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取引先の社名入り封筒の処分について

著者 mike さん

最終更新日:2008年08月09日 14:23

以前勤務していた職場では、取引先から送付されてきた社名・住所入りの封筒を自社内で社内便に使いまわしたり、シュレッダー等にかけずにそのまま破棄することを禁じられていました。
個人情報と同じように取り扱いには注意すること、と厳重に管理されていたのです。

もちろん社名が入っていようがいまいが、請求書など数字の入ったものは自社・取引先ともに「情報漏洩」に繋がるものとして注意しなければなりませんが、ただ社名が入っているだけなら問題ないのではないでしょうか。

ちなみに、先方と取引があることは公表されており、隠すことではありません。
また、自社への宛名(個人名)に関しては当然漏洩を防ぐものとして、裁断処理後に処分しておりました。

ここで挙げる「取引先の社名入り封筒」とは、宛名のない白紙状態の封筒のことのみです。

それを社内で使いまわす、普通の紙ゴミとして捨てることに関して、どんな法令に違反しているのでしょうか。
それともただの社内規範だったのでしょうか。

現在勤めている会社では、そういったことに注意を払っておりません。


詳しくご存知の方、よろしくご教示くださいませ。

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Re: 取引先の社名入り封筒の処分について

mikeさん、こんにちは。

お伺いするに、以前勤務していた会社の社内規範だったと解釈して良いのではないでしょうか?

たしかに個人の氏名(当社の担当者氏名・発信先会社の担当者氏名)が記載されていれば破り捨てる、シュレッターをかける等は必要だと思います。

万一、再利用した事により、他社に嫌な思いをさせてしまわないようにモラルを徹底するために、そのような社内規範を厳守させていたのではないでしょうか?

Re: 取引先の社名入り封筒の処分について

著者外資社員さん

2008年08月11日 13:44

すでに適切なコメントがあるので、”機密情報の漏洩”に触れるかとの点について。

封筒に記載されているのが、会社名、代表電話番号、住所ならば公開情報なので、機密情報にはあたりません。
ちなみに、当社では公開情報なので、普通にゴミとして捨てています。 それは、何でも重要と扱うようにすると、却って本当に重要な機密の管理がなおざりになることを危惧するからです。

WEBや会社案内に記載されている情報は公知情報として扱われ機密情報ではありません。 当然のように”個人情報”でもありません。

ですから、法的な問題はほとんどなく、マナーとか取引先への配慮をどうするかとの問題と思います。

Re: 取引先の社名入り封筒の処分について

著者mikeさん

2008年08月18日 21:59

うごの助様

こんばんは。
ご回答ありがとうございます。

やはりただの社内規範だったのですね。
すごく厳しく規制されていたのに現在の勤務先ではまるで気にしていないので、不安になっていたのです。
調べても出てこないし…。

助かりました。
どうもありがとうございました。

Re: 取引先の社名入り封筒の処分について

著者mikeさん

2008年08月18日 22:12

外資社員様

詳しい解説をありがとうございます。
どう考えても外資社員様の仰る通り公開情報なのに、何故あんなにも厳しかったのか、法的拘束力があることなのか、確認できずにいました。

お陰さまでスッキリしました。

マナーは今後も守りつつ、適切に管理していきたいと思います。

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