば弁護士か司法書士事務所にお願いするのが良いでしょう。（会社法については社労士の守備範囲外です）

以上、ご参考まで。