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税務管理

税務経理について、みんなに相談したり、分かるときは教えてあげたりと、相互協力のフォーラムです!

総務の森イチオシ記事が満載: 経営ノウハウの泉(人事労務~働き方対策まで)

在宅勤務者の経費領収書回収方法

著者 shimako さん

最終更新日:2022年07月04日 13:38

ほぼ全員が在宅勤務をしている会社の経理担当をしています。

経費申請はクラウドシステムを使っています。
ほとんど出社しない社員が多く、紙の領収書を回収するタイミングがなかなかないのが悩みです。
本来なら「月末締め翌月5日までに申請、紙の領収書は同日までに提出」などルーチン化したいのですが、実際は出社のタイミングで提出してもらっているため、期末までにようやく回収している状態です。

経費申請自体は少ないので業務的に困ることはないのですが、個別対応になったり、証拠書類の回収が後回しになっていることが気になっています。
かといってそのためだけに出社を要請するわけにもいかず、切手付きの封筒を配るべきかと考えたりもします。

在宅勤務者が多い他の会社では紙の領収書はどのように回収しているのか、ぜひ教えていただければと存じます。
よろしくお願いいたします。

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Re: 在宅勤務者の経費領収書回収方法

著者tonさん

2022年07月04日 18:59

> ほぼ全員が在宅勤務をしている会社の経理担当をしています。
>
> 経費申請はクラウドシステムを使っています。
> ほとんど出社しない社員が多く、紙の領収書を回収するタイミングがなかなかないのが悩みです。
> 本来なら「月末締め翌月5日までに申請、紙の領収書は同日までに提出」などルーチン化したいのですが、実際は出社のタイミングで提出してもらっているため、期末までにようやく回収している状態です。
>
> 経費申請自体は少ないので業務的に困ることはないのですが、個別対応になったり、証拠書類の回収が後回しになっていることが気になっています。
> かといってそのためだけに出社を要請するわけにもいかず、切手付きの封筒を配るべきかと考えたりもします。
>
> 在宅勤務者が多い他の会社では紙の領収書はどのように回収しているのか、ぜひ教えていただければと存じます。
> よろしくお願いいたします。


こんばんは。私見ですが…
到着日を決めて郵送で対応してはどうでしょうか。
切手代も翌月の精算に加算すれば会社で用意せずとも済みます。
経験則では在宅ではないですが事業所と清算事務が別の場合は郵送で対応していました。
到着が遅れた場合は翌月精算とし締め期日は動かしません。
なので余裕をもって末締め翌10日とか15日とかで対応していました。
後はご判断ください。
とりあえず。

Re: 在宅勤務者の経費領収書回収方法

著者shimakoさん

2022年07月04日 19:11

> > ほぼ全員が在宅勤務をしている会社の経理担当をしています。
> >
> > 経費申請はクラウドシステムを使っています。
> > ほとんど出社しない社員が多く、紙の領収書を回収するタイミングがなかなかないのが悩みです。
> > 本来なら「月末締め翌月5日までに申請、紙の領収書は同日までに提出」などルーチン化したいのですが、実際は出社のタイミングで提出してもらっているため、期末までにようやく回収している状態です。
> >
> > 経費申請自体は少ないので業務的に困ることはないのですが、個別対応になったり、証拠書類の回収が後回しになっていることが気になっています。
> > かといってそのためだけに出社を要請するわけにもいかず、切手付きの封筒を配るべきかと考えたりもします。
> >
> > 在宅勤務者が多い他の会社では紙の領収書はどのように回収しているのか、ぜひ教えていただければと存じます。
> > よろしくお願いいたします。
>
>
> こんばんは。私見ですが…
> 到着日を決めて郵送で対応してはどうでしょうか。
> 切手代も翌月の精算に加算すれば会社で用意せずとも済みます。
> 経験則では在宅ではないですが事業所と清算事務が別の場合は郵送で対応していました。
> 到着が遅れた場合は翌月精算とし締め期日は動かしません。
> なので余裕をもって末締め翌10日とか15日とかで対応していました。
> 後はご判断ください。
> とりあえず。
>
>

tonさん、ありがとうございます。
到着が遅れた場合は翌月精算、というのは良い案だと思いました。
社内で意見を聞いてみます。

ありがとうございました。

Re: 在宅勤務者の経費領収書回収方法

こんにちは

リモートワーク、その経費請求清算方法には各社情報サイトなどでも紹介されてますが、シャチハタ株式会社:HP:情報サイト>木山 貴雄氏*シヤチハタ株式会社 システム開発部の方、その管理方法など紹介されてます。
いまや、請求書領収証なども紙ではなくリモートワークなどで請求から清算まで行う方法がベストと紹介されてます。
っ子のシステムには、社内規則、税務署等へ申告も必要ですからシステム紹介先、税理士の先生などにもお尋ねになることもよいと思います。


ShachihataCopyright © 1995-2022 Shachihata Inc. All Rights Reserved.
シャチハタ株式会社HP
情報紹介者;木山 貴雄氏 シヤチハタ株式会社 システム開発部

電子印鑑・決裁・署名のシヤチハタクラウド > コラム > 経費精算をリモートワーク(在宅勤務)で実施するには?光熱費や通信費の負担は?
https://dstmp.shachihata.co.jp/column/01200825/

お話の原本保管対策ですが、税務署の考え方はこのような状況のようです。

テレワークの職員が使用したものであれば、一旦会社の経理として画像で処理することは方法になるでしょうが、税務の上では原本の領収書やレシートの保管は必要です。

添付しました、国税庁よりの紹介資料、P10~
やはり、電子データー保管分の改ざんなどの恐れがあるとしてますから当分の期間は原本保管も必要かもしれません。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0022001-105.pdf

Re: 在宅勤務者の経費領収書回収方法

著者shimakoさん

2022年07月05日 09:38

> こんにちは
>
> リモートワーク、その経費請求清算方法には各社情報サイトなどでも紹介されてますが、シャチハタ株式会社:HP:情報サイト>木山 貴雄氏*シヤチハタ株式会社 システム開発部の方、その管理方法など紹介されてます。
> いまや、請求書領収証なども紙ではなくリモートワークなどで請求から清算まで行う方法がベストと紹介されてます。
> っ子のシステムには、社内規則、税務署等へ申告も必要ですからシステム紹介先、税理士の先生などにもお尋ねになることもよいと思います。
>
>
> ShachihataCopyright © 1995-2022 Shachihata Inc. All Rights Reserved.
> シャチハタ株式会社HP
> 情報紹介者;木山 貴雄氏 シヤチハタ株式会社 システム開発部
>
> 電子印鑑・決裁・署名のシヤチハタクラウド > コラム > 経費精算をリモートワーク(在宅勤務)で実施するには?光熱費や通信費の負担は?
> https://dstmp.shachihata.co.jp/column/01200825/
>
> お話の原本保管対策ですが、税務署の考え方はこのような状況のようです。
>
> テレワークの職員が使用したものであれば、一旦会社の経理として画像で処理することは方法になるでしょうが、税務の上では原本の領収書やレシートの保管は必要です。
>
> 添付しました、国税庁よりの紹介資料、P10~
> やはり、電子データー保管分の改ざんなどの恐れがあるとしてますから当分の期間は原本保管も必要かもしれません。
> https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0022001-105.pdf

akijinさん
ご回答ありがとうございます。

紙原本の定期検査は不要になりましたが、これは回収せずとも可ということなのでしょうか。
顧問税理士の先生とよく相談しなければならないことを痛感しております。

Re: 在宅勤務者の経費領収書回収方法


> akijinさん
> ご回答ありがとうございます。
>
> 紙原本の定期検査は不要になりましたが、これは回収せずとも可ということなのでしょうか。
> 顧問税理士の先生とよく相談しなければならないことを痛感しております。



少々経験上からなんですが。

現電子保存法以前、手書き領収証、正副領収証のことで、税務署監査時、取引先内で発行枚数が異常な時がありました。
その時の税務署臨時監査は多少とっも厳しく指摘された記憶があります。
今回の法改正、すべての事業者が行うとなれば指摘は少ないとおみますが、中小企業関係によればこれからなどとする方もいますから当分の間保管はともいます。

不正などあったときの指導実績も考えてるようです。・・・・・

Re: 在宅勤務者の経費領収書回収方法

著者ぴぃちんさん

2022年07月05日 10:18

こんにちは。

> 経費申請はクラウドシステムを使っています。

貴社はすでに経費申請にクラウドシステムを利用されているとのこと。
法の改正により、クラウドシステムでも電子化・経費精算に対応できる方法がでてきていますが、現在導入されているものは対応されていないのでしょうか。

今後も貴社がクラウドを利用して経費精算を行うのであれば、そのような対応がされているシステムを導入することも視野にいれてもよいように思えます。

実際には、要する費用や操作性等での対応ができるのかどうか、ではあるかと思いますが、検討の余事があるように思えます。

紙書類のやり取りが必要であれば保管は会社がおこなうことになるでしょうから、、追跡可能な信書便での送付になりますね。経費精算であれば、1か月単位で送付してもらうことで対応できるかと思います(ルール作りは必要ですが)。



> ほぼ全員が在宅勤務をしている会社の経理担当をしています。
>
> 経費申請はクラウドシステムを使っています。
> ほとんど出社しない社員が多く、紙の領収書を回収するタイミングがなかなかないのが悩みです。
> 本来なら「月末締め翌月5日までに申請、紙の領収書は同日までに提出」などルーチン化したいのですが、実際は出社のタイミングで提出してもらっているため、期末までにようやく回収している状態です。
>
> 経費申請自体は少ないので業務的に困ることはないのですが、個別対応になったり、証拠書類の回収が後回しになっていることが気になっています。
> かといってそのためだけに出社を要請するわけにもいかず、切手付きの封筒を配るべきかと考えたりもします。
>
> 在宅勤務者が多い他の会社では紙の領収書はどのように回収しているのか、ぜひ教えていただければと存じます。
> よろしくお願いいたします。
>
>

Re: 在宅勤務者の経費領収書回収方法

著者shimakoさん

2022年07月06日 10:30

>
> > akijinさん
> > ご回答ありがとうございます。
> >
> > 紙原本の定期検査は不要になりましたが、これは回収せずとも可ということなのでしょうか。
> > 顧問税理士の先生とよく相談しなければならないことを痛感しております。
>
>
>
> 少々経験上からなんですが。
>
> 現電子保存法以前、手書き領収証、正副領収証のことで、税務署監査時、取引先内で発行枚数が異常な時がありました。
> その時の税務署臨時監査は多少とっも厳しく指摘された記憶があります。
> 今回の法改正、すべての事業者が行うとなれば指摘は少ないとおみますが、中小企業関係によればこれからなどとする方もいますから当分の間保管はともいます。
>
> 不正などあったときの指導実績も考えてるようです。・・・・・
>
>

akijinさん

ご教示いただきありがとうございます。
当分の間は紙保管とのこと、そうですよね、なかなか保管しない方向に決めきれないですね。
やはり税理士の先生にきちんと相談しなくてはと思いました。

ありがとうございました。

Re: 在宅勤務者の経費領収書回収方法

著者shimakoさん

2022年07月06日 10:34

> こんにちは。
>
> > 経費申請はクラウドシステムを使っています。
>
> 貴社はすでに経費申請にクラウドシステムを利用されているとのこと。
> 法の改正により、クラウドシステムでも電子化・経費精算に対応できる方法がでてきていますが、現在導入されているものは対応されていないのでしょうか。
>
> 今後も貴社がクラウドを利用して経費精算を行うのであれば、そのような対応がされているシステムを導入することも視野にいれてもよいように思えます。
>
> 実際には、要する費用や操作性等での対応ができるのかどうか、ではあるかと思いますが、検討の余事があるように思えます。
>
> 紙書類のやり取りが必要であれば保管は会社がおこなうことになるでしょうから、、追跡可能な信書便での送付になりますね。経費精算であれば、1か月単位で送付してもらうことで対応できるかと思います(ルール作りは必要ですが)。
>
>
>
> > ほぼ全員が在宅勤務をしている会社の経理担当をしています。
> >
> > 経費申請はクラウドシステムを使っています。
> > ほとんど出社しない社員が多く、紙の領収書を回収するタイミングがなかなかないのが悩みです。
> > 本来なら「月末締め翌月5日までに申請、紙の領収書は同日までに提出」などルーチン化したいのですが、実際は出社のタイミングで提出してもらっているため、期末までにようやく回収している状態です。
> >
> > 経費申請自体は少ないので業務的に困ることはないのですが、個別対応になったり、証拠書類の回収が後回しになっていることが気になっています。
> > かといってそのためだけに出社を要請するわけにもいかず、切手付きの封筒を配るべきかと考えたりもします。
> >
> > 在宅勤務者が多い他の会社では紙の領収書はどのように回収しているのか、ぜひ教えていただければと存じます。
> > よろしくお願いいたします。
> >
> >

ぴぃちんさん

ご教示いただきありがとうございます。

対応済みのクラウドシステムです。
が、設定や運用や詰め切れていないことと、紙の保管をやめることに抵抗があって続けていました。
今度こそ徹底して取り組もうと思います。

ありがとうございました。

Re: 在宅勤務者の経費領収書回収方法

著者ユキンコクラブさん

2022年07月07日 11:12

当社は、在宅ワークではありませんが、

経費精算の請求書について、
締切日までに、画像ファイル(品物があればその写真、領収書など)を、メールに添付(来社不要)

画像ファイルでを印刷し、経理処理、支払い等を済ませ、

来所時に画像ファイルで送付してもらった領収証の提出。(年に1回は困るけど、来所の都度出してもらえれば、少しは楽になるかも)
画像ファイルを印刷したものとチェックし、そのまま添付。実際に領収証があることのチェック、及び提出してもらったことのチェックでWチェックになります)
領収書紛失の場合は、一筆記入(または出金伝票作成および署名)

などで、よければ、郵送料もかからないかなと思いますが、
クラウドをつかっているなら、他の方の回答にあるように、もっと良い方法があるかもしれません。


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