営業活動の交通費管理について

基本的なやり方は、本人が交通費の発生する度に領収証をもらい、会社へ領収証を提示して、現金を会社からもらいます。

　カードを渡す形式を取るのならば、使用した日時、支払先、支払い内容、金額、を記録・報告してもらい、残高が無くなったら次のカードを渡すようにします。領収証などの支払証拠書類もあったほうが良いです。
　
　領収証を提出してもらって、総務担当者がノートに記入したり、パソコンで残高管理をしていっても良いと思います。

　要するに、カード形式にするならば、、いつ、どのように使用されて、残高はいくらなのかが分かるようにしておく必要があります。そうしないと、税務調査時に経費として認められなかったり、消費税の課税仕入として認められなかったりする可能性があります。

　会計処理としては、カードを購入した時に「旅費交通費」で処理し、期末時に未使用分がある場合は、その残高を貯蔵品に振替ます。

当社では月末にExcelで作成した旅費交通費精算書を各営業に提出してもらっています。

記入方式としては日付、行き先、経由、交通機関、金額、必要であれば備考を入力し各自押印、提出という形です。

会計処理はいさおさんと同様、旅費交通費で処理していますよ。

ご参考まで。

> はじめまして、私は総務未経験で現在一人で総務みたいなことをしています。新しい会社で立ち上げたばかり・・
> 誰も経験者がおらず教えてくれる人がいないので基本的なことで恥ずかしながら投稿しました。
>
> 営業活動においてお客様のところへ訪問する際、必ず交通費が発生しますが、どのように管理したらいいのか正直わかりません。カード式のを3000円分とかでなくなれば渡すというやり方で管理がまるでできてません。
> どうすればよいでしょうか・・

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内部監査業務から進言させていただきます。
営業活動に対する「交通費」請求と支払いについて少数対応の場合では、日々の請求、翌日支払い方法の対応で充分とみますが、多数の場合には、週間請求書の作成と、翌週中日での支払いで管理をさせる方法が良いと思います。
カード式も一時行いましたが、営業交通費と個人使用との管理が充分に行えない事例が多発し、一部では不正使用なども散見されていることもあります。

営業部門責任者のチェック事項として、営業担当者に日時の営業活動表と週時交通費請求書の記入、チェック確認、週時交通費請求書は、週末提出、翌週の中日での支払いを命じる方策を設定させております。
領収証の入手が可能の場合には添付を命じることとしています。

営業活動費用の確認は適切に行うことが必要と思います。