取引先の締日・入金（支払）日を改めて確認したい

こんばんは。

失礼ながら、取引相手全社にそのような書面を発送するように上司から指示をだされたとのことですが、一般的には、契約書に落とし込まれている内容であるかと思います。
契約書にも記載がないということでしょうか。ちょっと考えにくいのですが。

＞ 先方も「なぜ今のタイミングで？」となり悪い印象を与えてしまうのでは…と不安でいっぱいです。

その気持、最もかと思います。

確認、ということであれば、少なくとも契約書を確認していただき、締め日、請求書の日、支払日は御社側で確認し記載した上で、上記内容で誤りがないか、等とするべきであるかと思います。

その上で、どうしても確認できないということであれば、御社において契約書を紛失しているか、作成していない状況になるかと思いますが、一般的には作成していないということであれば経営者と相手先との信頼における取引でしょうから、その場合でも御社側の経営者に確認して発行するべきでないと、失礼になる可能性があるかと思います。

以下は私見です。

契約書を紛失した場合には、相手側の契約書の写しなりをいただくことになろうかと思います。　その際に再確認されることもあります。
御社が契約書を紛失したのであれば、、、信頼を失わないように考えていただくことが望ましいかと思います。
相手先との信頼関係や力関係が関与することはあるでしょうが、すくなくとも紛失した側が、命令するような立場にはないと思いますし、返信用の手段は御社が準備するべきであるかと思います。
また、会社としてそうせざるを得ない、ということを責任をもつ方が行うべきと思います。



> お世話になっております。
> このたび上司から、現在の取引先について表題の件を確認するための書面を作成するよう指示がありました。
> 弊社は創業４年目で私は就業２年目です。私が来たときにはすでに取引もそれなりにある状態でしたが、支払いについては弊社の支払いサイトに合わせて”月末締めの翌月末払い”売上については”先方の入金日と営業のうっすらした記憶でなんとなく把握している…”といった状況です。それを打破するための上司からの指示だと思うのですがよい文面が思いつきません。
> 確認といってもいまさら感が強いですし、先方も「なぜ今のタイミングで？」となり悪い印象を与えてしまうのでは…と不安でいっぱいです。
> ない頭脳をフル回転させ下記のような文面を作成したのですが、添削をなにとぞよろしくお願いいたします。
>
> 取引関係先各位
>
> 拝啓　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
> 日頃より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
> さて、この度は貴社との支払条件について再度確認を致したく大変唐突で不躾ではありますがご連絡をさせていただいた次第でございます。
> 誠に勝手ではございますが、我が社の業務上の諸事情によりお取引が発生している企業さまへ取引（支払）条件をお伺いさせて頂いております。
> お忙しいところ恐れ入りますが、下記に貴社の締日・請求書必着日・お支払日をご記入の上郵送もしくはＦＡＸにてご返送いただきたく存じます。
> 何卒ご理解いただき、今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
> 敬具
> 【貴社名】
>
>
>
> 【貴社請求締日】
>
>
> 【貴社請求書必着日】
>
>
> 【貴社お支払日】
>
>
> 以上
>

ももんがもん さん

こんにちは
添削については他ご回答者が触れておりますので、他気になりました点について述べます。

　対外取引先（仕入先、売上先）の基本的把握が整理されていないように思います。
サイト等のご確認書の郵送は、上長の指示により早急な件と理解してますが、上長には返信された情報の整理・保管・利用までのスケジュールを作成し、了解を得ることが最優先課題と思います。
　
　手順の私感を以下に記述致しますので参考になれば

１．得意先、取引先の一覧表の外観を作成します。
　　出来ればエクセルなどでそれぞれ別のブックで作成します。
　　項目は、正式社名、略式名、郵便番号、所在地（本社、直接の取引営業所や工場等も分けてください。）連絡先（代表電話、直接取引部署電話、携帯、FAX等）
代表者役職名、代表者名、担当部課署名、担当者役職、担当者名、締日、支払サイト、入金サイト、前払い前受けの有無とその度合、基本契約の有無とその状況（済、契約中、未契約）、個別契約の有無・・・備考（記述内容は貴社内伝達内容の要約文）・・・・
２．作成したブックに基本契約書や過去取引から入力出来る項目を埋めて行きます。
　最初から今課題のサイト関連項目に色を付けておき、入力したら色なしにすると後で郵送するかの判断になるかと思います。
３．入力漏れが無いか否かをチェックします。
　　参照の基本契約書や納品書、請求書等を入力してあれば脇に寄せときます。
４．本題の郵送する点に着目して、色の付いている取引先をピックアップします。
５．これらの票を少なくとも社名、直接取引先の営業所名や工場名等、住所、サイトを最小限のページとなるように印刷して、上長に郵送する相手とそうでない相手が短時間で上長に分かるようお見せし説明してください。
６．郵送に関する作業及び郵送（返信用封筒、切手、宛名書きをお忘れなく、送信文に貴社社印も）
７．表として不明な箇所を何等かの資料や同僚、上司にお聞きし完成させます。
　　尚、作成中も新規取引先も出てくるかと思いますが、即座に追加してください。


　取引でのサイトは支払いについては貴社締め、サイトが通常ですが、相手会社の大小により、相手方のサイトに従う場合も多々あります。また、発注書や受注書の作成についても相手方に成り代わって作成する場合もあります。

上記作成しましたら、作成中の更新も然りですが、特別にフォルダを作成し関係者に保存場所を周知（出来ればパスワード付）して、今後の請求や入金、資金繰りや連絡、確認等に生かすと良いと思います。


　　

お疲れさんです。

通常は取引に関しては、自社内で「売掛」「買掛」に関する両社間で契約書を取りかw菅頭ですが、いかがでしょうか。
長年取引等に係る場合に、金融機関等の統廃合、支店等の統廃合などもあり再確認の意図で行うこともあります。やはり一番は、担当者などが移動などした場合には再確認として、契約書内の金融機関のコピーなど取り再確認をするなどのケースもあります。
特に、社長の交代、」経理担当窓口の方などの交代時には再確認を求めることも必要です。

参考までに
発効日付け
○○株式会社
経理課××様
ーーーーーーーーーーーー自分の会社
ーーーーーーーーーー○課自分の氏名
ーーーーーーーーーー連絡先・メルアド・携帯№など
拝啓貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
日頃は、格別のご高配を賜り深く感謝しております。
さて、この度は貴社との支払条件のご確認を致したく
大変唐突で、不躾ではありますがご連絡をさせて頂いた
しだいでございます。
誠に勝手では御座いますが、我が社の業務上の諸事情で、
お取引企業さまへ、支払条件をお伺いさせて頂いております。
何卒、ご理解の程よろしくお願い申し上げます。
お手数をおかけ致しますが、○課×までご連絡を頂きたくお願い致します。
今後とも何卒ご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
先ずは、お願い申し上げます。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー敬具

これに、契約書のコピーなども添付してみることです。

ぴぃちん様

返信遅くなりまして申し訳ございません。
私のつたない質問にお答えいただきありがとうございます。

ぴぃちん様のおっしゃる通り、本来であれば取引先と契約書を交わす際に落とし込まれているべき内容です。
ところが現状は現場管理者が起業当初に口頭で先方の支払いサイトを確認したという記憶を頼っており、きちんとした書面での契約書はほとんどの企業様と交わしていないとのことでして…。まさに信用取引といった具合でしょうか。
なのですが、その結果「○○締めの○○日払いだったと思う」と重要な部分が曖昧になっていたことによるツケとして先方との支払いサイトが食い違っていたことによる資金ショート危機を何か月も引き起こす…という事態になり、いまさらですがきちんと取引先との条件を確認しなければならないということで書面の発送を厳命されたわけなのです。

そして先日投稿してから会社の状況が変わり、近いうちに代表取締役が変わりそうでして…上司よりそのタイミングで契約書を新規で作成し交わしていただけば万事解決だ！と言われたのですが…それは取引様に対して失礼には当たらないでしょうか？

※もちろんこの件に関する書面で先方に返信を求める場合は返信用封筒をこちらで準備すること、忘れないように気を付けたいと思います！

前回と異なる状況のため、再度お知恵を貸していただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。

4畳半一間さん

返信遅くなりまして申し訳ございません。
私のつたない質問にお答えいただきありがとうございます。

4畳半一間さんのおっしゃる通り、対外取引先の基本的把握は現状全くされていないといってよい状況かと思います。

詳細な手順を教えていただきありがとうございます。

そうですね。まずはわかっているところだけでもきちんとしたブックを作成して整理するところから始めたいと思います。

そして先日投稿してから会社の状況が変わり、近いうちに代表取締役が変わりそうでして…上司よりそのタイミングで契約書を新規で作成し交わしていただけば万事解決だ！と言われました。
…それは取引様に対して失礼には当たらないでしょうか？

※もちろんこの件に関する書面で先方に返信を求める場合は返信用封筒をこちらで準備すること、忘れないように気を付けたいと思います！

前回と異なる状況のため、再度お知恵を貸していただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。

安芸ノ国様

返信遅くなりまして申し訳ございません。
私のつたない質問にお答えいただきありがとうございます。

それが…今までの取引はほぼ契約書等なく信用取引に基づき業務を遂行していたようなのです。
ですのでこれをどう打破するかということで悩んでいたのですが…
この投稿をしたあと会社の状況が変わり、安芸ノ国様がお話くださった”社長の交代”が近いうちに行われそうです。
となれば再確認をする絶好の機会になりそうなので大義名分をもって改めて契約を結びなおす（今まで結んでいなかったところも含めて）方向で上司に話をもっていこうかと思います。
ほかの回答者様には、そのタイミングで契約のことを取引先にお話しするのは失礼にあたるのか…をうかがいましたが安芸ノ国様の回答で当たり前のことなのだと分かったので安心しました。

ありがとうございました！

ももんがもん さん
ご返信をありがとうございました。
役員の変更がいつなのか、上長からお聞きになりましたか？
口頭でのこれまでの取引は、その提供物や代価振込みに多少の危機感を抱いております。これまでの、また、今後も個人的なお付き合いはされるかと思いますが、取引の事故。
上長にこうした事をお話しされることはしづらいかも知れませんが、そこはやんわりとお話しされ、上長からその時期について現役員に聞いて頂くところから始まると思います。
　取引は企業間の事でありますから、取り越し苦労かも知れませんが、貴社にとっては社員の皆様への勤労に対する報酬源でもあると思いますので、割り切った気持ちで対応されるのが宜しいかと思います。
　さて、ご返信の記述に役員変更時にサイト等のご確認をすることは如何かとのことですが
　私感としては失礼だと思います。
　着任のお祝いの文発送後、１週間程度経過してから、電話でこれまでの経緯を上長からお話しされると共に後日、サイト等の取引先登録簿と称した書を郵送させて頂くことをも伝えて頂いては如何かと思います。

　他社についての作業は如何ですか？　進んでますか？

こんばんは。

> そして先日投稿してから会社の状況が変わり、近いうちに代表取締役が変わりそうでして…上司よりそのタイミングで契約書を新規で作成し交わしていただけば万事解決だ！と言われたのですが…それは取引様に対して失礼には当たらないでしょうか？


個人的な意見であるのかもしれませんが、とても失礼であると思います。

代表取締役がかわったところで、会社がかわるわけではありません。

これまで、口頭による約束にて取引をされていたということですが、過去に契約書を交わしている場合には、もしくは相手側がその内容をきちんと把握している場合には、御社が契約書を紛失したというのと同じような状況にあるかと思います。

まあ、信頼の中で商売をしているのであれば、こかで御社の責任ある担当者が相手会社の担当者と契約についてを確認して、書面を交わすことが望ましいでしょう。
その点は、それこそ信用における双方の対話の中でしょう。

これまでに納品書、請求書等もあるかと思います。それに支払い締め日等については、記載もあるかと思います。
支払い方法までは業種によっては記載がない場合もあるかと思いますが、少なくとも、空欄の多い質問状のような内容の文章をおきなり郵送するのは、どうかな～と思います。

ももんがもん さん

度々、申し訳ございません。代表取締役変更は貴社の事？
そうだとしますと、私、申し訳ないですが取引先の代表取締役の事かと思っておりました。

　仮にそうだとしても、ご挨拶と一緒にと言うのは感心しません。
郵送は別々に送付されることをお勧めします。
どちらが先かは上長のご意見で宜しいと思います。

４畳半一間さま

私の返信が分かりづらくて申し訳ございません。

はい、当社の代表取締役のことです。
…そうですよね。
ただタイミングが別であれば、再契約や条件の確認を行うこと自体はおかしいことではないのでしょうか？

たびたびで誠に恐縮ですが、ご教授いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。

なお、作業については過去の取引等から情報を拾い集めているのですが…まったくはかどっておりません。危機感が日々募るばかりです…

ぴぃちん様

おっしゃること、もっともだと思います。
そうですよね。会社が変わるわけではありませんよね。

はい、まさにいまそのような状況であると考えています。
なるほど…そこは担当同士で書面を交わすのがベストということですね。

納品書・請求書はあるのですが、締日等が記載されているものが少なく情報集めは難航しております。。
たしかにこのままでは空白の多い質問状のような書面になってしまいそうなので、そうならないよう、やはり契約を結びなおす方向で考え、上司にも相談しようと思います。
ありがとうございます！

ももんがもん さん
こんにちは

タイミングが別であれば失礼にはあたらないと考えます。
どちらが先か否かは、いつ頃に貴社代表取締役が変わるのか、取締役会開催等係る情報を上長からお聞きしておくと良いと思います。
その日までに、締日とサイト不明（うろ覚え）による資金繰り等影響が考えられる場合は、上長を通して、現代表取締役に早急に取引先担当者に電話連絡した上で郵送したい旨を相談してください。

　交代日まで待てる場合、こうした事は通常、現代表取締役から関係会社にご挨拶されると思います。また、代わりましてからは、新代表取締役からご挨拶のはがきや、直接取引先に伺うかと思います。が、それが一段落するか否かに電話にて事情説明と郵送させて頂くことを伝えます。
　タイミングもさることながら、どれだけ資金繰りに影響するかではないかと思います。
　資金の余裕があれば（失礼）入金が○○日と思ったでは、リスクが大きいと思います。

私は経理に関しては素人ですが、この内容だったら、電子メールなら即効削除、手紙なら御社に確認の電話をします。それくらい怪しい内容の文書です。

経理関係ではなく、別の内容でお取引先様に一斉ヒアリングをかけざるを得ない状況になったことがありますが、その場合は担当者あてに当社で認識している内容を開示して、そこに間違いがないか確認してもらう、という形で郵送しました。ももんがもんさんの案を使うと以下のようになります。

(株)総務の森　ももんがもん様
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　(株)相談の広場　booby(印)

拝啓　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
日頃より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
さて、この度は貴社との支払条件について再度確認いただきたく大変唐突で不躾ではありますがご連絡をさせていただいた次第でございます。
お忙しいところ恐れ入りますが、【下記の内容で間違いがないか、ご確認いただき、間違いがございましたら、訂正内容をご記入の上、弊社あてに郵送もしくはＦＡＸにてご返送いただきたく存じます。】
何卒ご理解いただき、今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
敬具
　　　　　　　　　　　　　　　　記
【貴社名】　(株)税務経理
【貴社請求締日】　月末日（土日祝日の場合は御社翌営業日）
【貴社請求書必着日】請求締め日から3営業日以内

備考　なお、ご質問等ございましたらご遠慮なく以下の連絡先にご連絡くださ　　　　い。
担当者）　booby
電話）03-1111-1111
FAX)　03-2222-2222
e-mail) booby@soudan.com
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 以上

こんな感じです。差し込み印刷の機能を使って作れば取引先ごとに「下記内容」と「あてさき担当者名」の違った文書を作成できます。自分が握っている情報を開示して間違いがないか相手に確認してもらう、という形にしたほうが良いとおもいます。

４畳半一間さま

ご返信いただき、ありがとうございます。

そうですね。
資金繰りに影響があるかどうかが一番重要ですよね…
タイミングに関してはすべてのことを鑑みて上司と相談したいと思います。

何度も親身にご相談にのっていただき、本当にありがとうございました。

boobyさま

私のつたない質問にご回答いただき、ありがとうございます。

そうですよね…
私もそのような対応を取られても致し方ない内容だと思っております。

boobyさまは、別の内容でお取引先様に一斉ヒアリングをされたことがあるのですね。
もし文書を発送して確認を取る手法にする場合には、おっしゃるとおり【こちらが把握している状況が正しいものかどうか】を先方に確認していただく…という方式で行うようにしたいと思います。

文面の案とても参考になりました！ありがとうございました！

ぴぃちん様、４畳半一間様、安芸ノ国様、booby様

皆様、私のつたない質問にとても丁寧に回答いただき感謝しております。

まだまだ分からないことだらけですし、これからのことも不安でいっぱいですが、ここで回答いただけた事に関しては方向性も見えてきましたし【やること】【やらねばならないこと】が分かっただけでも本当に気もちが楽になりました。

今後も質問をすることが有ると思いますが、その際にはまたお力添えをいただけますと幸いです。

このたびは本当にありがとうございました！またよろしくお願いいたします！