出張時の社員用お土産の経費処理について

私見です。

お土産について、買うか買わないかはあくまでも個人判断です。
したがって、お土産代については個人が負担すべきものであると思います。

役員個人が負担すべきものについて、会社経費で落としている場合、その分は役員への給与であると考えられます。
これはお土産代だけに限らず、物品等についても同様の考え方です。

まずは、会社が負担すべきものと役員が負担すべきものを切り分けてみましょう。

そのうえで是正を働きかけていくしかありません。

こんばんは。

従業員全員が出張の際にお土産を会社の金銭で購入しているのであれば、まだ経費として認められる可能性はあるかと思いますが、社員さんが自腹でお土産を購入しそれを会社が経費としていないのであれば、その役員さんにおいても会社の経費にすることは難しいかと思います。

ましてや会社の福利厚生のためでない自分のお土産代であれば、経費としては税務調査があれば否認されることが推測されます。

会社の金銭でということであれば、貴社の従業員が個人のお財布でお土産を購入しているのであれば、貴社の実情を考えればその役員さんの現物給与として処理することがよいのかなと思います。

その点は貴社の顧問税理士さんと相談して対応していただくことがよいかと思います。



> お世話になっております。
>
> 弊社では社員が出張の際、ほとんどの場合に自腹でお土産を買ってくるのが昔から習慣化しているようです。
> 私は事務員なので出張旅費を計算をして社員に支給するのですが、「折角遠方に出張し旅費を渡しても、お土産代でトントンくらいになっているな。」と思ってしまいます。
>
> そんな中、1人の役員(元代表)が社員分のお土産と自宅分のお土産の領収書を提出してきたので、全額福利厚生費での処理を行いました。
> 役員より安い給料の社員は自腹でお土産を買う一方、役員は自宅の分も経費で落とすのは、このままでいいのかなと疑問が湧いてきました。
> 自分自身の経理経験が浅い上、今まで小さい会社で働いたことが無かったので、これが普通のことならこのままでいいと思いますが、一般的にはどのようにしているのか教えていただきたいです。
>
> 私の考えとしては、社員全員で食べるものなので福利厚生費で落としても良いのではないかと思いますが、今までの経理の人(上記の役員の妻)がそれをしていなかったということはできない理由があるのかとも思いますし、極端な話ですが経費で落ちるからと高額な物を買ってくる懸念もあります。
> また、事前に現金を渡し、その金額以内で買ってきてもらうのもいいかと思いましたが、それだと忙しい中お土産を買わないとというプレッシャーを与えかねません。
>
> 強制ではなく習慣なのだから、社員の好意に甘えてこのままでも良いのかも知れませんが、一人だけ経費で落とすこの状況はどうなのかなと思い相談しました。
>
> 長くまとまりのない文章で申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
>

うみのこさん

ご回答ありがとうございます。
家族経営の小さな会社で、前述の役員(元代表)の奥さんが今まで一人経理で明らかに自宅用の電気製品の購入も経費で落とせているので、基準が緩いのかと思ってしまっていました。使い道については税理士さんもいちいち確認しませんし、現代表も経費の使用状況に関心が無く、確認していない様子です。

とにかく今回のお土産に関しては仰る通り、会社として茶菓子の購入を頼むならまだしも、個人の自由ですもんね。私情が入ってしまいました。
税理士さんに伺いを立て、問題のようなら現代表に相談しようと思います。
長々と失礼しました。ありがとうございます。

ぴぃちんさん

ご回答ありがとうございました。
私は税務調査というものをまだ経験したことが無いのですが、今まで弊社は税務調査が入っても引っかかったことはないと言っていました。過去の仕訳を見ると明らかに自宅用の物品を購入していますが、それで大丈夫だったという事は、このままの処理で良いのだとも思っていました。

ネットで検索すると、役員の経費処理についてかなり基準が緩いと感じることもありますので、線引きが難しいです。
とりあえず税理士さんに相談してみようと思います。
ありがとうございました。