効率的な制服管理の方法を教えてください。

> うちの職場では２年に１回、従業員に新しい制服が貸与されます。
> もちろん入社時期も異なるので、それぞれで支給時期も異なります。
>
> 前任の方が使用していた制服貸与一覧表が使いにくくて、困っています。
> 支給時期がすごくわかりにくいです。
>
> 誰が見てもわかりやすい一覧に作り変えたいと思っています。
> 個人名、前回支給年月＆枚数、次回支給年月＆枚数などは絶対に必要だとは思うのですが・・・
>
> 人事・総務のお仕事をされてる方はどのように効率的に管理されてるのですしょうか？？
> 書式や方法など、アドバイスお願いします。

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監査業務担当より進言させていただきます。

　男女雇用機会均等法の施行からでしょうか、女性のみ制服着用を義務付けるのは望ましくないという考え方が広まっており、近年は制服を廃止する傾向が強まっていますが、やはり医療や製造業種などの現場では現在でも幅広く制服の貸与されています。
制服の管理については、その耐用年月数、洗濯・補修その他保管に必要な費用の負担、破損時の再貸与の基準、退職時の返納などの事項について取り決めを行い、制服貸与規程などを整備することが望ましいと思います。
　
　業種間での相違はありますが、通例では5年前後で新フォームの貸与をしています。その間に補修などにより服務が充分でないと認めれば新たな貸与を申請書等で承認しています。
旧フォームとの差替えする体制がほとんどです。退職者からはクリーニング等での選択をお願いし回収をしています。

お話の年度別による管理は時間、加算支給等の点からも一度再考することが必要でしょう。

新規フォーム貸与申請書（部署別による全社員分；返却分）
破損貸与申請書、返却申請書【退職等】
等の書式を設定することも必要と思います。

制服ですが、リースを検討されてはどうでしょうか？
リースの良い点は、
・使用する人数分×単価でリースできる。（人数は変動可能）
・途中人数の増減があってもすぐ対応でき無駄がない。
・返却されたものを管理しなくても良い（使用していないものはメーカーに返却）
・途中サイズの変更が可能（太った、痩せたに対応できる）
・通常使用での破損は交換可能（リース期間内なら何度でも）
・全員同時期に一括交換なので、個々の交換時期の管理をしなくてもよい。
などです。
現在の費用と比較してみる必要はありますが、管理は楽になりますよ。

制服ですが、リースを検討されてはどうでしょうか？
リースの良い点は、
・使用する人数分×単価でリースできる。（人数は変動可能）
・途中人数の増減があってもすぐ対応でき無駄がない。
・返却されたものを管理しなくても良い（使用していないものはメーカーに返却）
・途中サイズの変更が可能（太った、痩せたに対応できる）
・通常使用での破損は交換可能（リース期間内なら何度でも）
・全員同時期に一括交換なので、個々の交換時期の管理をしなくてもよい。
などです。
現在の費用と比較してみる必要はありますが、管理は楽になりますよ。

こんにちは。。
制服を定期的に交換貸与し管理するのは結構大変ですね。
弊社では、昨年度、制服を一新するのを機会に、従業員と話し合い、次の条件でこれまでの貸与から支給に変更しました。

・愛着をもって使ってもらうよう制服デザインは男女とも従業員の総意で決定した。（長く使えるよう品質の良いものを選ぶ）

・既正規社員及び新規採用社員は、今回は男女とも全額会社負担で支給する。

・２着目以降の支給については、特に期間を定めず本人の申出によるが、制服購入費用の１／２を個人が負担する。

・支給した制服は退職時も返却不要とした。

半額、従業員が負担することで自分のものとして大事に使ってもらえればとの思いからです。