棚卸の在庫管理に関して

次期の棚卸に向けてなのですが、良い方法があれば教えてください。
担当者ごとに仕入先が違います。
単価が異なることと、棚卸の際の計上の仕方はA4サイズの用紙に自分なりの呼び方で在庫名と数量が書かれています。
請求書はとじひもにとじられています。
エクセルは少し使えます。
今回の計上はエクセルに元々打ちこんである品番にA4用紙の在庫を照合して行くというやり方ですが、当社で棚卸をやるのが初めてで部品と名称が一致せず進みませんでした。
よろしくおねがいします。