退職者について

こんにちは、ご相談を拝読いたしました。
経理1年生さんはじめ、お店もお困りのことと存じます。
ご相談の文章から読み取れる範囲にて、見解を述べさせて頂きます。

まず、

> 何とかして鍵を返してもらいたいのですが、どんな手続きをすれば良いでしょうか。

についてですが、内容証明郵便を利用して相手方にお店の鍵を返還するように求める方法が考えられます。

次に、

> もし鍵を変えることになった場合、費用を本人から請求することは可能でしょうか？

についてですが、事情によっては不可能ではないと考えられます。

但し、現在までの経緯から判断しますと、退職された従業員さんが、これらに素直に応ずるとは考え難いように思われます。また、相手方が応じない場合に権利行使を行うには、最終的に裁判等も視野に入れる必要が出てきます。
特に、相手方が争う考えなどがあれば、その蓋然性は高くなるものと存じます。そうした状況になった場合には、予想以上の労力と経費が発生することとなります。

ところで、ご相談の状況が発生してから、どの位時間が経過しておられますでしょうか？
その間、退職し部外者となった方がお店の鍵を所持している訳ですので、お店の安全管理上リスクが生じていると思います。先ずは、鍵を早急に別なものに交換するなど、お店のセキュリティを確保すべきと考えますが、如何でしょうか。

また、相手方と連絡がとれても、本人が「お店の鍵は紛失したので返せない」と主張して、実は所持している場合も想定されますので、注意が必要です。
一方、相手方がスペアキーを作成して所持する可能性も想定されますので、この場合は仮に鍵の返還を受けても、100％の安心は担保されないということになると考えます。

以上、ご相談の趣旨とは外れるかも知れませんが、何かのご参考となれば幸いです。
尚、勘違いや失礼があった場合にはご容赦ください。