電子文書化について

MNKさんへ

電子化する前に、会社の規模により、サーバー、LAN、メールの受診容量などのインフラがどうなっているかですね。


弊社はやや規模が大きいので、情報部で、サーバーを置き
LANによって、配線してますが。
部ごとにサーバーにフォルダーを持っていて、部間は閲覧できず、部内可で、チームごとに、フォルダーをもち、かつ、個人フォルダを格納しています。

共有フォルダももち部内で共有するものは、そこをみればいいようにしてます。

展開文書は、過去は部長が職印を押し印刷してましたが、
○○部長「承認済」として、他部署にメール展開し、一部
印刷し、ファイリングはしています。

就業規則集は社内のホームページで、誰もがみれるようにし、勤怠管理も本人が入力し、締日に上司が確認して承認しています。
勤務管理票は、個人が出勤時間と終了時間は記載してもらってます。

データのバックアップは、USBメモリーを個人配布し、担当のファイルは常にに更新して、バックアップファイルを残してもらいます。

これは、サーバー自体が、パンクしたり、ウィルス感染したりするリスクに備えています。
CD-RWは使っていません。

要は、エクセルのマクロや、ワードでの画像添付は、ファイルが重くなるため、PCにも負担がかかり、クラッシュしますので、必要最低限の関数、画像などの添付にしてもらっています。

うきょうさん、ありがとうございます。
思っていた以上のお話が聞けて、大変参考になりました。

私の乏しい知識ではなかなか難しそうですね。
共有フォルダを作るくらいで終わりそうです(*_*;)

少しずつ改善できるようにがんばりたいと思います。
ありがとうございました。

> MNKさんへ
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> 電子化する前に、会社の規模により、サーバー、LAN、メールの受診容量などのインフラがどうなっているかですね。

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> 弊社はやや規模が大きいので、情報部で、サーバーを置き
> LANによって、配線してますが。
> 部ごとにサーバーにフォルダーを持っていて、部間は閲覧できず、部内可で、チームごとに、フォルダーをもち、かつ、個人フォルダを格納しています。
>
> 共有フォルダももち部内で共有するものは、そこをみればいいようにしてます。
>
> 展開文書は、過去は部長が職印を押し印刷してましたが、
> ○○部長「承認済」として、他部署にメール展開し、一部
> 印刷し、ファイリングはしています。
>
> 就業規則集は社内のホームページで、誰もがみれるようにし、勤怠管理も本人が入力し、締日に上司が確認して承認しています。
> 勤務管理票は、個人が出勤時間と終了時間は記載してもらってます。
>
> データのバックアップは、USBメモリーを個人配布し、担当のファイルは常にに更新して、バックアップファイルを残してもらいます。
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> これは、サーバー自体が、パンクしたり、ウィルス感染したりするリスクに備えています。
> CD-RWは使っていません。
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> 要は、エクセルのマクロや、ワードでの画像添付は、ファイルが重くなるため、PCにも負担がかかり、クラッシュしますので、必要最低限の関数、画像などの添付にしてもらっています。

MHKさんへ

だらだらと述べてすみません。
あまり深く考えず

フォルダつくりは、サーバーに入り込んで新しいフォルダ
を作り、名前をつけるだけでいいです。

ためしにご自分の所属部署のフォルダを作り、その中に共
有フォルダ、個人フォルダを作り、各人がつくった文書や
データを保存してもらうだけでいいです。

データはPCとサーバーにあるので、ウィルス感染・トラブル
対応なら、CD-RWにバックアップを個人個人が保存しておけばいいです。

なれてきたら、フォルダに「キー」設定し、しっている人
しかみれないようにします。

文書展開ルールはトップが電子化推進なら、各部署に展開分なら、前レスで展開します。

これだけでも、印刷不要などで、ペーパーレスの効果はてます。
まずは、一歩です。
がんばってください。