社内所在不明重要文書の再発行に関して

社内所在不明重要文書の再発行に関して

trd-131311

forum:forum_labor

2011-05-12

弊社の場合、有給休暇の取得希望者が有給休暇管理表 を記入し申請して、上司承認を得て総務に送付し受付 する流れで運用しています。 総務と違う住所の拠点部署は宅配で送付個人毎宛先 個人毎に定形外封筒に入れ、他の書類と混在でひとつ の袋・箱に入れてを発送しています。 ところが、先日総務で受付終了し、拠点部署に宅配で 送付した書類が所在不明となりました。 今現在は専用便、専用封筒、送付日指定等をして いない運用のため、紛失の原因究明が結果的に できませんでした。 所在不明の可能性が高い運用に問題があることは自負 していますので、今後は、電子化、専用便、専用封筒、 送付日・送付者指定を利用し、所在不明の可能性を0に 近づけるようと考えますし、まずは重要文書なので、 申請者が掲げる事務手続きなしの単純再発行では なく、申請者が一筆認めた文書を申請して、上司 承認を得て総務で受け付けることでの再発防止対策 をとった上で再発行したいと考えていますが、現運用 の時点で、一筆認めるなどの再発防止案を施行する ことは不可能でしょうか？ 同用トラブル経験者や薀蓄をお持ちの方がいれば、 是非アドバイスいただけると大変助かります。 以上宜しくお願い致します。