契約書の保存年限

> 初めて投稿します。設計業務を行っておりますが、顧客に提出した成果物(設計書類等）の検査を受け、承認を得てから７年間、契約書の保存義務があると認識しておりました。
> しかし、弊社が納めた成果物（設計書類）を利用した工事の竣工が１０年後だとした場合、顧客の工事竣工に併せて弊社の契約書を保存する必要があると伺ったのですが、本当でしょうか？工事にそのものに関しては、弊社は携わらないため、いつ竣工するのか確認できません。顧客の竣工を待たずに契約書を破棄した場合、法的に問題が発生するのでしょうか？
> どなたか、ご教授下さい。

契約期間満了後10年が安全です
保管期間の一つの目安としては、一般債権の消滅時効期間10年を基本に考えるのが安全です。
もちろん債権のからまない契約や契約終了後に絶対に問題
が発生しない場合は別です。
契約期間が満了したり、取引が終了したからといって、すぐに契約書類を破棄はしないほうが良いです。
通常の契約に基づく履行義務は一般的な債権として消滅時効が10年になりますので、万が一のことを考えれば、一般論として契約書は10年間は保管するのがベストです

ヨットさん
早速の返信、誠に有難うございます。
恐縮ですが、再度ご質問させていただきます。
弊社が納めた成果物（設計図書等）を使用した工事が、すぐに取りかかるとは限りません。何年か経ち、予算が取れてから着工するケースや、工事自体が１５年前後かかるものもあります。工事自体には直接携わっていないため、何時竣工するのか見当もつきません。こういった場合は、保存期限を区切ることができなくて困っております。何か良い方法はないのでしょうか？ご教授下さい。お願いいたします。


> > 初めて投稿します。設計業務を行っておりますが、顧客に提出した成果物(設計書類等）の検査を受け、承認を得てから７年間、契約書の保存義務があると認識しておりました。
> > しかし、弊社が納めた成果物（設計書類）を利用した工事の竣工が１０年後だとした場合、顧客の工事竣工に併せて弊社の契約書を保存する必要があると伺ったのですが、本当でしょうか？工事にそのものに関しては、弊社は携わらないため、いつ竣工するのか確認できません。顧客の竣工を待たずに契約書を破棄した場合、法的に問題が発生するのでしょうか？
> > どなたか、ご教授下さい。
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> 契約期間満了後10年が安全です
> 保管期間の一つの目安としては、一般債権の消滅時効期間10年を基本に考えるのが安全です。
> もちろん債権のからまない契約や契約終了後に絶対に問題
> が発生しない場合は別です。
> 契約期間が満了したり、取引が終了したからといって、すぐに契約書類を破棄はしないほうが良いです。
> 通常の契約に基づく履行義務は一般的な債権として消滅時効が10年になりますので、万が一のことを考えれば、一般論として契約書は10年間は保管するのがベストです

コロッケさん、こんにちは。

　ヨットさんが言われているとおり契約書については10年間は保存することをお勧めします。たぶん、7年間というのは請求書、注文請書等と同様に税法の期間として定めておられるのだと思いますが、民法上の債権消滅期間は残された方がいいと思いますよ。

　当社の規則では、重要な契約書は永久保存、それ以外は10年保存としています。何が重要かは規則では明記していませんが、将来的に訴訟等の可能性のあるもの、効力が長期間続くものなどを残しています。

　当初から、工事が長期間にわたると予想されるものについては、永久なり20年、30年保存なり検討されてはいかがですか。

　以下のサイトでも文書の保存期間の例が掲載されていますので、ご参照ください。
　http://www.sos-soumu.com/dictionary/detail.php?bunrui_id=S0401&expand=1
　http://www.jusnet.co.jp/izumi/hozon/chouhyo.html

トラキチさん、こんにちは。
早速のご教授、誠に有難うございます。
竣功年月日が不確定なものや長期工事が予想されるものについては、別途保存期間を延長して保存するようにしたいと思います。
また、契約書は弊社だけでなく顧客側にも提出しているので、最悪弊社分を破棄してしまっても、先方の契約書でで内容を精査することは可能ではないかと考えました。この考え方は横着ですかね？

コロッケさん、こんにちは。
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> 　ヨットさんが言われているとおり契約書については10年間は保存することをお勧めします。たぶん、7年間というのは請求書、注文請書等と同様に税法の期間として定めておられるのだと思いますが、民法上の債権消滅期間は残された方がいいと思いますよ。
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> 　当社の規則では、重要な契約書は永久保存、それ以外は10年保存としています。何が重要かは規則では明記していませんが、将来的に訴訟等の可能性のあるもの、効力が長期間続くものなどを残しています。
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> 　当初から、工事が長期間にわたると予想されるものについては、永久なり20年、30年保存なり検討されてはいかがですか。
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> 　以下のサイトでも文書の保存期間の例が掲載されていますので、ご参照ください。
> 　http://www.sos-soumu.com/dictionary/detail.php?bunrui_id=S0401&expand=1
> 　http://www.jusnet.co.jp/izumi/hozon/chouhyo.html

コロッケさん、こんにちは。

　顧客の会社での契約書の保存期間が永久だとわかっていない限り、顧客側の保存をあてにして廃棄されるのは危険だと思いますよ。

　たとえ永久保存と定められていても、事故やミスで処分、廃棄される可能性はあると思います。そういう場合、顧客としては御社に写しを出してほしいと請求されるかもしれませんし。

　本通を廃棄されるとしても電子保存の方法も検討されてはいかがですか？

トラきちさん
早速のご返答、重ね重ね感謝いたします。
電子保存、検討してみます。
長期プロジェクトに関しては、貴重な資料といった側面もありますので、永久保存に分類する事で収めてみます。
良きアドバイス、有難うございます。


> コロッケさん、こんにちは。
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> 　顧客の会社での契約書の保存期間が永久だとわかっていない限り、顧客側の保存をあてにして廃棄されるのは危険だと思いますよ。
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> 　たとえ永久保存と定められていても、事故やミスで処分、廃棄される可能性はあると思います。そういう場合、顧客としては御社に写しを出してほしいと請求されるかもしれませんし。
>
> 　本通を廃棄されるとしても電子保存の方法も検討されてはいかがですか？