当社では、書類の捺印は、1)申請者が捺印申請書に捺印を受ける書類を添付して申請、2)決裁権者の承認を受けた後、3)内部監査が内容チェック、4)総務部長が当該書類に捺印、5)総務担当が捺印済書類をコピー、捺印書類一覧表(エクセル)に入力し、6)捺印書類原本を申請者に戻していましたが、
先般ワークフロー(WF)が導入され、WFには捺印を受ける書類を添付することとなったので、5)捺印後に書類のコピーを取ることは、余計な手間と紙を消費していると思われるため、止めようかと思っています。
また、内部監査が逐一書類をチェックすることも、内部監査の本分から外れている気がしてならず、3)についても止めたいと思っています。
懸念されるのは、コピーを止めると、WFに添付された書類と実際に捺印された書類が同一であるか(申請者の故意または錯誤により承認を受けたものと異なる書類に捺印された場合を想定しています)照合する手段が無くなることです。(捺印段階で総務部長に確認責任を負わせていますので、形式的な社内体制は整っていますが、実質が担保できるのか懸念しています。)
当社は、従業員規模100名以上で、そこそこ捺印書類があります。同規模の会社さんは、書類捺印のフロー、捺印後の書類のコピー等如何されているでしょうか。
ご教示頂ければ幸いです。