総務の仕事

こんにちは。

私の勤め先（社員３５名程度）には、私を入れて３人総務がいるのですが、上司２名は経理担当で、私だけが保険事務関係を担当しています（※中小企業なもので、総務も人事も経理も庶務も全部一緒くたにして「総務」となっています）。

毎日やることといえば、電話応対と来客応対くらいでしょうか？
あとは、書類の準備や整理をしたりして過ごしています。
経理は毎日お金の動きがあるので、何かかにか仕事があるのですが、保険関係って忙しい時は忙しいし、何もない時はとことん何もないので・・・。

今日は、電話応対と助成金の支給申請書類の準備、算定基礎届の作成準備、名刺印刷をしています。
明日は消耗品の在庫確認と追加発注、タイムカードを作ったり、前年度の契約書綴りの整理とシュレッダー掛けをしようかなと思っています。

これから総務として何をしていけば・・・とのことですが、法改正を踏まえた社内規程の整備や、各種申出様式案の作成、自分の仕事にあったら便利だと思うデータの作成などはいかがですか？

こんな程度で参考になるでしょうか？

まゆりさんへ

こんにちは。

ご回答ありがとうございました。
私も管理部です。内訳は総務課(私1人)と経理課(上司に当たる人が1名)です。
保険の事も上司が行っております。
元々、上司が全てやっておりましたので、私の仕事と言えば、備品などの発注や郵便局に行く事しかありません。
(社内の清掃もですが・・・)

ただ、全員が同じフロアにおりますので、何もしていない人に見られ、給料泥棒と言う社員もおります。

初心者でも出来る仕事があったらいいのですが・・・。

自分があったら便利だと思うデータは早速作成したいと思います！！

ありがとうございました。

再び失礼します。

保険事務関係も上司の方の管轄なんですね・・・。
初心者とはいえ、上司の方が何をされているのかはおわかりのようですし、右も左もわからない状態ではないのでしょうから、「何をすればいいのか」ではなく「何ができるのか」を考えてみてください。
考えても自分ではわからないのなら、上司の方に、
「何かお手伝いできることはないでしょうか？」
と聞いて、仕事を割り振ってもらったほうがいいですよ。
”教える時間を取るくらいなら、自分でやった方が早い”
と判断し、何も割り振ってくれない方もいますので、部下の方も受け身の体勢だと、現状のままになってしまうと思います。

私も最初は「自分は会社のために何ができる？」という疑問にぶつかりました。
勤め先は土木測量設計の会社なのですが、私は測量なんて全くわからないし、設計図面も書けません。
簿記の資格は持っているけど、実際の経理事務はわからないことだらけで、全然お役に立てません。
ただ、保険の事務手続きやその制度、人事労務関係の法律については、私以外、社内で知っている人は殆どいないことに気付きました。（とはいえ、当時の私が知っていることなんて、手引きに書いていることぐらいだったんですけどね。）
だから「そういった方面でなら、会社の役に立てる！」と、一生懸命情報を調べたりして頑張りました。
上司の仕事（経理）を手伝うわけではなく、保険労務関係に特化してしまったので、私一人だけ別な部署のような業務内容になってしまいましたが（苦笑）

とはいえ、社内ではあまり評価されてません。
売り上げを伸ばすような、目に見える成果があるわけではないですから。
縁の下の力持ちに甘んじています。

長々書いてすみません。
ご参考になる点がありましたら幸いです。

まゆりさん

お返事遅くなり失礼致しました。

おっしゃる通り、受け身ではなく、積極的に行動を起こすですね。

上司は、自分でやる方が早いと思うタイプですので、しつこいくらい聞いて行こうと思います。笑

ご回答頂き、本当にありがとうございました。

はじめまして

私は総務になって6年たちました
社員が30人ほどの企業です。

総務は3人と部長です
わが社の総務はなんでも屋です
電話対応まもちろん、部署が5つあるのですが、どこの部署にも当てはまらない仕事は全部総務に来ます。

ところで毎日の仕事ですが、なじめてならばやはり仕事を見つけるというのが一番なんですが、社会保険・労災・労基法などで何があるか最初は調べて、自分なりのマニュアル作ってましたね・・・

今は、ある程度は分かるようになりましたが、私がなった時も引き継ぎがほとんどなかったので苦労しました。

参考になる内容でなくてすみません

お互いにがんばりましょう

きらきらさんへ。

すみません！！
飛び越えてお返事していました。
失礼致しました。

本当にすみません。


やはり、事務的な作業は経理が行っております。
今は、社内行事の提案書を作成中で毎日忙しくしています。


お互いにがんばりましょう


と言う言葉がすごく嬉しかったです。
ありがとうございました。

そむみんさんへ

私もシステム部に１０年在籍し、総務部に異動して４年経過します。
最初はそむみんさんと同じ悩みを抱えていました。

しかし、今は毎日が楽しいです。

仕事はなんでも屋稼業です。本当になんでも屋です。

一つだけ私が総務に来て他の皆と違うと思えた点を教えますね。これが今でもモチベーションになってます。
会社の全てを把握でき、「全ての部長と対等に話ができること」です。
前の部署にいたときは絶対にあり得ないことでした。
他の部が何をしているのか、大体は分かりましたが予算の規模等は把握できませんでした。また、他の部長とあいさつはしますが話すことはそんなにありませんでした。
しかし、今では向こうから頼ってきます。

総務とはそういう部署です。
確かにお金は生みません。しかし、総務部がないと会社は絶対に成り立ちません。

他の部が何かをするときに必ず総務に相談しに来ます。また、総務の決裁は必ず通します。

総務部はそれだけキーとなる部署なのです。

しかし、それと普段の仕事のギャップは確かに激しいものがあります。
備品の購入から、掃除、ひどい時にはゴキブリの退治までします。
でも、経理や会計等の業務も行います。

私は総務の仕事は、他の部に当たらない仕事全てだと思っています。
ですから積極的にいろんなことに目を配りチャレンジして言っていいと思います。
逆に会社がだらしないと総務部がだらしないと見られてしまうこともあるかもしれません。

※だからと言って、全てが総務部の人員でやることはないんですよ。総務部が仕切って、「○○部がやりなさい」とか、当番制にしたりとか、そういう権限も総務部がもっていると思いますよ。

必然的に嫌われる部署ですが、お互いに頑張りましょうね。

団体職員さんへ

システム部から総務部ですか…
全く業務内容が変わったのではないでしょうか？

私の会社は元々ちゃんとしてないので(会社としてはダメなのですが…)、
私の決裁権は殆ど無く、
各部長の方が強いです。

良くも悪くも、
友達から始まっている会社で、
やっと会社らしくなってきたところです。
(お恥ずかしい話ですが…)

ですから、
各々肩書きはあるものの、
そこまで効力がなく、
早く入った順だけの問題みたいになっていて、

…愚痴になってしまってすみません。

だから逆にそれを逆手に取って、
もっと堂々と、
一般的な会社と並べられるように、
社内を改善していきたいと思っています。

非生産者は、やはり必然的に嫌われてしまうのですね。
悲しいです。

でも、ここに来れば仲間がいるので頑張ります！！

ありがとうございました。