採用活動は企業の発展に欠かせない要素です。しかし、ただ増員を図るだけでは不十分であり、組織の拡大ペースに合った”採用計画”を策定しなければなりません。「人が足りていないからひとまず……」「会社を大きくしたいから」といった理由で採用をするという考えは見直す必要があります。今回は採用計画の必要性と作成方法について解説します。
採用計画とは
採用計画とは、企業で必要な人材像を決定し、それに基づいて人材を獲得するための計画です。
企業が成功するには優秀な人材の確保が何より重要です。しかし、一言で優秀な人材といってもさまざまな職種やスキルがありますし、そもそも自社が必要とする優秀な人材は競合他社も確保に動いており、先に取られてしまう可能性もあります。ミスマッチが発生したり、なかなか採用が捗らなかったりすると採用コストも増え、経営を圧迫します。
それを解消し、目的の人材を効率よく採用するためには計画を立てて実施する必要があるのです。採用計画には以下の項目が含まれます。
- いつまでに人材が必要か
- どのような人材が必要か
- 何人の人材が必要か
- どの部署に必要か
- なぜその人材が必要なのか
- どのような方法で採用をするか
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中小企業で採用計画が必要な理由
中小企業において採用計画が必要なのはなぜなのでしょうか。採用計画がなかった場合の困りごとについて解説します。
人手不足が加速しているため
多くの中小企業が感じているかと思いますが、会社の規模を問わず人材不足が加速していることが挙げられます。コロナ禍において労働需要は激減しましたが、2022年末の時点ですでにその需要は回復し、さらに需要が高騰しつつあります。帝国データバンクが2022年10月に行った調査によると、正社員について”不足”と感じている企業は51.1％にも上り、コロナ禍が発生する以前の2019年10月の水準を上回っているのです。
【参考】人手不足に対する企業の動向調査（2022年10月）／ 帝国データバンク
人手不足が加速している中で、採用計画がない状態で採用をしていると、以下のようなデメリットが発生するかもしれません。
- 自社の魅力を求職者にアピールできず、応募者が来ない
- 競合他社に優秀な人材を取られてしまう
- 大企業ばかりに人材が集中する
会社の規模にとらわれずに就労先を決める優秀な人材も多くいます。しかし、計画的な採用活動をしていかなければ求職者に自社の魅力が伝わりにくくなります。
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採用コストの削減のため
採用にはコストがかかるため、できるだけ効率的に実施したいところだと思います。採用コストを削減するには、できるだけミスマッチを減らすのが重要です。ミスマッチが増えると離職の原因となり、再び新しい人材を雇い直さなければならなくなるからです。採用計画なしで採用活動を実施した場合、ミスマッチが発生しやすくなります。以下のような要因が発生するからです。
- 現場の要望が採用活動に反映されない
- 経営戦略が採用活動に反映されない
- 求職者の価値観や希望を踏まえた採用活動ができない
人を雇って配属したはいいが、現場からするとあまり必要ない人材だったり、求職者が事前にイメージしていた仕事と実際の現場が異なったりするケースが増えます。離職が増加し、採用コストも増えてしまうのです。
採用計画をたてる際のポイント
採用計画を立てる際には、以下のポイントに注意しましょう。
求職者の動向を踏まえて計画を立てる
計画を立てる際には採用市場の動向を踏まえて立てましょう。採用市場は毎年トレンドが変化しており、それを押さえた上で計画を立てないと効果が上がりにくいからです。たとえば厚生労働省からでている雇用動向の調査データや、民間の企業が調査している求職者対象のアンケート調査などを参考にしましょう。
競合他社の動向を踏まえて計画を立てる
競合他社の動向も踏まえて計画を立てましょう。競合他社がどのような人材を欲しているかによって自社の戦略も差別化しなければならないからです。
たとえば業界で自社よりも優位なポジションにいる競合他社とまったく同じポイントを訴求しても、求職者には響かないでしょう。求職者は同じ条件なら業界で大手の企業に入りたがるからです。競合他社にはない自社の魅力をアピールしなければなりません。
自社の社員にヒアリングするのも有効です。自社の社員は実際に採用に成功した求職者なので、自社のどこが魅力で選んだのかをヒアリングすれば、今後の自社のアピールの参考になるからです。
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採用計画の立て方のステップ
採用計画を立てるには以下のステップで実施します。
１ 求める人材像の把握
どのような人材が不足しているのかを調査しましょう。これは上と下の意見を取り入れることが大事です。まずは経営層で会社の現状や今後を想定し、求める人物像を明確にしましょう。次に、現場からも実務面において必要な人材像をヒアリングすることが重要です。経営層と現場の両面で考えることで、本当に必要な人物像を洗い出すことできます。
２ 採用する職種と人数、雇用形態などの決定
求める人材像が決まったら、それを職種や人数、雇用形態などに具体化しましょう。どの部署にどのような職種がいつまでに何人必要なのかを洗い出します。
３ 採用手法の決定
現代の採用手法は多様化しており、以下のようにさまざまなものがあります。
- 求人広告（Web媒体、紙媒体）
- 求人サイト
- SNS採用
- リファラル採用（社員からの紹介）
- ハローワーク
それぞれの採用手法ごとに親和性の高いターゲットが異なるため、自社の求める人材像に合った手法を選びましょう。たとえば、若年層をターゲットにするならばWebの求人広告や求人サイト、SNS採用がよいでしょう。逆にシニア人材をターゲットにするならば紙媒体に広告を出すことも検討したほうがよいかもしれません。地域密着型の採用がしたいなら各地にあるハローワークが適切です。即戦力の中途社員が欲しいならばリファラル採用を検討しましょう。
４ 採用スケジュールの決定
採用人数や雇用形態、採用手法などが決まったら採用スケジュールを決定しましょう。これは目標から逆算して考えることが大事です。どの部署でいつまでに何人の人員が必要か目標を立て、そのときに間に合うように逆算してスケジュールを立てる必要があります。採用手法によって効果が出やすいタイミングも変わるため、それも含めて検討する必要があります。
５ 可視化と共有
スケジュールの策定まで終わったら、それを可視化して社内に共有する必要があります。エクセルなどのツールを使って表やチャートにまとめましょう。ダウンロードしてすぐ使える採用計画フォーマットを用意しました。以下からダウンロードしてお使いください。
採用計画の活用法
現場社員を巻き込む
採用計画を実施する際には、人事担当者だけではなく、現場社員の協力が必要です。人事担当者も同じ社員なので、ある程度は現場に精通しているでしょう。しかし、やはり求職者が聞きたがるのは実際に現場で働く人のリアルな声であり、そのような現場の声を発信していくことが求められます。とくに、採用サイトやSNS発信を活用して長期的に求職者との関係を築きたい場合には、社員へのインタビューを掲載したり、社員と話せるイベントを企画するなどして求職者を惹きつける必要があるでしょう。
常に進捗を確認し、適時計画を見直す
採用活動は必ずしも自社の思い通りに進むわけではありません。求職者の動向によっては捗らない場合もあります。既存社員の離職が重なるといった想定外の事態が発生することもあるでしょう。その場合は状況の変化を踏まえて計画を修正し、現実的に達成できそうな打開策を探りましょう。常に進捗状況を数字でチェックし、遅れが発生していないかをモニタリングすることが重要です。
PDCAを回し、過去の失敗を改善する
過去の採用計画が計画通りに実施できたかどうか、当初の想定通りの効果が出たかどうかは必ず検証して、次の採用活動に活かしましょう。
PDCAを回すにはまず日々のデータを記録することが大事です。たとえば求職者からの問い合わせは何月何日に何件あったのか、SNSへの反応はいつどれくらいあったか、合同説明会での交流は多かったか少なかったかなど、定性的、定量的なデータを残し、記録します。データが蓄積されていくと自社の採用活動で弱い部分が見えてくるので、それを元にPDCAを回しましょう。
まとめ
採用は組織の成長に欠かせない要素です。適切なペースで人員を増やしていくために”採用計画”をうまく活用しましょう。経営戦略や現場の声を踏まえた計画的な採用活動によって、組織拡大のために必要な人材獲得を図ることができます。
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