捺印書類のコピー

ぽっぽ２９０さん、こんにちは。

　当社でも貴社と同様に最近ワークフローを導入しました。従来は紙ベースでの稟議書で決裁（その時点で総務と監査部門のチェック）を受け、稟議書と社印請求簿を添えて総務に請求、総務部長確認のうえ押印という流れでしたが、ワークフローになり社印請求簿のみでの押印請求としました。

　ただし、請求簿にワークフローの受付番号を記入させ、確認しようと思えば押印書類がワークフロー時のものと同一かどうかできるようにはしています（現実にはほとんどしていませんが・・・）

　押印書類のコピーについては、昔から当社はとっていませんのでなんとも申しあげられないですね。

ぽっぽ２９０さん、こんにちは。

私は、ぽっぽ２９０さんの要件とほぼ同じフローで
300人規模のワークフローシステムを構築したことがあります。
（違うのは、４が２の前に来るくらいです）

１）申請者が捺印申請書に捺印を受ける書類を添付して申請、
２）決裁権者の承認を受けた後、
３）内部監査が内容チェック、
４）総務部長が当該書類に捺印、
５）総務担当が捺印済書類をコピー、捺印書類一覧表（エクセル）に入力し、
６）捺印書類原本を申請者に戻していましたが、


WFを使いこなすポイントとしては、以下のとおりです。
　①原本はシステム上に存在するものとする。
→申請者は、システム上で確認する
→総務での保存するプリントアウトは、不測の事態のバックアップとみなします。
→システムは、HDDの故障でもデータが損失しないようにする必要があります。
　②ID認証の信頼性を持って、本人の捺印とする。
→パスワード管理をしなければならないということです。
　③現場に紙を戻さない。
→現場がコピーをほしがるのは、不安になるからで、業務上の意味はないはず。
　（というかコピーをとるならWFの意味がない）
→コピーがいろいろ存在すると、原本性確認や書類管理も面倒になる。

これらを踏まえて、以下のことはできるはずです。

３）は、WFの回覧の機能を使えばできるはずです。
５）は、WFの検索の機能を使うと実現できるはずです。
６）監査の観点から言うと、原本については一元管理が好ましいです。
　　WFを使うのであれば、WFの申請時の添付書類、コメント、
　　決裁状況一覧（可否結果とその日付が記載されているもの）を
　　プリントアウトして保存するので良いと思います。


参考まで。

> ぽっぽ２９０さん、こんにちは。
>
> 　当社でも貴社と同様に最近ワークフローを導入しました。従来は紙ベースでの稟議書で決裁（その時点で総務と監査部門のチェック）を受け、稟議書と社印請求簿を添えて総務に請求、総務部長確認のうえ押印という流れでしたが、ワークフローになり社印請求簿のみでの押印請求としました。
>
> 　ただし、請求簿にワークフローの受付番号を記入させ、確認しようと思えば押印書類がワークフロー時のものと同一かどうかできるようにはしています（現実にはほとんどしていませんが・・・）
>
> 　押印書類のコピーについては、昔から当社はとっていませんのでなんとも申しあげられないですね。

トラきちさん
ご教示有難うございます。

捺印請求簿は、現在は、ＷＦの捺印申請書をプリントアウトしていますので、これを捺印の記録としています。
コピーは取られていませんか。独自に判断すれば良いことなのですが、自分の判断を検証するうえで、どうしても他社のことが気になってしまいます。貴重な情報有難うございました。

今後は、捺印後の書類のコピーは取り止めようと思っています。

しろてん　さん

いつも有難うございます。ご教示大変助かっております。

捺印の流れの説明に正確さを欠いていました。
ＷＦ申請から捺印に至る流れは、
１）申請者が捺印を受ける書類を添付して捺印をＷＦ申請
２）コンプラ本部長（審査担当）、その他決裁権者にＷＦが回付され最終総務で回付終了
３）申請完了通知を受けた申請者が申請書と捺印を受ける書類を内部監査に持参
４）内部監査が当該書類とＷＦ添付書類の同一性を確認
５）総務部長が当該書類に捺印
６）総務担当が捺印済書類をコピー、捺印書類一覧表に記録、申請書をファイル
７）捺印済書類を申請者に交付
８）双方捺印双方保管の契約書等で先方捺印が終了した書類を申請者から総務が受領
９）原本一覧表に記録、原本をファイル
となっています。
本日、関係部門で会議を行い、捺印済書類のコピーは止めようと言うところまではコンセンサスを得ました。（ＷＦのデータがバックアップその他により適切に保管されている前提です）
しかし、ＷＦ申請完了後の処理で行き詰まり増した。
Ａ論）申請者が捺印する書類をアウトプットするから、ＷＦ添付データとの同一性を総務または内部監査が確認しなければならないので、総務がアウトプットすれば良い（内部監査は同一性をチェックしない）との意見に対して、Ｂ論）Ａ論では、製本等の手間も含め、総務の業務量が大幅に増加してしまう。また、製本されているものや、先方が先に捺印してきたものは、ＷＦ添付のものではなく、現物に捺印するので、ＷＦ添付との同一性の確認作業は無くならない。負荷分散のため申請者がやった方が良い。との２論に別れ纏まりませんでした。

ご指摘にありますように、不正や誤謬防止の観点からは、申請者を捺印する紙に触らせないことが効果的ですので、私はＡ論）が合理的だと思います。（一部、照合作業がなくならない書類はありますが、それは総務が行なえば良く、第一、今までコピーしていた作業が無くなるのだから、差引すれば別段総務の業務量は増えないと思います）
また、内部監査が書類の同一性をチェックすると、業務に関わることとなり、捺印フロー全体の監査は行なえない「建前」ですし。

しろてんさんのご意見をお聞かせ願えれば幸いです。