制作データの保管期間について

こんにちは。

双方が契約において定めた期間になるでしょうね。
社内ルールで保管期間を決めていることもあるでしょう。
争いになる可能性があるものについては、相当な長い期間の保管が望ましいデータもあります。
一方で、納品がすめばほぼ保管が保管というものもありますね。
貴社が２～３年しか保管したくないということであれば、契約書に記載しておくことが望ましいと思いますよ。


> 弊社では入稿済（納品済）のデータについて、できる限り保管しておりますが、通常どのくらいの期間保管しておくべきでしょうか。
> クライアントより、過去のデータが欲しいと依頼あり、2，3年前ならまだしも10年ほど前のデータを言われますので、どのように対処するか検討しております。
> 基本的にはバックアップを取っていますが、万が一データが壊れてしまったりした場合の責任についてもご教示いただければ幸いです。
> （データをメールなどで納品した場合、その後、データ保管は請負側の義務となりますか。）
>

ぴぃちん様

ご返信ありがとうございました。

やはり契約書内で期間を定めるしかなさそうですよね。
今後の新規お取引や更新があるときに期間の定めも追加してもらうことにいたします。

（過去のデータを幾度も依頼されており、新規で弊社にお仕事をいただけるならいいのですが、そうではないのでなんとなくもやもやしておりました。苦笑）

できる限り対応し、今後につながればなと思います。


> こんにちは。
>
> 双方が契約において定めた期間になるでしょうね。
> 社内ルールで保管期間を決めていることもあるでしょう。
> 争いになる可能性があるものについては、相当な長い期間の保管が望ましいデータもあります。
> 一方で、納品がすめばほぼ保管が保管というものもありますね。
> 貴社が２～３年しか保管したくないということであれば、契約書に記載しておくことが望ましいと思いますよ。
>
>

Shibuya さん
こんにちは
本件内容を見まして、他ご回答者様と若干異なるので投稿しました。
貴社会計処理はパソコン等電子的にやられていますか？
そうだとしますと、貴殿記載のデータは仕入れまたは売上の電子証票物にあたると思います。従いまして総務省にありますところの電子物の再現性を前提にした保管期間が定められておりますのでご確認ください。

>

４畳半一間様

ご返信ありがとうございます。
弊社の会計処理は、PCソフトにて公認会計士事務所経由で、電子申告しております。会計書類等については、紙にて法令の保存期間で保管しております。

説明不足で申し訳ないのですが、今回ご相談したデータというのは、
弊社でデザインした広告等のイラストレータなどのデータなのですが、
こちらも電子証票物に該当しますでしょうか。
無知で申し訳ありません。
また、ご相談のカテゴリを間違えていた場合は大変申し訳ありません。


> Shibuya さん
> こんにちは
> 本件内容を見まして、他ご回答者様と若干異なるので投稿しました。
> 貴社会計処理はパソコン等電子的にやられていますか？
> そうだとしますと、貴殿記載のデータは仕入れまたは売上の電子証票物にあたると思います。従いまして総務省にありますところの電子物の再現性を前提にした保管期間が定められておりますのでご確認ください。
>
> >

横から失礼します。

私見ですが、今回の場合ですと、電子証憑には該当しないと思います。


一般の製造業で見れば、保管されているデータは、サンプルないし設計図面に該当すると考えるとわかりやすいかな。と思います。
この場合、製品自体は手元にあるはずもないので、仕入・売上の証憑にはなりえないでしょう。

一般の製造業の場合だと、PL法のからみもあり、すぐに破棄とはいかないかもしれませんが、単なるイラストデータ等にPL法が適用されると考えるのは現実的ではないように思います。

ここまで書いて、ふと気になったのが、他者の知財の侵害についての対応ですね。
納入先に追加のデータを渡す必要があるかどうかはそことの契約次第だというのは、他の回答者様と一緒ですが、

データの保管については、「うちの商標に酷似してる」とか、「私の著作物のコピーだ」とか言われたときの対応も考慮する必要があるかもしれないです。

疎い分野なので、アドバイス等はできないのですが、心配なら専門家に相談していただいたほうがよいかもしれません。

うみのこ様

ご返信ありがとうございます。

いろいろな状況が考えられるのですね。
現時点では1社だけから、そのような要求が多いのですが、
今後はその都度慎重に対応して、専門家へも相談してみようと思います。

自身の勉強不足を認識し、みなさまのご返信内容で大変勉強になりました。
ありがとうございました。


> 横から失礼します。
>
> 私見ですが、今回の場合ですと、電子証憑には該当しないと思います。
>
>
> 一般の製造業で見れば、保管されているデータは、サンプルないし設計図面に該当すると考えるとわかりやすいかな。と思います。
> この場合、製品自体は手元にあるはずもないので、仕入・売上の証憑にはなりえないでしょう。
>
> 一般の製造業の場合だと、PL法のからみもあり、すぐに破棄とはいかないかもしれませんが、単なるイラストデータ等にPL法が適用されると考えるのは現実的ではないように思います。
>
> ここまで書いて、ふと気になったのが、他者の知財の侵害についての対応ですね。
> 納入先に追加のデータを渡す必要があるかどうかはそことの契約次第だというのは、他の回答者様と一緒ですが、
>
> データの保管については、「うちの商標に酷似してる」とか、「私の著作物のコピーだ」とか言われたときの対応も考慮する必要があるかもしれないです。
>
> 疎い分野なので、アドバイス等はできないのですが、心配なら専門家に相談していただいたほうがよいかもしれません。