業務が多岐にわたる場合の対処方法について

大変ですね。。
一人総務ですか？
勤務歴は、もう長いのでしょうか？
お察し申し上げます

インボイスは来月でも大丈夫です。
いざとなったら、お休みして下さい。
疲れていたら、仕事もはかどりませんから、、
会社は、何とかなります。

とりあえず　DoToリスト　作りましょう
エクセルで、思いついたこと　全て書き出し
ざっくり分野ごとに分けて、終わったら線を引いて消す！

①すぐに短時間でできること（リストが減ると少し楽になります）
②緊急度・重要度が高いもの
③緊急度は高いけど、後回しでいいもの、、
④誰かに頼めるものは、頼む！！
⑤隙間時間にできる、単純作業、、

・・・・・・・・

⑩暇ができたら　取り組むもの（マニュアル作成等）
＊毎日・毎週・毎月しなければならないことの一覧表を作るのも
　意外と役に立ちますよ

　リストは手書きでもＯＫです
　机の上に張りだして（部長さんにも見えるように）
　時々　優先順位の指示をもらったり、確認しながら
　業務を　やっつけていって下さい。

でも　いざとなったら、休むことが大事です。
休んでる間は、残した仕事のことはあれこれ考えずに（難しいですが）
しっかり休むことです。

私は仕事を忘れるのには、旅行が一番だと思います。
一泊二日でも、すっきりしますよ。



> 辞めたい気持ちがたくさんある中、続けようと頑張っています。
> 3社あるグループ会社の総務経理財務秘書的なことをやっています。
> 一人です。
> その他の人たちは、営業や顧客対応を行っています。
> 私一人で、総務全部、経理全部、財務全部、税理士との繋ぎ（記帳はこちら）、補助金申請、をやっています。
> 全部見れません。
> 収支が理解できていないのに入ってくるお金と出ていくお金の管理をするように言われ、エクセルでキャッシュフローを作りました。間違っているかどうかもわからず答え合わせもできず使っています。
> また、収支に関しては、本当に入ってくるお金なのか出ていく時期はいつなのか、社内のコミュニケーションも取らないといけません。
> そんな中、今期は特に経費を削減しないといけないのですが、役員が2人おり、それぞれ節約していると言いながら自由にお金を使っています。
> その自由なお金を予算建てしてほしいと言います。そして、予実管理せよ、もし超えていたら報告せよ、と。
> それが今期は行ってからできていないので、1人の役員が経費を見ると言っていたので渡したら、出張続きでその後止まっていたと。
> これについては、放置しちゃだめだ、と怒られました。
>
> 補助金の申請もあり、採択後の報告書の作成、これからくるインボイス対応の資料作成（お客さんに必要）、突然あらわれる領収書の山、入金してもらうための契約書の整理、コンペの資料作成、社員の質問、顧客対応、借入金対応、どこに、経費削減の対策を練る時間があるんでしょうか。
> 明日までに経費削減の案を練って、予算と実際との比較書を作らないといけないです。インボイス対応の資料は今週には取引先におくる予定でいたのに。
> それに、月末請求のチェックもしないといけないのに、そんな時間ないですよ。
>
> と、そんなことを社長にいえません。
> 明日までにやって。
> に従ってやらないといけないです。
>
> 一人総務経理財務秘書の方、いったいどうやって乗り切っていますか。
> 自分が急にいなくなればいいのかとも思いますが、そんな勇気はありません。

すごく救われました。
ありがとうございます。

とりあえず、DoToリストを作ります。
緊急度や重要度は見えるようにしていますが、すぐにできることや誰かに頼めるものや単純作業などの振り分けはしていませんでした。

それに、「毎日・毎週・毎月しなければならないこと一覧」の作成も試してみます。
いつか明るい未来があると思って耐えていますが、耐えるんじゃなくて出すということもしないといけないなと気づかされました。

まずは、すぐにできることリストから消し込みます。
ありがとうございました。

日々の業務お疲れ様です。
私も一人総務経理財務ですが、会社の規模が全く違うので、想像を絶する大変さと存じます。もう一人財務担当者がいたらまだマシなのでしょうが、、、

文章から、社長や役員の方は業務を放り投げてくるように感じますが、社員の方はどうですか？あなたの忙しさを間近で見ていると思うので、社員が補ってくれる業務があるのではないかなと思います。
例えば、収支に関して見通しが立てば担当者自身で共有サーバーに情報を列挙してもらう、経費削減できそうな身近にあるアイディアを提供してもらう、顧客対応をできるだけ担当者でしてもらう、など、、、（もうされているかも知れませんが）
また、社員からの質問が何度も被るようなら、随時よくある質問リストを作成していくとかはどうでしょうか？

あと、領収書を現在どのように管理されているか分かりませんが、会社ではスキャンのみをすると、外注先で領収書の処理や立替金清算のための計算をしてくれるシステムを採用しているという話も聞きました。業務効率化にはそのための時間や費用が掛かるので、役員の方に導入の必要性を説くのも難しいですよね。

他の方もおっしゃっていますが、私はひと月ごと、一年ごとのTODOリストを作っています。長期的な計画が立てやすいのでお勧めです。また、弊社でもおそらく同じようなキャッシュフローをエクセルで何十年分と作成してありますので、過去の収支を見て大まかな流れがわかるようになっています。過去の数字から使用経費の予想や削減対象を見つけるのが早いのかなとは思います。

私自身ぺーぺーで本当にお役に立てないとは思いますが、、、
どうか心身ともにお大事になさってください。

> 辞めたい気持ちがたくさんある中、続けようと頑張っています。
> 3社あるグループ会社の総務経理財務秘書的なことをやっています。
> 一人です。
> その他の人たちは、営業や顧客対応を行っています。
> 私一人で、総務全部、経理全部、財務全部、税理士との繋ぎ（記帳はこちら）、補助金申請、をやっています。
> 全部見れません。
> 収支が理解できていないのに入ってくるお金と出ていくお金の管理をするように言われ、エクセルでキャッシュフローを作りました。間違っているかどうかもわからず答え合わせもできず使っています。
> また、収支に関しては、本当に入ってくるお金なのか出ていく時期はいつなのか、社内のコミュニケーションも取らないといけません。
> そんな中、今期は特に経費を削減しないといけないのですが、役員が2人おり、それぞれ節約していると言いながら自由にお金を使っています。
> その自由なお金を予算建てしてほしいと言います。そして、予実管理せよ、もし超えていたら報告せよ、と。
> それが今期は行ってからできていないので、1人の役員が経費を見ると言っていたので渡したら、出張続きでその後止まっていたと。
> これについては、放置しちゃだめだ、と怒られました。
>
> 補助金の申請もあり、採択後の報告書の作成、これからくるインボイス対応の資料作成（お客さんに必要）、突然あらわれる領収書の山、入金してもらうための契約書の整理、コンペの資料作成、社員の質問、顧客対応、借入金対応、どこに、経費削減の対策を練る時間があるんでしょうか。
> 明日までに経費削減の案を練って、予算と実際との比較書を作らないといけないです。インボイス対応の資料は今週には取引先におくる予定でいたのに。
> それに、月末請求のチェックもしないといけないのに、そんな時間ないですよ。
>
> と、そんなことを社長にいえません。
> 明日までにやって。
> に従ってやらないといけないです。
>
> 一人総務経理財務秘書の方、いったいどうやって乗り切っていますか。
> 自分が急にいなくなればいいのかとも思いますが、そんな勇気はありません。