取引保証金の取扱について

専門家ではないので、私見です。
実際の手続き等は、司法書士さんあたりに相談されるとよいでしょう。

取引契約に関する保証金ですので、その返還請求権の消滅時効（商事債権なら５年）も考慮すると、まず、その個人事業主さんとの取引契約を解除しないとなりません。取引契約が存在している以上、その事業主さんが実質死亡されていても、保証金のままで存続することになってしまいます。したがって、契約解除により保証金を返還しないでよくなる消滅時効にもっていかないとなりません（おそらく相続人による返還請求は無いと思われますが…）

＞当社では、個人事業主との契約においては、その代表者が故人となった場合、
法定相続人へ預っている保証金を返金し、契約を解約することが原則となっております。

代表者が故人となった場合には、無条件で契約解除し、その法定相続人に保証金を「無条件」で返還することになっているのでしょうか？
故人になったことの届け出、法定相続人の届け出、保証金の預かり証の返還等、何かしら返還に関する条件はありませんでしたか？

一般的な取引契約であれば、その契約を貴社側から解除できる理由を探さないとなりませんが…
通常、契約書には契約解除条項が記載されているはずです。本契約に違反した場合は、①「即時解除」、それに当たらない場合は②催告してからの契約解除、後は③契約期間満了による契約更新しない場合

一般的な取引契約書においては、代表者変更の無届や取り引先に対する信用失墜行為などは、即時解除条項の記載に引っ掛かりますので、①で行えるはずです。
契約解除ができれば、その次は、相手に対する契約解除の意志表示になります。ただ、相手が死亡しており、住所も不明の状態ですから、その意志表示の方法は裁判所による「公示送達」しかないでしょう。

そして、契約解除した後の返還すべき保証金を法務局へ供託することになります。
法務局へ供託しておいて、その後相続人等の債権者が現れなければ、消滅時効により供託金の返還請求を貴社が行います（供託金にも消滅時効があるので忘れずに）

後は、その保証金額によりますが、「もはや請求は無いだろう」ということにして、保証金を収入に計上してしまう方法。
後日の請求リスク（契約が残っている限り半永久か…）は存在するものの、その時には支払えばよい（一般的に保証金は無利息なので元金のみ。利息計算が発生するとすれば、返還すべき時からになるはずです）
税務署は、税金さえ支払えば、おそらく消滅時効の問題には関知しないと思われます。








> 個人事業主との特約店契約時に預った取引保証金の取扱についてお尋ねいたします。
>
> 30年ほど前に個人事業主との商品取引契約を締結し、取引にあたって当社で取引保証金を預り、商品取引を開始いたしました。
> 今回、その契約を解約するにあたって、代表者が既に20年前に亡くなっており、親族への連絡先もわからないため、この保証金と利息の返却先が不明となっております。
> この場合、預っている取引保証金はどのように処理をするのが正しいのでしょうか。
>
> 当社では、個人事業主との契約においては、その代表者が故人となった場合、
> 法定相続人へ預っている保証金を返金し、契約を解約することが原則となっております。
> しかし、今回は代表者がお亡くなりになって、20年という時間が経過しており、
> 店舗があった場所は駐車場となり、近隣の人に聞き取りをしても、わからない状況です。
> このような場合、預っている取引保証金とその利息はどのような取扱をするべきなのでしょうか。
>
> どうぞ、よろしくお願いいたします。
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> 当社では、個人事業主との契約においては、その代表者が故人となった場合、
> 法定相続人へ預っている保証金を返金し、契約を解約することが原則となっております。
> しかし、今回は代表者がお亡くなりになって、20年という時間が経過しており、
> 店舗があった場所は駐車場となり、近隣の人に聞き取りをしても、わからない状況です。
> このような場合、預っている取引保証金とその利息はどのような取扱をするべきなのでしょうか。


これについてのみ、投稿します。
単純に代表者が故人となった場合に保証金を返金し、契約を解除することになっていたとした場合。
何時、その代表者が亡くなったことを知ったのかが問題になるはずです。
そこに届け出義務が存在しないとなれば（裏を返せば貴社には定期的な確認義務が生じる）、貴社は２０年前にそのことを知っていたわけで、貴社のほうから何かしらのアクションを起こさなければならなかったはずです。
不法行為に基づけば、消滅時効（商事債権なら５年、一般なら１０年）でなく、保証金の返還とそれに対する利息も２０年分支払わなければならなくなるかもしれません。