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特定個人情報の廃棄について

著者 たなだい さん

最終更新日:2022年07月22日 14:54

特定個人情報等取扱規定の整備を行っております。
本来であればなければならないはずの規定のため、社内において前例や既存規定がないものとして見ていただければと思います。

あちこち、インターネットサイト上に各種ひな型や規定例文などがありますが、その中で廃棄の期日についての質問です。
サイトによってまちまちではありますが、「すぐに廃棄」であったり、「事業年度末」であったりと、表記のされ方がまちまちになってます。
個人的には、退職翌年の6月か7月頃が適正ではないのかと思ったりします。
理由としては、年末調整扶養であっても、給与支払報告書は提出しなければなりませんし、万が一誤っていた場合における再提出や修正などに対応するとしたら、2月から3月にかけてだと思うのです。
また、確定申告時期になると、源泉徴収票が必要との声が既存従業員でもあるように退職後社員であっても必要に迫られるケースはあろうかと思います。
そういったことを考えると、住民税の決定通知書が届く5月~6月頃まではあった方がいいのかと。

これらを踏まえて、6月~7月頃という規定の制定にしておけば、柔軟に対応できるかと思いますが、皆様の会社ではいかがでしょうか?
個人的な見解よりも、実業務としての例示を頂けるとありがたいです。
よろしくお願いいたします。

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Re: 特定個人情報の廃棄について

著者tonさん

2022年07月24日 15:04

> 特定個人情報等取扱規定の整備を行っております。
> 本来であればなければならないはずの規定のため、社内において前例や既存規定がないものとして見ていただければと思います。
>
> あちこち、インターネットサイト上に各種ひな型や規定例文などがありますが、その中で廃棄の期日についての質問です。
> サイトによってまちまちではありますが、「すぐに廃棄」であったり、「事業年度末」であったりと、表記のされ方がまちまちになってます。
> 個人的には、退職翌年の6月か7月頃が適正ではないのかと思ったりします。
> 理由としては、年末調整扶養であっても、給与支払報告書は提出しなければなりませんし、万が一誤っていた場合における再提出や修正などに対応するとしたら、2月から3月にかけてだと思うのです。
> また、確定申告時期になると、源泉徴収票が必要との声が既存従業員でもあるように退職後社員であっても必要に迫られるケースはあろうかと思います。
> そういったことを考えると、住民税の決定通知書が届く5月~6月頃まではあった方がいいのかと。
>
> これらを踏まえて、6月~7月頃という規定の制定にしておけば、柔軟に対応できるかと思いますが、皆様の会社ではいかがでしょうか?
> 個人的な見解よりも、実業務としての例示を頂けるとありがたいです。
> よろしくお願いいたします。


こんにちは。
書類によると思いますが例えば扶養控除申告書にマイナンバー等の記載があれば法定年数は廃棄できません。
定年数内の保管は黒塗り等で対応するよりないでしょう。
当方ではマイナンバー等は別途申告収集をして法定年数保管の書類と分けていますので退職後は決算時期に合わせて裁断廃棄しています。
問者様の事業所では扶養控除申告書に記載があるかどうかで対処が変わるかと思います。
後はご判断ください。
とりあえず。

Re: 特定個人情報の廃棄について

こんにちは。

入社時は、個人情報などの取り扱いについては、同意を得たうえで保管管理を為しています。

ご質問の特定個人とは、定年退職者、中途退職者のことをさしていると思います。
法令では健康診断個人票は5年間(労働安全衛生規則)、労働者名簿賃金台帳等は3年間(労働基準法109条)の保管は義務付けられています。
源泉徴収簿などの書類は、税法上7年が保存期間です。

これらを踏まえての保管および破棄など行えばよいと思います。

Re: 特定個人情報の廃棄について

著者たなだいさん

2022年07月25日 08:48

> > 特定個人情報等取扱規定の整備を行っております。
> > 本来であればなければならないはずの規定のため、社内において前例や既存規定がないものとして見ていただければと思います。
> >
> > あちこち、インターネットサイト上に各種ひな型や規定例文などがありますが、その中で廃棄の期日についての質問です。
> > サイトによってまちまちではありますが、「すぐに廃棄」であったり、「事業年度末」であったりと、表記のされ方がまちまちになってます。
> > 個人的には、退職翌年の6月か7月頃が適正ではないのかと思ったりします。
> > 理由としては、年末調整扶養であっても、給与支払報告書は提出しなければなりませんし、万が一誤っていた場合における再提出や修正などに対応するとしたら、2月から3月にかけてだと思うのです。
> > また、確定申告時期になると、源泉徴収票が必要との声が既存従業員でもあるように退職後社員であっても必要に迫られるケースはあろうかと思います。
> > そういったことを考えると、住民税の決定通知書が届く5月~6月頃まではあった方がいいのかと。
> >
> > これらを踏まえて、6月~7月頃という規定の制定にしておけば、柔軟に対応できるかと思いますが、皆様の会社ではいかがでしょうか?
> > 個人的な見解よりも、実業務としての例示を頂けるとありがたいです。
> > よろしくお願いいたします。
>
>
> こんにちは。
> 書類によると思いますが例えば扶養控除申告書にマイナンバー等の記載があれば法定年数は廃棄できません。
> 法定年数内の保管は黒塗り等で対応するよりないでしょう。
> 当方ではマイナンバー等は別途申告収集をして法定年数保管の書類と分けていますので退職後は決算時期に合わせて裁断廃棄しています。
> 問者様の事業所では扶養控除申告書に記載があるかどうかで対処が変わるかと思います。
> 後はご判断ください。
> とりあえず。
>

ご回答ありがとうございます。
退職年度の会計期末に合わせて廃棄されているんですね。
一点気になるのが、扶養控除申告書に記載がなくても、給与支払報告書には記載しなければならないのではないでしょうか?
そうしたことへの対応はどのようにされてらっしゃいますか?
12月決算の会社であれば特に問題ないと思いますが、当社は8月決算のため、
4月や5月に退職した社員の分を同年8月に裁断すると影響がありそうな気がしてなりません。
そこまで心配することが余計であればいいのですが、もし、何かしら影響のありそうな部分がありましたら教えていただけませんでしょうか?
よろしくお願いいたします。

Re: 特定個人情報の廃棄について

著者tonさん

2022年07月25日 17:55

> > > 特定個人情報等取扱規定の整備を行っております。
> > > 本来であればなければならないはずの規定のため、社内において前例や既存規定がないものとして見ていただければと思います。
> > >
> > > あちこち、インターネットサイト上に各種ひな型や規定例文などがありますが、その中で廃棄の期日についての質問です。
> > > サイトによってまちまちではありますが、「すぐに廃棄」であったり、「事業年度末」であったりと、表記のされ方がまちまちになってます。
> > > 個人的には、退職翌年の6月か7月頃が適正ではないのかと思ったりします。
> > > 理由としては、年末調整扶養であっても、給与支払報告書は提出しなければなりませんし、万が一誤っていた場合における再提出や修正などに対応するとしたら、2月から3月にかけてだと思うのです。
> > > また、確定申告時期になると、源泉徴収票が必要との声が既存従業員でもあるように退職後社員であっても必要に迫られるケースはあろうかと思います。
> > > そういったことを考えると、住民税の決定通知書が届く5月~6月頃まではあった方がいいのかと。
> > >
> > > これらを踏まえて、6月~7月頃という規定の制定にしておけば、柔軟に対応できるかと思いますが、皆様の会社ではいかがでしょうか?
> > > 個人的な見解よりも、実業務としての例示を頂けるとありがたいです。
> > > よろしくお願いいたします。
> >
> >
> > こんにちは。
> > 書類によると思いますが例えば扶養控除申告書にマイナンバー等の記載があれば法定年数は廃棄できません。
> > 法定年数内の保管は黒塗り等で対応するよりないでしょう。
> > 当方ではマイナンバー等は別途申告収集をして法定年数保管の書類と分けていますので退職後は決算時期に合わせて裁断廃棄しています。
> > 問者様の事業所では扶養控除申告書に記載があるかどうかで対処が変わるかと思います。
> > 後はご判断ください。
> > とりあえず。
> >
>
> ご回答ありがとうございます。
> 退職年度の会計期末に合わせて廃棄されているんですね。
> 一点気になるのが、扶養控除申告書に記載がなくても、給与支払報告書には記載しなければならないのではないでしょうか?
> そうしたことへの対応はどのようにされてらっしゃいますか?
> 12月決算の会社であれば特に問題ないと思いますが、当社は8月決算のため、
> 4月や5月に退職した社員の分を同年8月に裁断すると影響がありそうな気がしてなりません。
> そこまで心配することが余計であればいいのですが、もし、何かしら影響のありそうな部分がありましたら教えていただけませんでしょうか?
> よろしくお願いいたします。


こんばんは。
給与に関してはソフト利用していますのでソフト登録で対応しています。
退職後の最初の決算時に収集した紙ベースの書類は廃棄しますが給与等はソフト対応として年調終了後1年程度は個人データを残し2年後に削除処理です。
労働保険や申告状況で使用する給与データがあるので個人給与データは残しますが登録したマイナンバー等は年調終了後に消去しています。
退職者に対しては退職後の個票発行の対応はしておりませんし在職者においても年調後の個票再発行は基本対応しておりません。
本人配布時に再発行をしないこと、必要があればコピーを取り原本は手元に残すことを説明しています。
紙ベース、ソフト登録内容部分消去、個人給与データ消去とそれぞれに判断しております。
後はご判断ください。
とりあえず。

Re: 特定個人情報の廃棄について

著者たなだいさん

2022年07月26日 08:09

> > > > 特定個人情報等取扱規定の整備を行っております。
> > > > 本来であればなければならないはずの規定のため、社内において前例や既存規定がないものとして見ていただければと思います。
> > > >
> > > > あちこち、インターネットサイト上に各種ひな型や規定例文などがありますが、その中で廃棄の期日についての質問です。
> > > > サイトによってまちまちではありますが、「すぐに廃棄」であったり、「事業年度末」であったりと、表記のされ方がまちまちになってます。
> > > > 個人的には、退職翌年の6月か7月頃が適正ではないのかと思ったりします。
> > > > 理由としては、年末調整扶養であっても、給与支払報告書は提出しなければなりませんし、万が一誤っていた場合における再提出や修正などに対応するとしたら、2月から3月にかけてだと思うのです。
> > > > また、確定申告時期になると、源泉徴収票が必要との声が既存従業員でもあるように退職後社員であっても必要に迫られるケースはあろうかと思います。
> > > > そういったことを考えると、住民税の決定通知書が届く5月~6月頃まではあった方がいいのかと。
> > > >
> > > > これらを踏まえて、6月~7月頃という規定の制定にしておけば、柔軟に対応できるかと思いますが、皆様の会社ではいかがでしょうか?
> > > > 個人的な見解よりも、実業務としての例示を頂けるとありがたいです。
> > > > よろしくお願いいたします。
> > >
> > >
> > > こんにちは。
> > > 書類によると思いますが例えば扶養控除申告書にマイナンバー等の記載があれば法定年数は廃棄できません。
> > > 法定年数内の保管は黒塗り等で対応するよりないでしょう。
> > > 当方ではマイナンバー等は別途申告収集をして法定年数保管の書類と分けていますので退職後は決算時期に合わせて裁断廃棄しています。
> > > 問者様の事業所では扶養控除申告書に記載があるかどうかで対処が変わるかと思います。
> > > 後はご判断ください。
> > > とりあえず。
> > >
> >
> > ご回答ありがとうございます。
> > 退職年度の会計期末に合わせて廃棄されているんですね。
> > 一点気になるのが、扶養控除申告書に記載がなくても、給与支払報告書には記載しなければならないのではないでしょうか?
> > そうしたことへの対応はどのようにされてらっしゃいますか?
> > 12月決算の会社であれば特に問題ないと思いますが、当社は8月決算のため、
> > 4月や5月に退職した社員の分を同年8月に裁断すると影響がありそうな気がしてなりません。
> > そこまで心配することが余計であればいいのですが、もし、何かしら影響のありそうな部分がありましたら教えていただけませんでしょうか?
> > よろしくお願いいたします。
>
>
> こんばんは。
> 給与に関してはソフト利用していますのでソフト登録で対応しています。
> 退職後の最初の決算時に収集した紙ベースの書類は廃棄しますが給与等はソフト対応として年調終了後1年程度は個人データを残し2年後に削除処理です。
> 労働保険や申告状況で使用する給与データがあるので個人給与データは残しますが登録したマイナンバー等は年調終了後に消去しています。
> 退職者に対しては退職後の個票発行の対応はしておりませんし在職者においても年調後の個票再発行は基本対応しておりません。
> 本人配布時に再発行をしないこと、必要があればコピーを取り原本は手元に残すことを説明しています。
> 紙ベース、ソフト登録内容部分消去、個人給与データ消去とそれぞれに判断しております。
> 後はご判断ください。
> とりあえず。
>
>

ton様

ご回答ありがとうございました。
紙ベースとデータベースとでわけて対応されていたんですね。
参考にさせていただきます。
今回はありがとうございました。

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