社員の立替精算

> 社員5名ほどの会社で経理を担当しています。
> ほとんど経理の経験がなく、まわりに聞く人もいません。
> 社員の立替精算について教えてください。
>
>
> １．数ヶ月前の立替精算を提出する社員がいます。
> 　　精算は請求があった時に現金で渡しています。
> 　　立替精算の期限は設けてませんが、なるべく末締めでお願いしてます。
> 　　貯めずに出してもらうのにはどうしたらいいですか？
> 　　先月は決算だったのですが、大丈夫でしょうか？
> 　　そして、こちらの立場から数十枚の領収書を出されるとイラッとしてしまいます。
> 　　
>
> 　　
> ２．個人のETCカードを使用の場合、ETC利用明細書をつけてもらったりしてます。
> 　　ETC利用明細書がないときは清算書を書いてもらってます。
> 　　利用区間の記入が無く、金額しか記入されてません。
> 　　清算書としては大丈夫でしょうか？
>
>
> 　　よろしくお願いします。
>

こんばんわ。
厳密に考えると数か月は「アウト」でしょう。資金管理ができていないことになります。社内ルールが必要です。出張や長期不在等も含めて立替清算は１か月以内で１か月を超えると自己負担とするとか、長期不在時は定期的に清算書を会社へ送付するとか、出社後３日以内とか何らかの決め事が必要です。
ETCも同様に明細がなければ会社として支払うことはできないとするルールが必要です。紛失時は利用区間と時間・・午前OR午後等・・と金額は記載、時間はまあスルーでも区間は必須でしょう。何もなく会社が支払うのは個人利用か事業利用かの判断もできなくなります。
ちょっと厳しいようですが会社のお金であり個人の財布ではありませんのでそのあたりは上司・・社長・・ともよく相談されてはどうでしょう。
とりあえず。

> > 社員5名ほどの会社で経理を担当しています。
> > ほとんど経理の経験がなく、まわりに聞く人もいません。
> > 社員の立替精算について教えてください。
> >
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> > １．数ヶ月前の立替精算を提出する社員がいます。
> > 　　精算は請求があった時に現金で渡しています。
> > 　　立替精算の期限は設けてませんが、なるべく末締めでお願いしてます。
> > 　　貯めずに出してもらうのにはどうしたらいいですか？
> > 　　先月は決算だったのですが、大丈夫でしょうか？
> > 　　そして、こちらの立場から数十枚の領収書を出されるとイラッとしてしまいます。
> > 　　
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> > ２．個人のETCカードを使用の場合、ETC利用明細書をつけてもらったりしてます。
> > 　　ETC利用明細書がないときは清算書を書いてもらってます。
> > 　　利用区間の記入が無く、金額しか記入されてません。
> > 　　清算書としては大丈夫でしょうか？
> >
> >
> > 　　よろしくお願いします。
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> こんばんわ。
> 厳密に考えると数か月は「アウト」でしょう。資金管理ができていないことになります。社内ルールが必要です。出張や長期不在等も含めて立替清算は１か月以内で１か月を超えると自己負担とするとか、長期不在時は定期的に清算書を会社へ送付するとか、出社後３日以内とか何らかの決め事が必要です。
> ETCも同様に明細がなければ会社として支払うことはできないとするルールが必要です。紛失時は利用区間と時間・・午前OR午後等・・と金額は記載、時間はまあスルーでも区間は必須でしょう。何もなく会社が支払うのは個人利用か事業利用かの判断もできなくなります。
> ちょっと厳しいようですが会社のお金であり個人の財布ではありませんのでそのあたりは上司・・社長・・ともよく相談されてはどうでしょう。
> とりあえず。

回答ありがとうございます。
早速、社長に相談します。

こんばんわ。
初めまして。
自分もこの内容はアウトだと思います。数ヶ月前はありえないと思います。仕組みの変更を上席にお願いするのをお勧めします。
自分も始めたばっかりですが・・・。
精算は月次を締め終わる前までに処理しなければいけないと思います。
月末までに精算できなく、月をまたいでしまいそうな場合は正確な領収金額の証拠書類を含め、把握して利用月の月次の締めが終わる前に未払金等の科目で計上し、月をまたいでから未払金を精算するような仕組みが良いのではないでしょうか？。
若しくは債務未確定勘定？。でも、当てはまらないかな？。

ＥＴＣだけではなく各交通機関の利用については利用区間及び金額を表記してもらい、それを自分で小口・経理担当者が確認する仕組みがよいと思います。
また、ＥＴＣなら照会サービスがございますので、月１回以上履歴の確認、電車系の電子マネーカードならカードリーダーを用いて履歴の確認を１０日に一回ペースで行うのが良いのではないでしょうか？。カードリーダーは電気量販店等で販売しています。
周りからすれば厳しいかもしれないけど確実な管理は必要だと思います。

自分もまだ始めたばかりですが・・・。

> > > 社員5名ほどの会社で経理を担当しています。
> > > ほとんど経理の経験がなく、まわりに聞く人もいません。
> > > 社員の立替精算について教えてください。
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> > > １．数ヶ月前の立替精算を提出する社員がいます。
> > > 　　精算は請求があった時に現金で渡しています。
> > > 　　立替精算の期限は設けてませんが、なるべく末締めでお願いしてます。
> > > 　　貯めずに出してもらうのにはどうしたらいいですか？
> > > 　　先月は決算だったのですが、大丈夫でしょうか？
> > > 　　そして、こちらの立場から数十枚の領収書を出されるとイラッとしてしまいます。
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> > > ２．個人のETCカードを使用の場合、ETC利用明細書をつけてもらったりしてます。
> > > 　　ETC利用明細書がないときは清算書を書いてもらってます。
> > > 　　利用区間の記入が無く、金額しか記入されてません。
> > > 　　清算書としては大丈夫でしょうか？
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> > > 　　よろしくお願いします。
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> > こんばんわ。
> > 厳密に考えると数か月は「アウト」でしょう。資金管理ができていないことになります。社内ルールが必要です。出張や長期不在等も含めて立替清算は１か月以内で１か月を超えると自己負担とするとか、長期不在時は定期的に清算書を会社へ送付するとか、出社後３日以内とか何らかの決め事が必要です。
> > ETCも同様に明細がなければ会社として支払うことはできないとするルールが必要です。紛失時は利用区間と時間・・午前OR午後等・・と金額は記載、時間はまあスルーでも区間は必須でしょう。何もなく会社が支払うのは個人利用か事業利用かの判断もできなくなります。
> > ちょっと厳しいようですが会社のお金であり個人の財布ではありませんのでそのあたりは上司・・社長・・ともよく相談されてはどうでしょう。
> > とりあえず。
>
> 回答ありがとうございます。
> 早速、社長に相談します。

k-taro さん お疲れさんです

社員数5名ほどの会社では、経営者トップ人等からの立替、仮払い、貸付など生じることも多いと思います。
必要条件としては、前払い、立替、貸付などについて、その必数条件を定めておくべきでしょう。

専門家税理士さんＨｐです。
神戸市の税理士　藤本会計事務所
代表　税理士　藤本明子

神戸市の税理士－藤本会計事務所 > 資金繰り改善法 > 仮払金、立替金、貸付金をなくそう

貸借対照表の流動資産で、仮払金、立替金、貸付金などで使い道のはっきりしないものがあると、そこに資金が寝てしまっていることになります。

使い道のはっきりしないお金は経営者の公私混同から生じることが多いようです。
経営者が個人的に使った飲食代などを仮払金や立替金で処理し、それが精算されず毎年増えていくこともあります。

このような場合に、経営者が個人的に使った仮払金などが役員賞与に認定されて、余計な税金まで取られることもあります。

こんなことでは、資金繰りが悪くなるだけではなく、会社の経営基盤そのものが崩れてしまいます。
経営者への個人的な仮払金、立替金、貸付金などで、経営者が負担すべきものや、経営者から回収すべきものは、きっちりと回収しましょう。

また、精算すべき費用は早めに精算して費用化し、税金の負担を減らしましょう。

http://af-tax.jp/