個人情報の取扱

こんにちは

> 慶弔届などに添付する書類として、住民票は個人情報保護法にひっかかるのでしょうか？
> また、住民票記載事項証明書だと大丈夫なのでしょうか？

”住民票を提出を求めること自体”は、個人情報保護法に違反しません。　個人情報保護法は、基本的には受け取った情報に対して次の事項を求めています。　
１）使用目的の明示と目的外使用の禁止
２）情報の適正な管理
３）拒否や削除、変更要求への誠実な対応

それに対して、会社が正しく管理し、実行することが重要です。　

個人情報の開示には、当然ながら本人の同意が必要です。
上記の項目は、同意して貰うための義務でしかありません。
総務担当としては、まず拒否された時に何により事実確認が出来るか、確認が出来ないならば慶弔費をどうするかも考える必要があります。（規定に沿って確認できないことを理由にあげないのも選択肢ですし、例外を認めれば意向はそれが慣習になるかもしれません。）

相手の合意があれば受領した個人情報を、どのように管理するかを考える必要があります。
簡単なのはコピーはせず、確認がすめばシュレッダーにいれるか、本人に返却すれば良いのです。

法や規則は、元になる理念を表現しただけのものです。
ですから、それらにそって、社内でどうふるまうかを考えるのが重要と思います。

> 総務課配属になり一年目の者です。
> 以下の質問に回答をいただきたいです。
>
> 慶弔届などに添付する書類として、住民票は個人情報保護法にひっかかるのでしょうか？
> また、住民票記載事項証明書だと大丈夫なのでしょうか？
>
> ヨロシクお願いします！！

こんにちわ。
回答は他の方に任せるとして、最近個人情報等があり、当社では今まで、住民票を提出してもらっていた入社時の提出書類などを、本当に必要なのか、単に昔からの慣習で提出させていたのかを、見直しました。
極力必要ない場合は、提出させないように変更しております。

今回、貴社で慶弔届の提出の際に、住民票を提出させているようですが、もう一度提出の理由について見直されてみてはどうでしょうか。

単に住所の確認等であれば、あまり提出の意味はないと思います。

回答ありがとうございます。

個人情報保護法がいまいちどういったものかわからず考えていまして・・・
外資社員さんのおっしゃる情報の管理や対応を元に処理していこうと思います。

助かりました♪

オレンジcubeさん＞

回答ありがとうございます。
弊社では届等に一定の添付資料がないと受理されないケースがあります(そういったことにウルサイ会社です)。

ただオレンジcubeさんのおっしゃる通り、まさに昔からの慣習が続いてるという状況です。
文書等もあればいいというわけではないと思うので検討してみたいと思います。