追認の際の規程の書き方について

あまり、遡って承認を求めた記憶はないですね。
殆どが施行日前に承認を貰います。
ですから、理事会の日から施行という書き方をしたこともありません。
例えば、理事会が後になったとして、その日が１０月５日だったとすれば、１０月１日施行予定で承認を貰います（これも追認だと思います）
これからすることと、遡ってすることでは、微妙な問題が絡むこともあるからですね。

問題は、定款に「理事会の承認を（事前に）得る」ことが「追認」をも認めているか？ではないですか。
「事前に」となってれば、追認は想定されていません（承認を得た以降の施行日でしょう）
「事前に」がなければ、可能だと思います。
でも、９月３０日でないとならないというのは、おそらく決算期などの年度内処理を急ぐケースですよね…





> 規程の追認について、質問させていただきます。
>
> 職場で、「9月中にどうしても××規程を制定する必要がある。10月に開かれる理事会で、追認という形で××規程を承認するように」という指示がありました。
>
> 今まで、規程の施行日は、通常は「○○月○○日（理事会の日）から施行する。」
> 遡及適用するときは「○○月○○日（理事会の日）から施行し、○○月○○日（遡りたい日付）から適用する。」
> と書いていました。
>
> でも、今回は遡及適用ではなく「9月30日から施行する。」という書き方にする必要があるようなのです。
> 既に施行日が過ぎた規程について、理事会で（事後報告ではなく）承認を受けるというのは、問題ないのでしょうか？
>
> 職場には規程などについて詳しい人がいないので、規程の施行日の書き方などについても不安です。
> よろしくお願いいたします。
>

hitokoto2008さん、ご返信ありがとうございます。
すみません、理事会の日から施行するのではなくて、確かにたいてい理事会より後の日から施行にしていました。（たとえば、2月の理事会で規程の制定について承認を得て、2か月後の「4月1日から施行する。」とか）

10月5日の理事会で「10月1日から施行する。」という規程の承認を得ることもあるのですね。
その場合、理事会の議事録は「××規程を10月1日から施行することについて追認された。」などと書かれているのでしょうか？

>問題は、定款に「理事会の承認を（事前に）得る」ことが「追認」をも認めているか？ではないですか。
理事会の規程等を見てみますと、「理事会は、・・・重要な規程の制定改廃について審議・決定する。」となっています。
事前に得る必要があるか、追認を認めているかについては書かれていません。

ということは、あまりに遅い時期にならないのであれば、特に事後承認でもかまわないのでしょうか。

＞「理事会は、・・・重要な規程の制定改廃について審議・決定する。」

つまり、上程された議案の承認決議しかないわけです。
理事会も、理事のみなさんの都合が合わなくて、開催日をスムーズに決められないことは想定できます。ですから、「遡って」ということもかなりあるかもしれません。
大昔公益法人に勤務していたときは、「承認」という言葉に拘されていました。
「追認」、「黙示の合意」、「黙認」とか法的には使いますが、議事録にはすべて「承認された」としか書かないと思いますよ（役所の事務方は「追認」というのを嫌うはずです）
それも、満場一致の承認が原則です（笑）

＞その場合、理事会の議事録は「××規程を10月1日から施行することについて追認された。」などと書かれているのでしょうか？

資料説明として、９月３０日に遡る理由は延べますが、規程案資料そのものに、始めから○月○日施行（予定）とか入れてしまうわけです。
「施行日も含めた規程案」として一本です。
本来は、承認事項を何にするかでしょうが…
１．施行日を９月３０日にするのか１０月１日にするのか？
２．その規程がそもそも必要なのかどうか？
３．１．と２．の両方をそれぞれ審議するのか？

話の内容からすると、２．そのものよりも１．を隠したいイメージですよね。
となると、その施行日は言葉として文面中にも出したくない…
つまり、規程案については、原案通り満場一致で承認されたと記載されるだけです（笑）
「施行日９月３０日は反対だが、１０月１日なら賛成だ」というような、個々の理事の意見を反映していたら大変です。
大昔の理事会の記憶では、「反対意見を言った自分の名前とその内容を議事録にちゃんと記載してくださいね」と言われたことがありますが、そういうのは特殊なケースだと思います。




> hitokoto2008さん、ご返信ありがとうございます。
> すみません、理事会の日から施行するのではなくて、確かにたいてい理事会より後の日から施行にしていました。（たとえば、2月の理事会で規程の制定について承認を得て、2か月後の「4月1日から施行する。」とか）
>
> 10月5日の理事会で「10月1日から施行する。」という規程の承認を得ることもあるのですね。
> その場合、理事会の議事録は「××規程を10月1日から施行することについて追認された。」などと書かれているのでしょうか？
>
> >問題は、定款に「理事会の承認を（事前に）得る」ことが「追認」をも認めているか？ではないですか。
> 理事会の規程等を見てみますと、「理事会は、・・・重要な規程の制定改廃について審議・決定する。」となっています。
> 事前に得る必要があるか、追認を認めているかについては書かれていません。
>
> ということは、あまりに遅い時期にならないのであれば、特に事後承認でもかまわないのでしょうか。

hitokoto2008さん、再度のご返信ありがとうございます。

>大昔公益法人に勤務していたときは、「承認」という言葉に拘されていました。
そうなんですね。私も実は公益法人に勤務しておりますが、文言もややこしくて悪戦苦闘しております。

現状を再度整理したところ、

・役所にとある申請書を出す際に、××規程を9月中に整備しておく必要がある。
・××規程は従業員の給与にも関わる規程（＝重要規程という認識）なので理事会にかける必要がある。
・理事会にはまだかけておらず、10月に開催される理事会にかける予定である。
・役所は、10月の理事会で承認を得て、施行日を遡及適用することは、（今回の規程に関しては）認めないとの見解を持っているようだ。

問題になっているのは、
・10月の理事会で「××規程を新規制定する。規程は9月30日から施行する。」ということについて事後承認を取るということは問題ないのか？

ということでした。


>資料説明として、９月３０日に遡る理由は延べますが、規程案資料そのものに、始めから○月○日施行（予定）とか入れてしまうわけです。
ということは、

・10月の理事会で「××規程を新規制定する。規程は9月30日から施行する。」ということについて事後承認を取るということは問題ない。
・規程の資料には「9月30日から施行する。」と記載しておく。
・遡る理由は口頭で説明し、議事録には「××規程を新規制定することについて、全会一致で原案通り承認された。」とのみ記載する。（施行日は記載しない）

……ということですね。
理事会の承認が必要な事項は事後承認では認められないと思っていました。
事後承認でも問題ないのであれば、安心して進められそうです。

＞・役所は、10月の理事会で承認を得て、施行日を遡及適用することは、（今回の規程に関しては）認めないとの見解を持っているようだ。
＞問題になっているのは、
・10月の理事会で「××規程を新規制定する。規程は9月30日から施行する。」ということについて事後承認を取るということは問題ないのか？

これって同じことを言っているような気がしますが…
貴団体内部だけの問題であればよいのですが、外部が絡むとすると、事後承認、追認は好ましくありません。
役所が遡及適用を認めないというのは、「９月３０日までに理事会の承認を得ておく」ことと、言っているように思われます。
通常の理事会の審議とは切り離して、「持ち回り審議」にしてしまったらどうですか？
例えば、理事長一任とか？
理事の人数がわかりませんが、緊急のため、資料を作成して全員に送付するか？持参するか？します。
私が勤務していたその当時、上司は２日間で千葉県、埼玉県、群馬県、静岡県、福岡県…複数県の理事に直接会い、話をしていたことを思いだしました。
飛行機、夜行、タクシー…大変でした。
その後の、通常理事会で、報告承認を貰えば良いような気がします。
役所にその根拠として理事会議事録の提出を求められたら問題になります。
臨時の理事会議事録（持ち回り審議議事録）を作成しておく必要があるかと思います。





> hitokoto2008さん、再度のご返信ありがとうございます。
>
> >大昔公益法人に勤務していたときは、「承認」という言葉に拘されていました。
> そうなんですね。私も実は公益法人に勤務しておりますが、文言もややこしくて悪戦苦闘しております。
>
> 現状を再度整理したところ、
>
> ・役所にとある申請書を出す際に、××規程を9月中に整備しておく必要がある。
> ・××規程は従業員の給与にも関わる規程（＝重要規程という認識）なので理事会にかける必要がある。
> ・理事会にはまだかけておらず、10月に開催される理事会にかける予定である。
> ・役所は、10月の理事会で承認を得て、施行日を遡及適用することは、（今回の規程に関しては）認めないとの見解を持っているようだ。
>
> 問題になっているのは、
> ・10月の理事会で「××規程を新規制定する。規程は9月30日から施行する。」ということについて事後承認を取るということは問題ないのか？
>
> ということでした。
>
>
> >資料説明として、９月３０日に遡る理由は延べますが、規程案資料そのものに、始めから○月○日施行（予定）とか入れてしまうわけです。
> ということは、
>
> ・10月の理事会で「××規程を新規制定する。規程は9月30日から施行する。」ということについて事後承認を取るということは問題ない。
> ・規程の資料には「9月30日から施行する。」と記載しておく。
> ・遡る理由は口頭で説明し、議事録には「××規程を新規制定することについて、全会一致で原案通り承認された。」とのみ記載する。（施行日は記載しない）
>
> ……ということですね。
> 理事会の承認が必要な事項は事後承認では認められないと思っていました。
> 事後承認でも問題ないのであれば、安心して進められそうです。

hitokoto2008さん、再度のご返信ありがとうございます。

外部が関連するなら事後承認はやはり良くないのですね。
根拠として議事録の提出を求められることは十分にあり得ますので、
持ち回り審議をして、理事会では報告という形を考えてみます。

本当にありがとうございました。