相談の広場
「鍵」の管理に関する規則・規程についておたずねいたします。
本社の鍵、店舗の鍵など、鍵に関する規程や取扱マニュアルがなく、合鍵作り放題だったり、誰がどの鍵を持っているか所在不明確だったりしています。
鍵については、規程や取扱マニュアルの制定は必要だと思うのですが、その認識でよろしいでしょうか?
「必要」ということでしたら、
①名前は「規程」なのか「取扱要領」なのか、
②またそれらに記載しなければならない項目・事項
を教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
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鍵の保管、管理は総務責任者として大変でしょう。・
社内保管庫、金庫、車両のカギ等含めますとその総数を適時チェックすること、管理簿等々の一致を図ることなどです。
マニュアル等は、鍵、金庫等の死蔵業者等がサンプル等作成はしていますが、通例は下記文書での管理責任者、貸与者等への義務、返還等の管理等を売ったているでしょう。
担当部署、支店営業所等の使用される鍵についても担当者の移動時には管理および保管、譲渡確認を求めています。
管理者(鍵の取扱者)
[1]鍵の保管は、原則、現場責任者又は作業責任者とすること。
[2]鍵を貸し出す際は、必ず鍵の授受簿等に記帳し、手渡しで行いましよう。
[3]用件が済んだら、速やかに責任者へ返却しましょう。
[4]携帯中も定期的に鍵の所在を確認しましょう。
[5]責任者は、鍵の授受簿等への記帳を確認しましょう。
fooさん、はじめまして
当社は鍵の管理に関する規定等はありませんが、下記のような管理マニュアルを作成しました。
参考になれば幸いです。
「鍵の正副管理」の基本手順
1. 部署の鍵管理の保管責任者を決める。
2. 保管責任者は書類等の入っている事務机・書棚等の鍵が正副あるか確認する。
3. 正副鍵がない場合は注文する。
4. 鍵台帳の作成
①台帳に通しNO、事務用具名、使用者名(保管者名)鍵NO、スペアーの有無を入れる。
②正副の鍵にNOをつけて、鍵台帳のNOと合わせる。
③現物(机・キャビネット等)の鍵穴のある場所に鍵NOを表示する。(テプラで作成)
5. スペアーキー(副鍵)は鍵BOXに入れて保管責任者が管理する。
6. 保管責任者が不在の場合を考慮して、代理人を決めて置く。
以上
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