会議費について

> お世話になります。
> 弊社は今まで社員の昼食の申込を手作業で行っていました。
> すると、申込間違い等で総数が足らない場合があり、その分を会社がほぼ毎月「昼食の不足代」として会議費で処理をしていました。
> このような事象を解消するために今年度から昼食の申込をカードリーダで行うことになったのですが、今度は昼食の2重発注が発生し、その分の請求を計上することになりました。
> ただし、今までの事象と違うところは
> ①発注者本人がカードを2回通したというような人為的ミスではない
> ②機械の信号が2回送られたようだが機械の誤作動では
> ない
> ということです。
>
> 機械を管理している会社は信号と信号の間隔の問題で機械の誤作動ではないので、今回の件で発生した2重発注分の金額は保証できないと言われました。よって会社で費用を負担するしかないという結論に達しています。
> 経理担当の中では「昼食代として会議費として処理をする」「機械の誤作動ということで雑費として処理をする」と意見が分かれています。
> 元々不足の昼食代を会議費で処理していることがどうかというところなのですが、ご意見をお聞かせください。
> よろしくお願い致します。

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ご質問の状況ですが、今一度、社員への福利厚生に関してのチェックを求めてはいかかですか、
関係部門の担当者が、集合し時間によって昼食時間等も為し得るとすればそれに掛る昼食代等も会議費用の一部と認められますが、時間帯に社員が充分にとれないため、社員からの要請により、昼食弁当業者へ総務人事部門担当者等が集計、依頼などするならば、福利厚生の一部の業務として認められます。下記説明を添付しておきます。

＜福利厚生費とは＞
　従業員の福利厚生のための費用です。従業員の医療衛生、保健、慰安などのために用いた費用で、会社が負担したものです。
　例として、以下のようなものがあげられます。

※医療関係：
常備医薬品、定期健康診断

※厚生施設等：
食堂給食費用（給食費の一部負担）、社宅、寮費
以下略～

発注数量と、受付数量とのチェック不備とみなす場合には、その一部と費用としての計上も可能といえますが、頻繁に発生する場合には業者間とのチェック体制の改善を求めることが必要です。頻繁な場合には、昼食配備業者の変更等も考える必要があります。

回答ありがとうございます。
「元々福利厚生ではないか」との意見を出しましたが、弊社の考え方としては、福利厚生費＝社員全般に対してという意味で捉えているようです。
しかし、ご記入いただいた福利厚生費の説明の内容で判断すると、誤カウントも社員全員に起こりえることかもしれないという判断も出来るなと思いました。
とりあえず、一度話し合ってみます。