慶弔見舞金給付申請書の提出方法について

当社は慶弔見舞金の申請をワークフロー化していますが、その際に発生事実を証明する証票の添付を辞めています。

通常お祝い事（婚姻、出産）は見舞金申請と同時に会社に届けます。そちらで確認しますので、見舞金申請時には添付しません。ちなみに追記しますが、証明書類は保管せず担当者が見るだけ（届けに確認チェック欄がある）です。センシティブな個人情報を管理する仕組みを作る手間もお金ももったいないからです。

弔事は内規で葬祭場に弔電を打つことにしています。受領事実が弔事発生の事実を裏付けます。特別休暇と支給範囲が連動しており、また弔事見舞金申請を特別休暇申請時期と意図的に大きく外すことは原則的に認めていません。傷病、災害のお見舞いは事実確認（医師の診断書）や報道でトレース可能です。

お見舞金の虚偽申請で小銭を稼ぐようなセコい従業員はたいてい上司なり、労務担当で見当がついているものです。彼らには信用がないので個別対応可能です。少数の悪質な従業員のために大多数の善良な従業員が手間をかけたり、嫌な思いをする必要はないし、抱え込む必要のないセンシティブな個人情報を会社が管理する必要もない、という考えです。ご参考まで。

> お世話になっております。
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> 現在、慶弔見舞金給付の申請は、紙で申請書と証明書類を提出しています。
> これをワークフローシステムで行うよう変更しようと検討しているのですが、
> 証明書類はそのシステムで取り扱うべきか悩んでいます。
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> 慶弔見舞金は、結婚祝金・出産祝金・傷病見舞金・災害見舞金・弔慰金があり、
> その証明書類は住民票や母子手帳、診断書などかなりプライバシーな内容になっています。
> 現状は紙なので、申請者の直属上司と総務部部長が承認後、総務部で所定の場所に保管していますが、システムで行うようにすると、承認者はずっと閲覧できるようになります。また、削除しても「削除したファイル」としてシステム管理者は永久に閲覧可能です。
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> 慶弔見舞金給付の申請をワークフローシステムで行っている場合、証明書類はどのように取り扱うべきか、ご教示いただければ幸いです。