郵便、書類の発送管理について

①　郵便物等の発送業務管理
規模、郵便物の量によると思いますが、十数通程度であれば一元化しても構わないと思います。その際はノートで管理すればいいと思いますよ。（前の病院ではこちらです。）
時間を決めてそれまでに持って来てもらい、ノートに記入してもらっていました。
日付、郵送先（宛先名、可能なら住所も）、部署、発送処理を担当した人の名前と処理日の記入を行っていました。
金額の管理はエクセルのピポットテーブルで行い、日付、部署、金額、郵送先を記入して毎月の金額、郵送先の確認（郵送先同じでまとめてもいいならコスト削減できるため）につかっています。
例）同じ郵送先のものをエクスパックでまとめる等（向こう側が嫌がるとは思いますが・・・）

多量であればそれぞれの部署で管理していただくのがよいです。
総務といえど、多量の発送処理を一括するのはかなりの負担になってきますし、人も必要になってきます。
数が多ければ、郵便を回収しに来てくれるサービス（記入する専用シートも多少手間ですが）を郵便局が提供していますのでそのサービスを使い、各部署でまとめてシート記入まで済ましたら時間までに総務に持って来てもらい、回収員に全部署の郵送物を渡す形がいいのではないでしょうか。
後日、郵便局から、いつどれだけ預かって金額はいくらかになったかの明細もくれます。支払いは後納なので金額の記入間違っていても返ってくることがないので安心です。
エクセルで管理するのであれば同じくピポットテーブルの管理でよろしいかと思います。


②　社会保険などの書類送付管理
こちらは外部委託なので何とも言えませんが、
人数が少なければ専用のファイルを作成して、手書きで送付管理。
多ければ必要項目が記入できるように一覧表を作成して手書きでよいのではないでしょか？エクセルに打ち込んで送付だけの管理をするのは逆に手間だと思います。
送付日、内容物、返信日（受取日）、終了の✔️欄と日付、備考欄（足りなければここに書く）という感じでいかがでしょう？

何を言いたいのか伝わっていればいいのですが・・・、参考になれば幸いです。

> みなさんの会社ではどうしているか、教えて下さい。
>
> ①　郵便物等の発送業務管理
>
> 郵便物（発送物）が各部署で発生していると思いますが、
> このたび会社全体の郵便物の発送業務を総務で一元化して管理しようという話が出ています。
> 総務などで、会社全体の郵便物の発送の業務を請け負っている会社の方がいらっしゃいましたら、どのように管理しているか教えていただけないでしょうか。
>
> 全社からの発送物を請け負うとなると、他部門からの送付物の受領・発送日の管理などが
> 発生する見込みですので、これはエクセルなどで管理されていますか？
>
> ソフトウェアなど使用されている場合はご紹介いただけないでしょうか。
> なおもし会社全体で管理されいていない場合でも、部署ごとに何か管理しているツール・方法があればご紹介いただけませんでしょうか。
>
> ②　社会保険などの書類送付管理
> 　　　
> 現在、社会保険の手続きをアウトソーシングしているのですが、
> それを自社で内製化することになりました。
>
> 　　　
> 社会保険業務では、取得や喪失、扶養の追加、育児休業給付の書類などが日々日々発生し、
> いつ送付したのか、育児休業者から申請書が届いたか、などの管理が必要になるかと思いますが、
> これらの管理はエクセルなどで管理されていますか？
> 他にソフトウェアなど使用されていたらご紹介下さい。
> どなたか宜しくお願い致します。

> ①　郵便物等の発送業務管理
郵便物がたくさんあると大変ですが、
以前の会社では発送担当者がおりました。その人しか切手を持っていないし、重要書類等の発送もありますので、その人（休んでいるときは代理の人）に渡さないと発送されないという形になっていました。
ノートには、発送日（発送依頼日）、宛先、中身、料金、郵送かメール便か小包の区分などを記載していました。
また重要書類等に関しては返信の必要の有無および、控え（受領印用）の同封の有無等も記載されていました。
返信されるものが戻ってた場合は、やはり、発送担当者が確認し、返信された等のチェックをうけてから各担当者へ渡されていました。

取引先からの郵便物は、特に管理していなかったようですが、担当者の机の上に置きっぱなしにならないようには管理していたようです。（必ず手渡し）
担当者が留守（席にいない）の場合には、各担当者（各部署）ごとの郵便物入れ（引き出しがある棚）があり、そこにそれぞれ入れておくと、各担当者が自分の判断で持っていくというシステムになっていました。。そのため数日出張等で留守にしている担当者の引き出しは書類でいっぱいということも多々ありましたが、、書類の紛失は防げました。（受け取った、受け取らないの問題など）


> ②　社会保険などの書類送付管理
> 　　　
こちらも①と同じくノート管理です。
ノートごと提出先を変えていました。
年金事務所用（健康保険含む）。
ハローワーク、労働基準監督署用。
管轄税務署用。
各市区町村用。（１冊にタグをつけて区別されていた）

記入内容は①と同様ですが、こちらは郵便事故があってからでは遅いので、厳重に管理されていました。
郵便で出す場合にも、郵便局までノートを持っていき、提出日（消印日）を各窓口で記入してもらっていたようです。どうしても持っていけない場合は、ポスト投函等の記入もありました。（消印日で大きく変わってしまうため）
直接提出する場合も、ノートを持っていき、控えの書類の受領印も当然ながら、
官公庁窓口の受付者と提出書類とノートの内容があっているかを確認（読み合わせ）をし、そのうえで、ノートにも受領印を押してもらっていました。。私も代理で行ったときは、こんなことまでしているんだと感心したものです。
ここまでやっていれば、発送担当者が預かったものに関しては提出や届忘れはないということになりますが、発送担当者が受け取らないものは漏れてしまうということにもなります。。

毎月の請求書等にかんしては別管理されていました。郵送先、手渡し先、取引先が取りに来る等、一覧表管理していました。きれいに整理されていて、いつ発送したか聞くとすぐに答えてもらえました。。

こんな感じです。

ここまでになったのには、
郵送ミス（郵送先を間違えた、書類の中身が違っていた、送ってはいけない相手先に送ってしまったなどなど）があったためだと聞いています。

エクセル管理等はしていません。もちろんソフトも使用していません。
また、ノートの記載もボールペン等、消せない筆記用具での記入、、と徹底されていました。

ありがとうございました！
郵便物の数はかなり多いので手書きのノートだと検索が大変なのですが、
総務でまとめてノートなどに記入するよりも各部署に記入してもらう事で
時間と手間の削減になりますね。
郵送料は切手に代わる印紙のようなものを印字する機械を郵便局と契約しているので
集計は大丈夫なのですが、同じ送付先確認はしていないので、まとめて送るというのはいいアイディアですね！
社会保険の管理はやっぱりエクセルですね。
項目など考えてみます。ありがとうございました。

ユキンコクラブさん
ありがとうございました！

ノートで管理されていたんですね。
重要書類は返信や控えの有無の管理もされていたという事で、
それは盲点でしたので教えていただいて助かりました。
社会保険書類の管理、かなり厳重にされていたんですね。
直接書類を役所に提出する時にもノートを持って行く
といのは驚きましたが、納得です。
消せるペン問題も重要ですよね。
ありがとうございました。