秘書の仕事範囲

> 常務理事の自宅に送られた贈答品の御礼状は秘書が書くものでしょうか？
> 本人か、奥様が御礼状を書いて返信するものでは？
> 代筆をお断りするのは仕事放棄でしょうか。

同情申し上げます。

自宅であれ、会社であれ、常務理事への贈答品のお礼状は常務理事が書くべきものです。

自分が書くべきものを、忙しい自分に代わって、誰かに書いていただくのは、多忙で、それが所属組織（会社・家庭）に認定されており、委託できる権力や権限を持っている人が行います。

品格も役職と同じに高い場合は、
プライベートなお付き合いは家庭内で処理される。
仕事上のお付き合いは、会社内で処理されるという
分別を発揮されると想定されますが、
そうでない方もいるということです。

明らかにプライベートなお付き合いであれば、拒否できますが、もっと経営問題や不正に関することでないと、反対してもおそらく（痛いところをつかれたということで）貴方がかえって疲れる様な気がします。

ここは、残念ですが対応しておいた方が賢明かと・・・

> ここは、残念ですが対応しておいた方が賢明かと・・・

そうですね、本当に残念なことですが大人の対応をすることにいたします。

いつか、品格ある上司のもとでお仕事できることを願うばかりです。
アドバイスありがとうございました。

考え方を変えてみるのもいいかもしれません。

役員と言うのは公私の区別なく仕事をしていたりしています。
ぱっと見は、プライベートのつながりのようでも実は将来の仕事の布石のための人脈つくりだったりすることも珍しくない。

従業員と役員は視野や行動半径が違うので、従業員の感覚で役員の行動を批判しても往々にして的外れになります。
役員もいちいちそんなことは説明しないだろうし。
秘書ならそのくらい当然理解しているだろう、と、思ってるかもしれない。


そもそも役員をアシストするのが役員秘書なんで、
業務かどうか不明瞭な部分はとりあえず業務と思ってた方が精神衛生上もいいです。


ただ、役員の奥さんから今晩のおかずを買ってきてと
頼まれたりするレベルだったりするとさすがに問題かもしれませんが。。。

どこか引っかかったままの気持ちでおりましたが、
お蔭様で、いただいたアドバイスに納得ができました。

これからは、業務かどうか灰色は全て白のスタンスで迷わず対応していきます。
精神的に楽になりそうです。

> どこか引っかかったままの気持ちでおりましたが、
> お蔭様で、いただいたアドバイスに納得ができました。
>
> これからは、業務かどうか灰色は全て白のスタンスで迷わず対応していきます。
> 精神的に楽になりそうです。

将来の布石や先行投資はプライベート（手当の中）でして、業務のつながりができた（商売として実った）場合から、（秘書さんにお手伝いいただくこともある）業務とする。
「だから、高額な役員手当をもらっているわけで、それはグレーゾーンに使うべき」というのが自分の考えです。
が、結果が同じだし、ご納得されているのでここはよろしいかと思います。
じゃ投稿するな！って言わないでください。
基本をお伝えしたかったので・・・

> 精神的に楽になりそうです。

お役に立てたようでよかったです。
調子に乗って、もうひとつアドバイスしちゃいます。

仮にあなたががんばって常務の仕事をさらに部分的に引き受けるとしますよね。

すると、仮に今、常務が10の力で仕事をしていたのが、
たとえば8の力でよくなる。すると、常務はさらに2の力を新方面で出すことで、新たに10の力で仕事をするようになる。

外から見ると、常務の力は12になったのと同じです。
10だった常務が12になると、たとえば会社の利益が１増える。

これはどういうことを意味すると思いますか？

この、増えた会社の利益１というのは、
あなたが常務を使って新たに会社に貢献した利益の１だということなのです。

秘書と言うのは、直接の仕事では目立った貢献はできませんが、
常務をよりいっそう会社が使えるようにお膳立てするという形をすることにより、結果として会社に大きな貢献ができることになります。

秘書の場合、自分個人の力では到底なしえない貢献を、上記のような形を通じて、会社に対してすることができるのです。

自分の仕事の理解がここまで進むと、おそらく仕事が興奮するほど面白いものに様変わりしていくことになると思います。いくらでも工夫の余地があるからです。

特に、結果として、業績などの成果が目に見えたときなどには快哉！です。


ぜひ仕事を興奮するほど面白くしていっていただきたいものと思います。

削除されました

上下原田様

私も秘書をしているので、状況はよくわかります！

私は、プライベートにも関わらずそれを秘書に頼んだということは、
自分を頼りに思ってくれているからだ（！？）と思うようにしています。

なので、上下原田様に頼めば間違いないと常務理事が思われたから
そうしたのだと感じたのですが、いかがでしょうか。

ただ、プライベートな分 わからないこともありますので、
私の場合 文案をペーパーで役員に渡し、付け加えたいことがあれば
朱書きしてもらようにしています。
（贈答品の感想やその場にいないと分からないような会話の内容、
会食でのお店の様子、近況等）

なんで私が？？と思い始めると本当に精神衛生上よくないので、
同僚とこっそり愚痴ったりして発散するようにしています（＾-＾）

皆さん多かれ少なかれ、似たような状況にあるんですね。
慰められます。

具体的アドバイスもありがとうございます。
！朱書きしてもらうようにします。
時間短縮になりますし、いいお礼状になりそうです。

> 皆さん多かれ少なかれ、似たような状況にあるんですね。
> 慰められます。
>
> 具体的アドバイスもありがとうございます。
> ！朱書きしてもらうようにします。
> 時間短縮になりますし、いいお礼状になりそうです。

あっ、もちろん 朱書きで返ってきたものは
清書して 最後本人のサインをもらってから
投函しますが。

秘書・・・もやもやしたことも無いわけではないのですが、前向きに取組んでいこうと思っています。

> あっ、もちろん 朱書きで返ってきたものは
> 清書して 最後本人のサインをもらってから
> 投函しますが。
>
はい、勿論です。
時間短縮とは、私が個別に文面をあれこれ考えるより本人に確認したほうが早い、という意味合いでした。
ときどき自分の文章力反省します。
言葉がたりませんでしたね。

> 秘書・・・もやもやしたことも無いわけではないのですが、前向きに取組んでいこうと思っています。

私も一度でも楽しいと思えるまで頑張ってみます。
ありがとうございました。