内定者懇談会交通費について

> 私は中小企業の人事担当をやっているものなのですが会計知識がないため、ご相談に乗って頂ければと思っております。
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> 弊社は内定者（２０名あまり）に交通費を支給しているのですが、内定者に交通費の申請書を記入してもらい、精算しております。人事部で作成した金種表を会計課に持っていき、出金してもらうのですが会計課では申請書を見て区間ごとに正しく申請されているかインターネットなどを使ってチェックしており、出金までにかなりの時間を費やしております。（内定者懇談会の時間が限られているため早めに交通費の精算をしたいのですが...。）
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> 会計上、適正な交通費を支給するためには、このような方法で（インターネットで調べる）調べる必要があるのか、どなたか教えて頂けませんでしょうか？

こんにちは。
当社ではエキスパートに年間費を支払い最新のデータをもらっていますので、駅すぱあとから検索しております。

当日、申請書に記入してもらってからの検索では、限られた時間の中で無理があるでしょうから、当社では、内定式に限らず、行事に参加してもらう時には、出席確認とあわせて事前に当日のルートの連絡をもらっております。

その連絡に基づき、検索し、当日交通費を用意しております。

一般常識（最近はかなり通用しなくなってきておりますが）からすると、本人からの交通費の申請に関しては、大きな金額の違いの申請はないものと思います。
多少、ルートの違いから、最短で金額の安いルートが以外で申請することもあるとは思いますが、それくらいの誤差は関係なく、本人からの申請に基づいて支給しても問題ないと思いますよ。

事前に聞き取り用意するか、当日本人申請をもとにそのまま支給するかだと思います。

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私の経験則から申し上げます。

内定者懇談会のお知らせを郵送するときに、旅費交通費申請書を同封し当日のルートと必要旅費を記入し返送していただいており、当日旅費を渡せるように事前に用意しておりました。

適正な交通費であるか調べたほうが良いとは思いますが、交通経路や旅費があまりにおかしい数値等でなければ、特にインターネット等で調べてはおりませんでした。調査した記憶も１度もありませんでした。

リライフＦＰ
http://www.relife-fp.com/

オレンジcubeさん、リライフさん、ご返事頂きましてありがとうございます。お二人ともきっちり事務処理されておられるようで大変参考になりました。
申請額通りに支払いするのが一番いいのですが、限られた時間の中で出金するのはやはり無理があると実感しました。「内定者に事前に申請用紙をかいてもらう」か「当日、申請をしてもらい、担当者が調べられる範囲で簡単に確認して、申請通り支給する。」かどちらかの方法が進めていきたいと思います。

大変貴重なご意見ありがとうございました。