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税務管理

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ERPでの月次決算と入力データについて

著者 シクラメン さん

最終更新日:2022年07月07日 12:57

Navision というERPシステムを使い、月次決算を4営業日に行う方法について教えて頂きたいです。長文失礼します。
当社は日本の中小企業で、外資系の完全子会社です。親会社と同じERPシステムを導入し、製品製造、販売、会計管理もそこで行うことになります。
日本の商慣習上、1ヶ月分の請求書が月初に届くので、そこから各部署で按分、承認を行なってからデータ入力、月次決算作成となると、4営業日では足りません。これまでは月ずれさせた請求書の入力データをなんとか加工して作成して間に合わせていました。
ですが、今後はERPシステム上で4営業日内に請求書を全て入力し、そのデータを使用して月次決算を行わなければなりません。
未受領の請求書未払費用として入力し、あとで正しい仕訳を起こすよう指示されましたが、数十社の請求内容を毎月問い合わせるのは非現実的だと感じました。
把握できない金額を、相殺するにせよ仮データを帳簿に入力する事は会社法上問題ないのでしょうか?(ERPシステムに入力したデータが正規の帳簿として保存されます。相殺履歴も残ります)
経験も知識もない私では解決策が見つからず、なんとか皆様のお知恵をお借りできればと思っています。宜しくお願いします。

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Re: ERPでの月次決算と入力データについて

著者うみのこさん

2022年02月27日 00:32

法律上は問題ないものと考えます。
その仮データの主な利用は管理会計でしょうから、会社が納得できるならどんなやり方でもありえます。

請求書自体は月初にならないと回ってこないかもしれませんが、取引自体は日々発生しています。
なので、日々取引内容が記録できていれば、特段の問い合わせも必要ないでしょう。
もちろん、求められる精度にもよりますが…

Re: ERPでの月次決算と入力データについて

著者株式会社BMGTさん (専門家)

2022年02月27日 10:15

当社の取引先でも貴社と同種・同様のシステム運用をしている企業が多く有ります。それら企業から伺っている運用にういてご参考まで、以下記します。

多くの企業は請求先に対して「毎月〇稼働日以内に届くように請求書(データ)を発行してください」と依頼されます。
請求書は紙・郵送ではなく、署名・証明書がついたPDFファイルで発行してメール提出や指定場所にアップロードなど電子ファイルの提出を指定される企業も増えてきました。

指示された提出日に間に合わない場合ですが、ご質問に記述の通り未払い費用計上で、確定後修正の作業をされているとのことで、「その手間を低減するために期日までの請求書提出をお願いします」と言われています。
紙面請求書を正とする場合でも、未払い費用を正しい金額で計上するために、PDFファイルを別途送って欲しいと言われることもあります。

問題は決算月で、決算月の請求については通常月と異なり、前月末までの請求書発行、または確定請求額の事前通知が求められ、期日に間に合わないと支払いが遅れます。

以上のように、お取引先に対して事情をお知らせして協力してもらうのがよろしいかと思います。

Re: ERPでの月次決算と入力データについて

著者シクラメンさん

2022年02月27日 13:40

早速ご回答いただきありがとうございます。
大変参考になりました。
お恥ずかしいことに、管理会計財務会計の違いすらよく分かっていませんでしたので、とても勉強になりました。
また、おっしゃる通り仕入取引は請求書ではなく、納品書で都度受取記録をしているので、そのデータを反映できるか検証してみます。

お忙しい中、本当にありがとうございました。


> 法律上は問題ないものと考えます。
> その仮データの主な利用は管理会計でしょうから、会社が納得できるならどんなやり方でもありえます。
>
> 請求書自体は月初にならないと回ってこないかもしれませんが、取引自体は日々発生しています。
> なので、日々取引内容が記録できていれば、特段の問い合わせも必要ないでしょう。
> もちろん、求められる精度にもよりますが…

Re: ERPでの月次決算と入力データについて

著者シクラメンさん

2022年02月27日 14:55

早速ご回答いただきありがとうございます。
同じ基幹システムでの具体的な対策方法など、どこを探しても見つからなかったため、大変参考になりました。
これまでの業務フローを抜本的に変えるために、やはり他部署や取引先にご協力いただくことが不可欠なのですね。取引先企業様にも手間をかけてしまうのは大変心苦しいですが…
社内でもその必要性を感じながら、私も含めなんとか現状維持で…という空気でしたので、今回実際の運用例を教えていただいたことは非常にありがたく、協力をお願いする際に、ご理解ご納得いただけるような説明ができそうです。

この度は、とても貴重な情報をご提供いただき、本当にありがとうございました。大変助かりました。

> 当社の取引先でも貴社と同種・同様のシステム運用をしている企業が多く有ります。それら企業から伺っている運用にういてご参考まで、以下記します。
>
> 多くの企業は請求先に対して「毎月〇稼働日以内に届くように請求書(データ)を発行してください」と依頼されます。
> 請求書は紙・郵送ではなく、署名・証明書がついたPDFファイルで発行してメール提出や指定場所にアップロードなど電子ファイルの提出を指定される企業も増えてきました。
>
> 指示された提出日に間に合わない場合ですが、ご質問に記述の通り未払い費用計上で、確定後修正の作業をされているとのことで、「その手間を低減するために期日までの請求書提出をお願いします」と言われています。
> 紙面請求書を正とする場合でも、未払い費用を正しい金額で計上するために、PDFファイルを別途送って欲しいと言われることもあります。
>
> 問題は決算月で、決算月の請求については通常月と異なり、前月末までの請求書発行、または確定請求額の事前通知が求められ、期日に間に合わないと支払いが遅れます。
>
> 以上のように、お取引先に対して事情をお知らせして協力してもらうのがよろしいかと思います。
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