健康診断受診者の振り分けについて

こんにちは。
私の勤め先では、
「◎月◎日～◎日の期間で、定期健康診断を実施します。
実施医療機関側より、１日◎名までと定員を決められていますので、日程の偏りがないよう、各部署で調整願います。」
という一文を添え、回覧を廻す形で、所属部署ごとに調整してもらっています。
１日の定員が１０名なので、
◎技術課
◎設計課
◎総務課（役員・営業課を含む）
と３つのグループに分け、技術と設計から１日４名ずつ、総務は１日２名としています。
会社全体でなく、部署ごとに定員を決めれば、そんなに日程が偏ることもありませんし、何よりその部署の人が誰もいない状態では、業務に支障をきたしますので、このような方法をとっています。

ご参考になれば幸いです。

ご回答ありがとうございます。

各部署に調整してもらうという案、すごく良いと思ったので、
上司に「今回は各部署で調整してもらおうと思うのですが…」と提案してみました。
が、「そんな面倒なことさせるな」と却下されました…
こちらで勝手に「あなたは何日に振り分けましたのでその日に行ってください」と
受診日を決めた方が簡単だ！と言われ、
変更希望が大量に出たら誰が調整するんですか…と思いながらも、
結局上司の案でとりあえずはやってみることになりました。

変更調整は部署ごとにやってもらえば良い、と言われましたが、
絶対こちらに言ってくるに決まってるんです。

もう半分やけくそです。笑
すみません、愚痴になってしましました。


ところで、もう1つ教えて頂きたいのですが、
まゆり様の会社では、
振り分けた結果を病院には報告されていますか？
「誰が〇日に受診します」のような。

こちらとしては、どのくらい変更がでるかわからないので、
あまり病院には詳しいことを言いたくないので、
「１日７～８名を予定しています」程度にとどめておきたいのですが…

教えて頂けると幸いです。

再び失礼します。

いやー・・・。上司の方はなんというか、理解がありませんね。
変更希望が山ほど来た時の調整の面倒くささったらないですよね。。。

ご質問のあった点について、補足します。
＞振り分けた結果を病院には報告されていますか？「誰が〇日に受診します」のような。
この情報は、連絡必須の筈ですよ。
医療機関側でも、色々と用意（たとえば昨年もその医療機関で健診を受けている場合、結果データが保存されていますので、そのデータと今年のデータを比較するためには、事前に昨年のデータを探しておかないといけませんし、尿検査も個人の名前を書いたラベルを貼った採取用カップを用意したり、採血容器に貼るラベルを作ったりなどの下準備も必要です）がありますから。
万が一にも、尿や血液などの検体を、別な人のものと取り違えてしまっては大変なので、そのあたりの個人確認は、厳密に行っていますよ。
受診者の変更があれば、当然事前に変更連絡が必要です。

私の勤め先では、氏名（フルネーム）と生年月日を書いたリストを作成して、ＦＡＸ送信しています。
「◎月◎日：合計１０名（リストは別紙のとおり）」という感じです。
もし、どうしても変更しなければならない時は、
「◎月◎日受診予定者変更：合計◎名
△△△△と、□□□□（※◎月◎日受診予定者）が受診日交換。
○○○○と、▽▽▽▽（※◎月◎日受診予定者）が受診日交換。」
という感じでＦＡＸしています。
※上記はあいさつ等を省略していますが、実際はもっと丁寧な文書です。

私の勤め先はせいぜい３０名そこそこですが、それでも毎年大変面倒です。
まして、人数が多い会社さんだと、もっと大変ですよね。
できれば変更不可にしたいところですけど、そういうわけにもいきませんし・・・。
どうぞ頑張ってください。